Gestão de contratos: 6 dicas para otimizar a da sua empresa

Um negócio pode envolver relacionamento com clientes, fornecedores, órgãos públicos e parceiros, sendo comumente oficializado por um contrato. Após a assinatura, não é recomendado deixá-lo de lado e sim realizar a gestão de contratos.

Isso auxilia na organização da empresa, pois o gestor não perde o prazo de renovação do documento e, assim, mantém as garantias da relação firmada.

Se você não entende muito bem como isso funciona, não se preocupe. Vamos ajudá-lo nesse processo com 6 dicas para fazer a gestão adequada. Acompanhe!

Por que realizar a gestão de contratos?

Ainda que muitas pessoas associamassociem a gestão de contratos ao arquivamento de documentos assinados, saiba que esse não é exatamente o objetivo de processo.

O cuidado que envolve o ato de gerir os papéis contratuais têm relação com o ciclo de vida de todo documento, incluindo a criação, execução e encerramento.

Isso possibilita, portanto, os benefícios entre os contratantes e contratados.

Para que você entenda melhor esse mecanismo, observe abaixo o ciclo dos contratos:

• pré-contratação: na primeira etapa, algum departamento da empresa conclui que é necessário fazer um contrato. Então, são elaborados os requisitos técnicos e administrativos do objeto, levantando informações, por exemplo, sobre os itens necessários para a sua oficialização;
• contratação: logo depois, com o contrato já elaborado, é iniciada a negociação e formalização, podendo ocorrer alterações no documento;
• pré-execução: essa fase envolve a execução técnica, como a contratação de funcionários; a administrativa, que é o armazenamento e compilação da documentação; e a financeira, em que o setor responsável recebe o fluxo de pagamentos;
• execução: já nessa parte, ocorre a entrega do objeto do contrato, além de atividades administrativas para acompanhar o documento. Isso relaciona-se, por exemplo, ao controle dos pagamentos, prorrogação e encerramento do contrato;
• encerramento: a última etapa indica a finalização do contrato, caso não tenha ocorrido a renovação. Nessa hora, é indicado analisar se os acontecimentos previstos foram feitos.
  

Dessa forma, uma gestão de contratos bem realizada apresenta diversos benefícios para a empresa, como a garantia de economia, qualidade e minimização de riscos, auxiliando assim a identificar possíveis desvios e, com isso, corrigir o problema.

Esse processo também permite que o vencimento dos contratos seja controlado, o histórico dos documentos seja acompanhado, tornando também possível identificar quando é necessário incluir aditivos contratuais.

Quando esse instrumento não é realizado nas empresas, surgem alguns prejuízos, como a prorrogação sem o registro do aditivo, cláusulas descumpridas e impossibilidade de fornecer sanção, além de poder ocorrer mudança implícita no escopo do contrato.

Como otimizar a gestão de contratos?

Ainda que a gestão de contratos seja altamente benéfica para a empresa, é importante saber realizá-la adequadamente para que, assim, apresente bons resultados.

Dessa forma, é importante contar com um profissional próprio para isso, preferencialmente um gestor de contratos.

Ele vai cuidar de todo o ciclo de vida de um contrato, controlar os prazos de renovações e fazer a comunicação entre as partes.

Isso é importante porque a gestão de contratos é um trabalho bastante minucioso que deve ser feito em uma quantidade provavelmente grande de documentos.

Então, ter uma pessoa específica para essa tarefa certamente é a opção mais recomendada.

Sobre isso, existem ainda algumas dicas que podem ser adotadas durante o processo de gestão contratual. Conheça as principais delas!

Observe a redação do contrato

Para que um contrato não apresente prejuízos futuros, tanto financeiros quanto de relacionamentos, é importante dar o máximo de atenção à redação do documento.

Isso significa escrever de maneira clara para que não haja desentendimentos posteriores.

Ou seja, não deixe de ser assertivo quanto às penalidades e multas em caso de quebras contratuais, para que esse documento traga segurança ao seu negócio.

Nesse momento, o mais indicado é contar com uma assessoria jurídica para que o contrato seja corretamente elaborado.

Faça o gerenciamento dos níveis de serviços

Com o objetivo de observar o cumprimento dos níveis de serviços contratados, é necessário fazer o gerenciamento.

Por isso, é importante avaliar se os serviços estão sendo feitos de acordo com o acordo estabelecido para que a sua imagem não fique manchada.

Caso contrário, Isso inclusive pode causar o rompimento do contrato, que certamente não trará vantagem para o seu negócio.

Organize bem os contratos

Para monitorar os contratos, organizá-los de forma eficiente é um passo fundamental.

Esse arquivamento pode ser feito primeiro de acordo com a natureza (fornecedores, parcerias, clientes etc) e depois por ordem de duração.

Assim, o risco de se perder em meio a uma imensidão de papelada é muito menor.

Registre as ações e eventos para a auditoria interna ou externa

Para que você possa comprovar o cumprimento das obrigações que constam no contrato, não esqueça de registrar tudo que as envolve, como notas fiscais, fotografias, certificados.

Dessa forma, no momento em que ocorrer uma auditoria, a empresa tem meios para comprovar que está sendo responsável em relação aos deveres contratuais.

Revise os termos do contrato

Enquanto um contrato é vigente, podem surgir acontecimentos inesperados ou situações extraordinárias que não constavam no documento.

Esse fato é capaz de causar um desequilíbrio nos parâmetros econômico-financeiros, causando desvantagens para pelo menos uma das partes.

Sem contar com uma gestão de contratos, certamente a sua empresa vai precisar cobrir o prejuízo.

Por isso, é necessário revisar constantemente os termos para verificar se eles estão de acordo com a realidade.

Use a tecnologia a seu favor

Atualmente, é possível automatizar todo o processo contratual, incluindo o gerenciamento, com o auxílio das assinaturas digitais e da inteligência artificial.

Se o seu negócio utiliza apenas contratos em papel, pense em aderir um software que ajude durante todo o ciclo de vida do contrato.

Isso também pode ser feito por empresas que utilizam várias ferramentas para cada etapa da gestão, em vez de condensá-las num programa só.

Durante esse processo, é importante lembrar que a tecnologia deve facilitar a sua vida e não complicá-la.

Ou seja, tornar os processos do trabalho mais simples e eficazes, adaptando-se com praticidade às suas necessidades – e não você necessitando se desdobrar para utilizar o software e modificando o seu trabalho para adequar todo o processo a ele.Com essas dicas, você consegue realizar uma gestão de contratos que beneficie tanto o contratante quanto o contratado. No entanto, caso seja necessário fazer a rescisão, leia: entenda como elaborar esse documento com este artigo.