O que é Nota Fiscal e para que ela serve?

A emissão de notas fiscais está contida nas atividades da gestão dos processos contábeis de um negócio e é fundamental para que a empresa mantenha-se organizada e evite problemas referentes à legislação. Mas você saberia definir o que é nota fiscal?

Por tratar-se de uma obrigação legal das empresas, muitas vezes ela é vista como mais uma burocracia a ser cumprida, porém é preciso pensá-la como uma aliada da gestão.

A nota fiscal não é um empecilho para que o negócio cumpra seus objetivos e metas, muito pelo contrário.

Mas para lidar de forma rotineira com as notas fiscais, é importante ter muita organização e contar com uma solução automatizada.

Assim, a emissão das notas não vai gerar um desperdício de tempo e energia e poderá ser entendida de forma positiva dentro do cotidiano da empresa.

Contudo, para que isso aconteça, é preciso que os gestores primeiramente entendam o que é nota fiscal e tirem suas dúvidas a respeito de sua função e emissão.

Se você tem dúvidas sobre este assunto, leia este artigo até o fim. Nos próximos tópicos vamos explicar de forma clara o que é nota fiscal, para que ela serve e como emiti-la.

O que é nota fiscal?

Se você já emite este documento mas ainda não sabe realmente o que é nota fiscal, não se preocupe. A definição não é tão complicada e não se trata de uma forma de burocratizar as rotinas das empresas.

A nota fiscal pode ser definida como um documento fiscal que tem a função de registrar a venda de um produto ou a prestação de um serviço.

Em outras palavras, sua finalidade é o registro de uma transferência de propriedade de um bem ou atividade prestada por uma empresa a outra empresa ou a uma pessoa física.

Esse documento, portanto, é oficial e funciona como um comprovante da compra e da venda de produtos e de serviços.

Além disso, a nota fiscal também confirma a transferência de bens, doações, devoluções de mercadorias, entre outras operações.

Muitas vezes ela é vista como uma burocracia a ser cumprida porque realmente é um documento obrigatório que precisa ser emitido pelas empresas.

Mas como veremos no próximo tópico, ela cumpre funções importantes e foi criada no sentido de respaldar direitos e deveres das partes envolvidas nas transações.

Mais do que saber o que é nota fiscal, é muito importante compreender suas funções e sua obrigatoriedade, pois ao ignorar esse compromisso sua empresa estará cometendo sonegação.

Caso isso aconteça, será necessário lidar com as possíveis penalidades previstas de acordo com o regime tributário no qual o negócio se enquadra.

Na atualidade, a emissão das notas fiscais é um processo bem mais rápido e prático do que era há alguns anos. Isso porque agora, na maioria das situações, a nota fiscal é emitida eletronicamente.

Grande parte das prefeituras brasileiras conta com sistemas para a emissão de notas fiscais eletrônicas, facilitando a rotina das empresas locais.

A NF-e tem as mesmas aplicações das antigas notas fiscais de papel. A diferença é que a emissão e o armazenamento acontecem de forma eletrônica.

Para que serve uma nota fiscal?

Agora você já compreendeu o que é nota fiscal. Vamos então compreender para que ela serve.

Em primeiro lugar, é a nota fiscal que torna oficiais os vínculos financeiros de um negócio, permitindo a criação de um histórico para ser consultado em momentos futuros.

Esse tipo de consulta facilita o trabalho do fisco, mas também pode ser útil para os gestores e para os próprios clientes.

Nesse sentido, a nota fiscal respalda as relações entre clientes e empresas, podendo garantir direitos e deveres dos envolvidos em cada transação.

Assim, é possível estabelecer relações comerciais de confiança para que a empresa conquiste credibilidade e se consolide no mercado em que atua.

Também é a nota fiscal que possibilita a definição do pagamento adequado dos tributos devidos pela empresa.

Em termos de gestão financeira interna, as notas fiscais ajudam o gestor a controlar as receitas e despesas, além dos impostos a pagar e o faturamento do empreendimento.

Quando ocorrem fiscalizações e auditorias, as notas fiscais são utilizadas para comprovar a regularidade das transações do negócio.

Por fim, cabe destacar a função da nota fiscal do ponto de vista do cliente. Nesse caso, ela serve como comprovante de compra, por exemplo, para fins de trocas, devoluções e garantia.

O consumidor também pode solicitar a dedução de algumas despesas comprovadas pela nota fiscal em sua declaração de imposto de renda.

Como emitir uma nota fiscal?

Depois de entender o que é nota fiscal e para que ela serve, vamos à parte prática: como emitir uma nota fiscal.

O primeiro passo para emitir este documento é entender qual tipo de nota fiscal é condizente com a atuação do seu negócio.

Se sua empresa presta serviços, por exemplo, terá que emitir a nota fiscal eletrônica de serviços ou NFS-e.

Em seguida, você precisa contar com um certificado digital, que funciona como uma assinatura digital das pessoas jurídicas e garante a autenticidade das transações e documentos digitais.

Esse certificado é obtido junto às autoridades certificadoras credenciadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP), como a Receita Federal do Brasil e a Caixa Econômica Federal.

O próximo passo é providenciar o cadastro fiscal do seu negócio junto ao governo. Se a empresa trabalha com comércio de produtos, o credenciamento é feito pela Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) do estado onde ela se localiza. Mas se a empresa for uma prestadora de serviços, o cadastro deve ser realizado junto à prefeitura do seu município.

Normalmente, os cadastros podem ser feitos por meio do preenchimento de formulários disponíveis nos sites desses órgãos públicos.

Após receber a autorização para a emissão de notas fiscais, você pode utilizar os sistemas disponibilizados pela própria prefeitura ou Sefaz ou então utilizar um software de gestão financeira.

Nesse último caso, você terá acesso a diversas outras funcionalidades e poderá, inclusive, automatizar diversas ações financeiras.

Mas, vamos começar pelo começo. Agora que você já entende o que é nota fiscal, o primeiro passo para emitir esse documento sem medo de errar é conhecer o regime tributário em que sua empresa se enquadra. Leia, então, nosso artigo sobre regime tributário e até a próxima!