Modelo de recibo de pagamento: o que é e como preencher

Se você está precisando de um modelo de recibo de pagamento, leia nosso artigo e entenda todos os detalhes para não errar quando for emitir esse documento fiscal.

Modelo de recibo de pagamento: o que é e como preencher

Ter os documentos fiscais sempre à mão e atualizados é uma necessidade constante para a eficiência da gestão financeira da sua empresa. E, para a emissão de alguns deles, ter um parâmetro que pode ser adaptado a diferentes situações pode otimizar muito o seu tempo. É por isso que você precisa de um modelo de recibo de pagamento.

O recibo de pagamento é um comprovante de pagamentos e recebimentos realizados tanto por pessoas físicas quanto por pessoas jurídicas.

Com a emissão deste documento, você consegue manter os seus setores financeiro e contábil mais organizados.

Trata-se de um documento simples, fácil de ser emitido e que muitas vezes é deixado de lado devido a uma associação entre sua simplicidade e uma suposta irrelevância.

Mas, na verdade, esse documento faz toda a diferença para o controle financeiro interno do seu negócio e é por isso que você precisa ter ao seu alcance um modelo de recibo de pagamento.

Com ele, fica mais fácil emitir recibos com frequência e você não deixa de fazê-lo com a desculpa de não ter um modelo a seguir.

Neste artigo, você vai entender o que é um recibo de pagamento, a importância desse documento para a sua empresa, quando você deve emiti-lo, por que você precisa guardar os recibos de pagamento e qual é a diferença entre eles e as notas fiscais.

Também vamos apresentar um modelo de recibo de pagamento para que você possa adaptar e utilizar imediatamente. Confira nos tópicos seguintes.

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O que é um recibo de pagamento?

Como dissemos no tópico anterior, o recibo de pagamento é um documento que serve para comprovar a efetivação de uma transação financeira.

Sendo assim, ele informa que um determinado valor foi pago por uma pessoa ou empresa a outra pessoa, ou empresa em troca de um produto ou serviço.

Do ponto de vista jurídico, o recibo de pagamento permite que os direitos e deveres de compra e venda sejam garantidos, tanto para quem o emite quanto para quem o recebe.

Por isso, o recibo de pagamento também é chamado de declaração de quitação de obrigação.

Segundo o código civil, no recibo de pagamento devem constar as seguintes informações: o valor e a espécie da dívida quitada, o nome do devedor, o tempo e o lugar do pagamento e a assinatura do credor.

E é com base nessas informações mínimas necessárias que podemos estabelecer um modelo de recibo de pagamento para facilitar a rotina empresarial.

O modelo de recibo de pagamento é uma espécie de protótipo que agiliza a emissão do documento e torna a administração financeira mais organizada.

Você também pode utilizar modelos para a emissão de outros documentos fiscais. Isso com certeza vai te poupar algum tempo.

Voltando ao recibo de pagamento, ele deve ser emitido sempre em duas vias, porque é importante tanto para o cliente organizar suas finanças quanto para a empresa comprovar suas transações.

Qual é a importância do recibo de pagamento para a sua gestão financeira e contábil?

Ao emitir o recibo de pagamento em todas as transações realizadas em sua empresa, você faz um registro completo das entradas e saídas de dinheiro e tem a certeza de que todos os processos estão sendo contabilizados.

Assim, a sua organização financeira fica sempre atualizada e você garante tanto os seus interesses quanto os dos clientes.

Além dos benefícios para a sua gestão interna, outro motivo para emitir o recibo de pagamento é a sua obrigatoriedade, de acordo com a Lei 8.846, de 1994:

“A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação.”

Veremos a seguir a diferença entre recibo de pagamento e nota fiscal.

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Qual é a diferença entre recibo de pagamento e nota fiscal?

Recibo de pagamento e nota fiscal não são a mesma coisa. A diferença entre os dois está principalmente em suas funções.

Enquanto o recibo de pagamento objetiva comprovar que a empresa recebeu determinado valor e alguém, a nota fiscal busca comprovar quem é o proprietário de determinado bem ou serviço.

Outra diferença é que a nota fiscal tem a função de informar à Receita Federal as transações comerciais realizadas pelas empresas, possibilitando o recolhimento de impostos.

O recibo também é um documento fiscal, mas funciona somente como comprovante de recebimento e pagamento.

Então, podemos dizer que o recibo é um documento de controle financeiro enquanto a nota fiscal é um documento de transferência de propriedade.

Quando é necessário emitir um recibo de pagamento?

A resposta da pergunta acima é simples: sempre que uma nova transação for efetuada.

O recibo de pagamento não substitui a nota fiscal, que deve ser emitida em todas as transações empresariais, com exceção daquelas realizadas pelos microempreendedores individuais.

O microempreendedor individual, assim como os profissionais liberais, autônomos e pessoas físicas (dependendo das legislações estaduais e municipais), pode emitir somente o recibo de pagamento.

Se você tem uma empresa e não é MEI, o ideal é que você emita os dois documentos juntamente em cada uma das suas transações.

Os dois documentos podem parecer uma forma de repetir informações, mas, como vimos no tópico anterior, eles têm funções diferentes.

Então, emita a nota fiscal para fins tributários e o recibo de pagamento para te ajudar em seu controle financeiro interno.

Se você optar pela emissão somente do recibo de pagamento e não emitir a nota fiscal, estará cometendo crime de sonegação de impostos.

Por que você deve guardar o recibo de pagamento?

Muitas empresas emitem o recibo de pagamento somente porque os clientes solicitam e não lembram da importância dele para o controle interno dos negócios.

Quando você tem todos os seus recibos arquivados, seus trabalhos contábeis e financeiros ficam mais organizados e você consegue controlar melhor a gestão.

Além disso, é importante tê-los à mão em casos de fiscalizações ou auditorias.

O recomendado é que você guarde os recibos de pagamento por um período de cinco anos, contados a partir da data de emissão de cada um deles.

Modelo de recibo de pagamento para você adaptar e usar

Para construir um modelo de recibo de pagamento, você precisa ter em mente as informações obrigatórias citadas no código civil.

É claro que outras informações também podem ser acrescentadas, caso você ache pertinente para te ajudar em sua administração financeira.

É possível comprar os chamados talões de recibos prontos em papelarias para serem preenchidos à mão.

Mas esses talões só contém as informações básicas e são muito padronizados. Se você quer que o documento contenha, por exemplo, a logomarca da sua empresa ou alguma outra informação específica, o melhor é adaptar um modelo de recibo de pagamento como o que vamos apresentar logo abaixo.

Veja a seguir nossa sugestão para o seu modelo de recibo de pagamento:

Recibo de Pagamento
Data:
Número do recibo:
Nome da empresa ou do gestor:
Endereço:
Recebemos do senhor(a) (nome completo do cliente), inscrito no
CPF sob o número (número do documento), a soma de R$ (colocar valor
também por extenso), como forma de pagamento pelo produto/serviço
(descrição do produto ou serviço).
Assinatura do recebedor:
CPF do recebedor:
Cidade e data da transação

Se você considerar necessário, pode acrescentar informações como o CNPJ da empresa e as profissões do pagador e do recebedor, para reforçar sua identificação.

Agora que você já entende a importância da emissão deste documento e tem em mãos um modelo de recibo de pagamento, recomendamos a leitura do nosso artigo sobre meios de pagamento, mais uma informação que pode ser acrescentada ao seu recibo. Boa leitura!

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