Emissão de nota fiscal eletrônica: tudo sobre a legislação no país

Se você é um gestor ou empreendedor, sabe que é essencial estar atualizado quanto às normas no Brasil, já que elas estão em constante modificação. Isso inclusive abrange a emissão de nota fiscal eletrônica.

A última atualização aconteceu no início de 2019, apresentando algumas novidades como, por exemplo, os novos estados obrigados a emitirem o documento.

Para tirar as suas dúvidas sobre esse assunto, continue lendo este artigo. Vamos abordar as mais recentes mudanças na legislação da nota fiscal eletrônica!

O que é e para que serve a nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal eletrônica é um documento emitido e armazenado de forma digital, cujo objetivo é registrar as operações e prestações das empresas.

A validade jurídica desse arquivo é garantida por meio da assinatura do digital do emissor e também através da autorização de uso permitida pela administração tributária do estado do contribuinte.

De acordo com a legislação, a nota fiscal eletrônica substitui a nota fiscal modelo 1 e 1-A, que são os antigos documentos em papel. Dessa forma, ela serve para atestar a integridade dos dados registrados e a autoria do emitente.

Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?

Atualmente, as notas fiscais eletrônicas mais conhecidas são a Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) e Nota Fiscal de Produto (NF-e).

A primeira é utilizada por prestadores de serviços, tais como clínicas, escolas, academias. Aliás, quem vende um produto digital, como cursos on-line, também deve emitir esse documento, já que a comercialização é on-line.

Já a segunda é usada principalmente por lojas virtuais, sendo emitida quando um cliente compra uma mercadoria pela internet.

No entanto, uma emissão de nota fiscal eletrônica que ainda não é amplamente conhecida, mas está começando a ganhar mais importância é a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e).

Ela substitui o Cupom Fiscal emitido pelo EFC (Emissor de Cupom Fiscal) e a Nota de Venda Fiscal ao Consumidor.

Uma das grandes vantagens desse documento é não necessitar de um EFC, já que o próprio empreendedor pode imprimir a nota na sua impressora.

A emissão NFC-e agora é obrigatória para quase todos os estados brasileiros, sobrando apenas Santa Catarina, cuja obrigatoriedade começará a valer a partir de 2020.

Quem precisa fazer a emissão de nota fiscal eletrônica?

Quando foi criada, a nota fiscal eletrônica de produto era obrigatória apenas para estabelecimentos que faziam o recolhimento do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e/ou Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Logo depois, outros estabelecimentos foram obrigados a emitir esse documento, como:

• Microempreendedores Individuais (MEI);
• Empresa do Simples Nacional;
• Microempresas (ME);
• Empresa de Pequeno Porte (EPP);
• Empresa do Lucro Presumido;
• Empresa do Lucro Real;
• Pessoa Física (PF) em alguns casos;
• qualquer negócio que faça a comercialização de mercadoria ou serviço.

Dessa forma, atualmente, praticamente todos os negócios que trabalham com prestação de serviços precisam fazer a emissão de nota fiscal eletrônica, com exceção dos que são isentos por lei.

Estados incluídos na obrigatoriedade em 2019

Antigamente, ainda existiam estados no país que não trabalhavam com a emissão de nota fiscal eletrônica. No entanto, com a última atualização na lei, foram incluídas as seguintes unidades federativas:

• Amapá;
• Bahia;
• Espírito Santo;
• Mato Grosso do Sul;
• Rio Grande do Sul;
• Tocantins.

Dessa forma, a nota fiscal eletrônica agora está presente em todo o país, proporcionando uma verdadeira melhoria nos processos e representando modernização.

Penalidades caso a obrigação não seja cumprida

Como foi possível perceber, se antes era facultativo, agora é obrigatório que todos os estados ofereçam essa modalidade de emissão.

Portanto, todas as empresas brasileiras que estão nos grupos que devem emitir a nota fiscal eletrônica precisam cumprir essa regra.

Caso contrário, a Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado pode impor algumas penalidades, como:

• processos judiciais;
• impossibilidade de conseguir empréstimos;
• impossibilidade de participar de licitações.

Quais são os pré-requisitos para a emissão de nota fiscal eletrônica?

Se a sua empresa pertence a um dos grupos cuja emissão de nota fiscal eletrônica é obrigatória, saiba que é necessário conhecer atentamente os pré-requisitos.

Afinal, você não quer sofrer imposições da Fazenda por não ter cumprido com a sua obrigação, não é mesmo?

Por isso, separamos abaixo os itens que são necessários para que a emissão seja realizada. Confira!

• sistema emissor de nota fiscal eletrônica;
• credenciamento e autorização da Secretaria da Fazenda;
• Inscrição Estadual (IE) ativa;
• certificado digital com CNPJ da empresa;
• Código de Segurança do Contribuinte (CSC) concedido pela Secretaria da Fazenda quando o credenciamento é feito.

Quais são as vantagens ao realizar a emissão de nota fiscal eletrônica?

Como a adesão à automatização da emissão de notas fiscais é um processo gradativo, ainda existem cidades e municípios utilizam a nota manual, que é aquela bem mais antiga, escrita à mão.

No entanto, saiba que a previsão é de ampliação do mundo digitalizado, portanto, futuramente, todas as empresas serão obrigadas a realizar a emissão de nota fiscal eletrônica.

Por isso, quanto mais cedo você se adequar a essa nova realidade, mais tempo e dinheiro será poupado.

Vale destacar que a emissão de nota fiscal eletrônica apresenta diversas vantagens para todos os envolvidos na transação comercial, como o emissor, comprador e até mesmo a sociedade:

• redução de custos com impressão de documento fiscal, aquisição de papel e armazenagem de documentos fiscais;
• encorajamento a relacionamentos eletrônicos com os clientes;
• redução de erros na escrituração da nota devido à digitação;
• eliminação da necessidade de digitação das notas fiscais no ato da entrega da mercadoria;
• incentivo ao comércio eletrônico;
• impacto ecologicamente positivo com a redução do consumo de papel;
• diminuição da sonegação;
• aumento da arrecadação sem aumentar a carga tributária.

Existem cidades que disponibilizam no próprio site da prefeitura a opção de emitir as notas, o que facilita bastante a vida do contribuinte. Afinal, além de ser prático, tem custo zero para o empreendedor.

No entanto, em outros casos, torna-se necessário contratar um emissor para realizar esse procedimento, mas escolher um pode não ser uma tarefa muito fácil.

Caso você precise de uma ajuda nessa etapa, leia o nosso artigo sobre esse assunto. Dessa forma, será possível escolher a empresa mais adequada para fazer a emissão de nota fiscal eletrônica do seu negócio!