Controle de Estoque: como fazer na sua empresa em 7 passos simples

Como anda o gerenciamento do seu estoque? Controlar as entradas e saídas de mercadorias é uma tarefa fundamental para manter a saúde do seu negócio.

Controle de Estoque

Para quem trabalha com mercadorias, o estoque é parte fundamental do negócio. Por isso, é importante adotar práticas que auxiliem na sua gestão, como o controle de estoque.

Muito se fala sobre o giro de estoque, que é uma ferramenta utilizada para avaliar a saúde financeira do armazenamento das mercadorias.

No entanto, o controle também precisa entrar em jogo para que o negócio alcance o sucesso que você tanto deseja.

Quer saber como implementar essa atividade? Para isso, continue lendo este artigo. Nos próximos tópicos, você vai entender o que é controle de estoque, quais são suas vantagens e como fazê-lo a partir de sete dicas fundamentais.

O que é o controle de estoque?

A falta de cuidado com o estoque pode comprometer diretamente a estrutura da sua empresa, por isso é recomendável que você pratique o seu controle.

Isso nada mais é que fazer o monitoramento dos produtos armazenados, garantindo que as demandas sejam atendidas sem ocorrerem excessos ou faltas, já que acarretam prejuízo para o negócio.

Durante esse cuidado, é importante observar que as mercadorias sem giro, ou seja, sem movimentação, significam dinheiro parado, o que não é vantajoso para nenhuma empresa.

Logo, além de fazer o monitoramento das mercadorias, é necessário que elas sejam analisadas para que as operações funcionem normalmente.

Para isso, você não pode esquecer de registrar tudo que entra e sai da sua empresa, possibilitando que seja feita a previsão de novas compras e promovida a redução de perdas por roubo ou vencimento.

Além disso, com o adequado controle de estoque, você terá a chance de fazer negociações mais vantajosas com os seus fornecedores.

Dessa forma, é importante que exista uma área específica na empresa que realize o controle de estoque.

É esse setor que supervisionará o fluxo de produtos e permitir que sejam possíveis a obtenção e a análise de dados sobre as vendas.

Então, podemos dizer que o controle de estoque é a prática responsável pelo monitoramento do fluxo de materiais que compõem o estoque de uma empresa.

Mas o ato de controlar o estoque não se finda no monitoramento. Os colaboradores responsáveis por esse controle também devem analisar as informações relevantes sobre as vendas e prever as necessidades de compras futuras.

Assim, o controle de estoque é uma parte importante da infraestrutura de processos da empresa, levando ao setor de compras informações precisas e essenciais para a realização de aquisições adequadas.

Controle de Estoque com KRK

Só a partir de um controle de estoque otimizado é possível inferir o volume de compras e  frequência da aquisição de cada item.

Além disso, é a partir dessa atividade que os gestores obtêm informações sobre a sazonalidade e identificam itens que já não são necessários, bem como aqueles que representam oportunidades.

Essa prática fornece diversas vantagens para a saúde do seu negócio. Veja a seguir algumas delas.

Quais são as vantagens de um bom controle de estoque?

Agora que você já sabe o que é controle de estoque e o impacto que ele pode exercer na gestão do seu negócio, fica mais fácil compreender as suas evidentes vantagens.

Vamos falar sobre as principais delas em seguida.

Criação de promoções

Por meio do controle de estoque, você consegue descobrir quais produtos podem ser colocados em promoção, possibilitando maiores vendas e organização das demandas.

Assim, você evita a manutenção de mercadorias paradas no estoque por longos períodos que, como já vimos, representam dinheiro parado.

As promoções podem evitar a degradação, deterioração e até o vencimento das mercadorias, o que também representaria prejuízos financeiros para a organização.

Incentivo à compra

Quando você conhece o estado do estoque, torna-se mais fácil saber o que fazer com produtos parados.

Por exemplo, suporemos que você esteja com uma mercadoria parada há tempos ou ela esteja próxima do vencimento.

Nesses dois casos, vale a pena investir no incentivo à compra através de descontos ou promoções.

Ou seja, o controle de estoque permitirá que você direcione melhor os seus esforços de vendas de modo a manter as prioridades mais vantajosas para o negócio.

Ganho financeiro

Com a gestão do estoque, é possível conquistar maior verba. Afinal, produto parado é dinheiro retido.

Então, ao adotar práticas que incentivem a compra, as oportunidades de lucrar aumentam e o capital obtido com a venda desses produtos pode ser investido em outras áreas que irão potencializar o crescimento e a saúde do negócio.

Custo reduzido

O controle de estoque permite que a saúde financeira do seu negócio seja beneficiada por reduzir gastos com produtos comprados em excesso, o que pode resultar em perdas.

Além disso, itens obsoletos ou com baixo giro deixam de ser adquiridos a partir das análises viabilizadas por esta atividade.

A redução de custos é um objetivo constante de todo gestor, mesmo que o negócio esteja indo muito bem.

Quanto menores os custos sem que essa redução prejudique o desenvolvimento dos processos, melhor será considerada a gestão financeira.

Portanto, se o controle de estoque vai te ajudar a adquirir somente os itens que são realmente necessários, é claro que você precisa aproveitar amplamente este benefício.

Conhecimento sobre sazonalidades dos produtos

Esta vantagem está diretamente ligada à anterior e diz respeito às definições assertivas quanto às aquisições e promoções.

Ao obter conhecimento sobre a sazonalidade das mercadorias, o gestor consegue descobrir quais itens estão obsoletos e quais apresentam maiores oportunidades de venda.

Assim, são geradas informações sobre volume de compras de cada produto e a sua frequência.

É possível, então, conceder descontos na venda dos produtos cuja procura não está em alta naquele momento e negociar a aquisição dos produtos mais procurados de forma a atender às demandas dos clientes.

Organização do estoque

A organização é fundamental em qualquer área do negócio, incluindo o estoque. Imagine não conseguir localizar determinado produto dentro do seu estoque?

Pior ainda seria acreditar que há um estoque de determinada mercadoria quando, na realidade, ela já foi vendida.

Tudo isso tem a ver com organização. Um estoque mais organizado proporciona negócios mais vantajosos.

Com o controle de estoque, as mercadorias se tornam mais organizadas, promovendo maior facilidade em relação às suas identificações e aumentando a produtividade.

Melhoria do planejamento financeiro

Como você já sabe, mercadoria parada no estoque é o mesmo que dinheiro retido. Ou seja, o controle de estoque tem tudo a ver com a sua gestão financeira.

Quando você identifica quais e quantas são as aquisições necessárias para cada produto e em quais momentos elas devem ser feitas, você consegue planejar melhor os seus custos.

Sabendo quanto dinheiro gastará e quando isso ocorrerá ao longo de um ano, por exemplo, o seu planejamento financeiro torna-se muito mais assertivo.

Como o sucesso dos negócios depende diretamente de um bom planejamento em todos os segmentos, não é um exagero dizer que o controle de estoque tem uma grande parcela de contribuição na saúde financeira de uma empresa.

Integração entre diferentes setores

Todos os setores de uma organização precisam estar ligados e manter a comunicação em maior ou menor grau para que ela alcance o sucesso.

Quando o gestor promove o controle de estoque e armazena informações relevantes sobre ele em um ambiente digital acessível e centralizado, diversos setores podem trabalhar de maneira integrada.

Se vários setores trabalham com base nas mesmas informações precisas, são indiscutíveis o maior alinhamento dos processos de maneira generalizada e a redução das falhas de comunicação.

Obtenção de relatórios analíticos

Os relatórios são as principais ferramentas às quais um gestor deve recorrer para avaliar o desempenho de um setor ou processo ao longo do tempo.

Com a análise de cada um deles é possível manter cada atividade alinhada aos objetivos gerais e específicos do negócio, ou seja, à sua missão e às suas metas.

Assim, os relatórios proporcionam a elaboração de estratégias e a tomada das melhores decisões.

E um bom sistema de controle de estoque proporcionará o acesso a relatórios detalhados e precisos.

Como fazer o controle de estoque?

Ficou convencido de que o controle de estoque é bastante vantajoso para o seu negócio e de que você deve adotá-lo?

Então, preparamos um guia com os 7 principais passos que devem ser seguidos para que seja possível colocar em prática esse conhecimento. Acompanhe!

1. Realize um inventário

Para fazer o controle de estoque, o primeiro passo é criar um inventário. Então, você precisa listar todas as mercadorias e as suas respectivas quantidades.

Não se esqueça de que, conforme os itens forem saindo e entrando, esse inventário deve ser atualizado.

Inclua também dados como as datas das movimentações e os custos unitários. Isso permite que você possa controlar tudo que entra e sai do armazenamento.

2. Treine os colaboradores

Se você quer fazer um controle de estoque eficiente, precisa envolver os colaboradores nesse processo.

Portanto, a equipe deve estar preparada para fazer as atividades de gestão de estoque, mas isso só é possível se você os treinar para essa tarefa.

Nesse momento, vale a pena indicar uma pessoa para ser a responsável pelo acompanhamento do controle e monitoramento das movimentações dos produtos.

Além de proporcionar o treinamento adequado, você deve viabilizar a capacitação e atualização dos conhecimentos dos seus colaboradores e ouvir as sugestões deles.

3. Estabeleça um limite para as perdas

Ainda que você promova um controle bem rígido, perdas podem acontecer em qualquer negócio.

Então, é importante definido um limite para esses eventos, lembrando que o ideal é não desrespeitar a meta estipulada, senão os prejuízos serão ainda maiores.

4. Promova um equilíbrio do estoque

Certamente você já percebeu que praticar a otimização do estoque auxilia no seu controle, não é mesmo? Isso significa buscar o equilíbrio no armazenamento dos produtos, sem sobras ou faltas.

O conhecimento da rotatividade das mercadorias ajuda nessa etapa, assim como os dados do inventário, que indicam as constâncias e sazonalidades dos produtos.

5. Calcule os custos de armazenamento

Os custos de armazenamento das mercadorias têm relação com diferentes critérios, como o espaço utilizado, os sistemas aderidos, as equipes responsáveis, as perdas e os danos.

Por isso, esses aspectos precisam ser considerados para que o custo esteja de acordo com a realidade da sua empresa e, sempre que for possível, seja promovido o aprimoramento da sua eficiência.

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6. Promova os produtos parados

Geralmente, existem produtos que apresentam mais saídas que outros, enquanto alguns são vendidos apenas em épocas específicas. Isso é muito natural em diversos segmentos de negócios.

Logo, para fazer um bom controle de estoque, não esqueça de adotar estratégias voltadas para a venda dos itens que não tiveram tanta procura, proporcionando promoções e descontos em cima da mercadoria, como vimos anteriormente.

Não negligencie a importância de livrar-se desses produtos, já que eles ocupam um espaço que poderia ser destinado às mercadorias mais procuradas e, consequentemente, com maiores possibilidades de vendas.

Além disso, as mercadorias paradas representam a retenção de recursos que poderiam ser transformados em dinheiro para o investimento em outros setores ou mesmo em outras mercadorias.

7. Cuide da entrega dos produtos

Essa etapa está relacionada à necessidade de avaliar bem os produtos antes de entregá-los, para que assim não sejam enviados itens defeituosos.

Aliás, essa prática também evita que sejam entregues mercadorias erradas ou fora do prazo estipulado.

A necessidade de vender determinado grupo de mercadorias o quanto antes não justifica o descumprimento das promessas feitas direta ou indiretamente aos seus clientes.

Viu como não é difícil fazer o controle de estoque? Seguindo esses passos, você está apto a adotar essa prática eficientemente.

Assim, não existe o risco de cometer os erros mais comuns nesse processo. Se você quer saber mais sobre os erros mais recorrentes é só clicar aqui.

Por que é importante utilizar um software para fazer um bom controle de estoque?

Como vimos, o controle de estoque não é uma tarefa tão complicada e complexa, mas a chave para sua correta execução está na organização e na otimização do processo.

Nesse contexto, a utilização de um software de gestão de estoque é fundamental para manter as informações centralizadas e evitar possíveis erros, além de acelerar vertiginosamente o cumprimento de todas as tarefas relacionadas a esse controle.

Sempre vale a pena lembrar que, sim, tempo perdido no contexto organizacional é o mesmo que dinheiro perdido. Ao contar com um software adequado você ganhará muito tempo para se dedicar a outras tarefas não automatizadas.

Quando toda a sua equipe trabalha com as mesmas informações que são precisas e estão contidas em uma mesma plataforma, o alinhamento dos procedimentos é muito maior.

Uma excelente opção de software é o Keruak, que vai não só proporcionar um bom controle de estoque, como também otimizar a sua gestão financeira como um todo.

Nosso software recebeu a melhor avaliação de Software de Gestão Financeira no portal B2B Stack e conta com diversas funcionalidades que vão se adequar às necessidades específicas do seu negócio.

Com o aplicativo de gestão de estoque, você pode controlar as entradas, saídas e a manutenção de cada mercadoria, além de gerar relatórios e criar indicadores para nortear as suas análises e decisões.

E o melhor é que você pode fazer um teste gratuito de todo o software para ter a certeza de que ele se alinha às demandas da sua empresa quanto ao controle de estoque. Teste o Keruak Software!