Como emitir notas fiscais

Se você ainda não sabe como emitir notas fiscais, mas já deu início ou planeja iniciar um negócio, é hora de aprender o passo a passo.

A emissão das notas fiscais é uma ação importantíssima, que manterá sua empresa regularizada e o recolhimento de impostos em dia.

Após realizar os cadastros necessários e contar com um certificado digital e com um software emissor de notas, o tempo gasto cotidianamente para fazer as emissões é de poucos minutos.

Ao ler este artigo, aprenderá como emitir notas fiscais, a começar pelos cadastros e aquisições que precisam ser feitos.

Também explicaremos o passo a passo para a emissão e envio das notas aos seus clientes no sistema do Keruak Software.

Veja nos próximos tópicos!

Como emitir notas fiscais: passo a passo

Não é difícil compreender como emitir notas fiscais. São poucos os passos envolvidos e praticamente tudo pode ser resolvido online.

Veja abaixo as etapas a serem seguidas.

Definição do tipo de nota fiscal a ser emitida

A primeira etapa do passo a passo sobre como emitir notas fiscais é descobrir que tipo de nota precisa ser emitida, conforme as atividades da sua empresa.

Veja abaixo os principais tipos de nota fiscal:

• Nota fiscal eletrônica (NF-e): é emitida pelas empresas de comércio e registra a venda de produtos, garantindo o recolhimento do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços);
• Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e): é emitida pelas empresas prestadoras de serviços e garante o recolhimento do ISS (Imposto Sobre Serviços);
• Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e): é emitida para registrar a venda direta de produtos ou serviços ao consumidor, sendo muito utilizada no comércio varejista com a função de substituir o cupom fiscal.

Dependendo da natureza do seu negócio, pode ser que seja necessário emitir mais de um tipo de nota fiscal.

Cadastro junto ao governo

O cadastramento nos órgãos competentes da cidade ou estado onde a empresa atua é um requisito essencial para a emissão de notas fiscais.

Se a sua empresa trabalha com a venda de produtos, será preciso emitir NF-e. Para isso, é preciso que a empresa esteja cadastrada na Secretaria da Fazenda do Estado (SEFAZ).

Se você trabalha com a prestação de serviços, a nota a ser emitida é a NFS-e e o cadastro deve ser feito na prefeitura da sua cidade.

Para a cadastro nesses órgãos, os procedimentos podem variar conforme as regras da cidade ou do estado.

Mas, geralmente, o cadastro pode ser feito online, com a apresentação de alguns documentos, como o contrato social da empresa e os documentos pessoais do responsável por ela.

Caso tenha dúvidas quanto aos procedimentos específicos da sua cidade ou estado, pode ser interessante contratar um contador, que certamente conhece as regras e poderá te ajudar com os detalhes.

Depois de realizar o cadastro, você receberá uma senha para acessar o sistema de geração de notas.

Aquisição de um certificado digital

Quase sempre, é necessário obter um certificado digital para que a validade jurídica das suas notas fiscais eletrônicas seja garantida.

Esse certificado é uma espécie de assinatura que permite o acesso aos sistemas do governo e garante a autenticidade das transações online, no caso, a emissão de notas fiscais.

O certificado pode ser obtido junto às Autoridades Certificadoras, credenciadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), entre elas estão a Caixa Econômica Federal, a Receita Federal e o SERPRO.

Utilização de um software emissor de notas fiscais

Para emitir as notas fiscais, você irá precisar de um software emissor. Existem tanto opções gratuitas quanto pagas.

A diferença entre elas é que as versões gratuitas são mais básicas e limitadas, como a oferecida pela SEFAZ, enquanto as versões pagas são muito mais completas e contam com funcionalidades extras.

Muitas vezes, um emissor de notas fiscais que é pago pode fazer parte de um sistema completo de gestão financeira, como ocorre com o Keruak Software, que integra uma série de funcionalidades.

No tópico seguinte, vamos te mostrar um passo a passo de como emitir notas fiscais utilizando o Keruak Software.

Como emitir notas fiscais com o Keruak

Veremos agora como emitir notas fiscais utilizando o sistema do Keruak. Confira abaixo o passo a passo:

1. Na parte superior direita da tela, clique em “apps” e, em seguida no ícone referente à “Nota Fiscal”;
2. Na barra do lado esquerdo da tela, clique em “NF-e Serviços”;
3. Na tela seguinte, será exibida uma lista de notas prontas para serem emitidas, você pode visualizar a nota que deseja emitir para ver como ela ficou antes da emissão. Para isso, basta clicar com o botão direito do mouse na nota em questão e, entre as opções que vão aparecer, clicar em “pré-visualizar”;
4. Depois de visualizar as notas, é hora de transmiti-las para a prefeitura da sua cidade. Você pode efetuar a emissão uma a uma ou por lote, basta fazer a seleção da nota ou do grupo de notas específicas;
5. Depois da seleção, você deve clicar no botão verde na parte inferior direita da tela;
6. Em seguida, clique na opção “Transmitir RPS”;
7. Agora, as notas serão emitidas e você poderá enviá-las por e-mail para os seus clientes. Isso também pode ser feito em lotes. Basta selecionar as notas e clicar no ícone do envelope na parte superior da tela, que corresponde à opção de “enviar e-mail”;
8. Será aberta uma janela solicitando que você selecione o modelo de e-mail. Basta escolher a opção “Faturamento - Nota Fiscal”;
9. Você pode visualizar o texto do modelo de e-mail clicando no ícone correspondente a “Editar” do lado direito da janela. Então, você observará o texto padrão e poderá editá-lo, colocando, por exemplo, o logotipo da sua empresa e alguma informação adicional;
10. Na opção “Avançado”, é possível inserir o nome do remetente, e no espaço “responder para”, você pode colocar o endereço de e-mail para que o cliente responda à mensagem, quando for necessário;
11. Depois de salvar essas informações, basta clicar em “Enviar”.

Após seguir os passos acima, as notas fiscais terão sido emitidas e enviadas ao seu cliente e ele poderá entrar em contato, caso tenha alguma dúvida.

Viu como é simples? Agora você já sabe como emitir notas fiscais no sistema do Keruak. Não deixe de realizar um teste gratuito do nosso software.