Entenda como legalizar uma empresa em 8 passos fundamentais

Empreender no Brasil não é uma tarefa muito simples. Ao abrir um negócio, um empresário precisa ter total conhecimento da sua área de atuação e muito jogo de cintura para resolver diversas questões burocráticas. Nessa fase inicial, é comum surgirem dúvidas sobre como legalizar uma empresa.

Iniciar suas atividades é mais do que elaborar um contrato social e obter um número de CNPJ.

Antes de entender como legalizar uma empresa, você precisa saber que registrar um novo negócio no Brasil envolve, aproximadamente, 17 processos, entre preenchimento de formulários, idas ao cartório, à Junta Comercial, à Receita Federal e mais.

Essa bateria de processos, mesmo quando bem executada, pode levar até 152 dias, se assessorada por contadores e advogados confiáveis.

Pensando em facilitar a sua vida, empreendedor, preparamos este artigo para explicar como legalizar uma empresa. Continue a leitura e bom trabalho!

Qual é a importância de legalizar um negócio?

A legalização é fundamental para uma empresa, pois só assim é possível que ela aproveite benefícios como a captação de recursos junto à instituições financeiras (empréstimos e financiamentos), emissão de notas fiscais e mais.

Regularizada, uma empresa pode vender ou prestar serviços para órgãos públicos por meio de licitações e deixa de correr o risco de ser penalizada em casos de fiscalizações.

Na perspectiva social, uma empresa que não é legalizada nunca poderá contratar e regularizar a situação de seus funcionários.

Isso impede o fornecimento de benefícios como aposentadoria, licença maternidade e auxílio-doença, por exemplo.

Do ponto de vista econômico, sem a legalização, sua empresa ficará vulnerável a pagar multas e encargos por processos trabalhistas para os funcionários.

E agora, como legalizar uma empresa?

Agora que você entende porque é tão relevante manter sua empresa na legalidade, é hora de entender de fato como legalizar uma empresa.

Conheça os principais passos para que isso ocorra com tranquilidade:

Pedido de viabilidade

Se você quer saber como legalizar uma empresa, saiba que o primeiro passo é fazer uma pesquisa antecipada sobre a existência de empresas com nomes empresariais idênticos ou semelhantes ao desejado por você.

Essa não é uma pesquisa puramente estética, mas uma etapa obrigatória que será exigida no preenchimento do site da Junta Comercial.

Além da consulta de viabilidade de nome empresarial, é obrigatório ir até à prefeitura do município onde sua empresa estará localizada, para verificar os critérios de concessão do Alvará de Funcionamento para exercer atividades no local escolhido.

Registro na Junta Comercial

O registro legal de uma empresa precisa ser retirado na Junta Comercial do estado ou no Cartório de Registro de Pessoa Jurídica.

É a partir da obtenção desse registro que uma empresa passa a existir oficialmente.

Para realizar esse registro, é obrigatório apresentar uma série de documentos e formulários, que variam de unidade de federação para outra. Em geral, são:

Contrato Social;
Documentos pessoais dos sócios.;
O Contrato Social é o documento mais importante do início de uma empresa, no qual estão descritos o interesse das partes, o objetivo da empresa, a descrição do aspecto societário e a forma de integralização das cotas.

A validade de um Contrato Social é garantida pelo visto de um advogado. No entanto, o Estatuto da Micro e Pequena empresa dispensa as empresas de pequeno porte da assinatura do advogado.

Organizado o Contrato Social, é possível prosseguir o arquivamento do ato constitutivo da empresa, que exigem os documentos:

Contrato Social ou Requerimento de Empresário Individual ou Estatuto, em três vias;
Cópia autenticada do RG e CPF do titular ou dos sócios;
Requerimento Padrão (Capa da Junta Comercial), em uma via;
FCN (Ficha de Cadastro Nacional) modelo 1 e 2, em uma via;
Pagamento de taxas através de DARF.
Os preços e prazos para a abertura da empresa variam de cada estado. O valor pode ser verificado no site da Junta Comercial de cada estado.

Ao registrar sua empresa, você obtém o NIRE (Número de Identificação do Registro de Empresa) – etiqueta ou carimbo obtido pela Junta contendo um número fixado no ato constitutivo.

CNPJ

Após a obtenção do NIRE, sua empresa precisa ser registrada como contribuinte, ou seja, obter o tão famoso CNPJ.

Para registrar o CNPJ da sua empresa, é necessário acessar o site da Receita Federal e fazer o download de um programa específico, o Documento Básico de Entrada.

Nesse documento, é preciso preencher a solicitação e os documentos necessários informados, que devem ser enviados por Sedex ou submetidos pessoalmente para a Secretaria da Receita Federal.

Uma das etapas mais importantes no registro do CNPJ é a escolha das atividades. Essa é uma classificação utilizada para a tributação e fiscalização das atividades a serem exercidas.

É fundamental ter uma atividade principal e definir, no máximo, 14 atividades secundárias.

Antes de fazer sua inscrição no CNPJ, consulte os tipos de empresa que não se enquadram no Simples Nacional para verificar sua viabilidade.

Inscrição e Registro

O registro na Secretaria Estadual da Fazenda, a Inscrição Estadual, é uma exigência para as empresas que atuam na produção de bens ou com venda de mercadorias.

A Inscrição Estadual também é obrigatória para os setores do comércio, indústria, serviços de comunicação e energia e serviços de transporte intermunicipal e interestadual.

A Inscrição Estadual é necessária para a obtenção da inscrição no ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

Para obter a Inscrição Estadual, é preciso fazer a solicitação pela internet. Para isso, o empreendedor precisa contratar um contador para fazer a solicitação de inscrição.

Os documentos exigidos são:

DUC (Documento Único de Cadastro), em três vias;
DCC (Documento Complementar de Cadastro), em 1 via;
Comprovante de endereços dos sócios, cópia autenticada ou original;
Cópia autenticada do documento que prove direito de uso do imóvel, como por exemplo o contrato de locação do imóvel;
Número do cadastro fiscal do contador;
Comprovante de contribuinte do ISS, para as prestadoras de serviços;
Certidão simplificada da Junta;
Cópia do ato constitutivo;
Cópia do CNPJ;
Cópia do alvará de funcionamento;
RG e CPF dos sócios.
Vale lembrar que para as empresas que trabalham com a prestação de serviços, também é obrigatório o registro na prefeitura.

Na maioria dos estados, o registro sai automaticamente após o registro da empresa na Junta Comercial.

Alvará do Corpo de Bombeiros

Sua empresa precisa solicitar o Alvará de Prevenção e Proteção Contra Incêndio, que é expedido pelo Corpo de Bombeiros Militar do seu estado.

O Corpo de Bombeiros emite o documento após uma avaliação do grau de risco do ambiente físico. A liberação varia de acordo com esse nível de riscos.

Alvará de Funcionamento

Todo estabelecimento precisa de uma licença prévia do município para funcionar, que é o Alvará de Funcionamento e Localização.

Ele deve ser solicitado junto à prefeitura. As secretarias do município como as de Saúde, Meio Ambiente, Planejamento, Obras e Viação, podem se envolver no processo de legalização, dependendo da atividade desenvolvida.

Para obter o Alvará de Funcionamento, os documentos exigidos são:

Formulário próprio da prefeitura;
Consulta prévia de endereço aprovada;
Cópia do CNPJ;
Cópia do Contrato Social;
Laudo dos órgãos de vistoria, quando necessário;

Cadastro na Previdência Social

Independentemente se a empresa possuirá funcionários ou não, para dar início às suas atividades é necessário fazer o registro da empresa junto à Previdência Social.

Assim, a organização passa ter responsabilidade com as obrigações trabalhistas e pagamento dos tributos à Previdência.

O representante deve dirigir-se à Agência da Previdência de sua jurisdição para solicitar o cadastramento da empresa e seus responsáveis legais. O prazo para cadastramento é de 30 dias após o início das atividades.

Aparato Fiscal

O Aparato Fiscal precisa ser solicitado à prefeitura em que a empresa está registrada, para que ela possa emitir notas fiscais (físicas ou eletrônicas) e fazer a autenticação dos livros fiscais.

As empresas que pretendem prestar atividades na indústria e no comércio deverão ir à Secretaria de Estado da Fazenda.

Uma vez que o aparato fiscal fica pronto e registrado, sua empresa pode começar a operar legalmente!

Entender como legalizar uma empresa não é uma tarefa difícil, embora muitas vezes seja um processo trabalhoso.

Vale ressaltar que cada órgão e estado possui procedimentos próprios para registrar novas empresas, bem como regras e programas específicos. Os prazos também variam de lugar para lugar.

Além disso, o segmento de atuação da empresa pode influenciar e muito as exigências necessárias para a legalização. Por isso é fundamental contratar um contador de confiança durante o processo!

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