Por menor que seja um negócio, as finanças dele precisam ser bem geridas para que ele tenha longevidade empresarial. Um software de gestão financeira, por exemplo, é excelente nesse sentido.

Não dá mais para pensar em gerir um negócio ainda com processos 100% manuais e que, muitas vezes, sobrecarregam os responsáveis por eles.

Estamos na era da automação. Esta corresponde ao exercício de otimizar atividades visando reduzir o trabalho e o tempo de execução dessas ações. Isso diminui os custos por meio da substituição de tarefas manuais por softwares.

A tecnologia então é uma aliada imprescindível para que administrar uma empresa seja uma tarefa, digamos, acessível.

Isso porque um empreendedor acaba tendo que saber de muitos assuntos quando abre um negócio. Gerir bem as finanças é um deles, o qual causa receio e dificuldades muitas vezes.

Entre as principais razões que levam o empreendedor fechar seu negócio, está a gestão financeira ineficiente.

Por isso, este texto tem o objetivo de ajudar você a melhorar o desempenho de sua empresa com a automação, dando dicas para escolher o melhor software de gestão financeira.

Mas, antes disso, veja quais os benefícios que essa tecnologia proporciona ao seu negócio.

Benefícios de utilizar um software de gestão financeira

Toda empresa precisa ter alguém ou uma equipe que seja responsável pelo planejamento e controle financeiro do negócio.

Quando ele está no início, com poucos colaboradores e vendas ainda incipientes, é comum que essa gestão seja feita artesanalmente, ou seja, por meio de planilhas e cálculos manuais.

Mas o intuito de todo empreendedor é que seu negócio prospere, aumente sua participação no mercado e gere lucros que ultrapassem os investimentos.

Isso acarreta um incremento da estrutura da empresa, que passa a contar com mais funcionários e mais processos. Por isso, torna-se praticamente impossível dar as costas à automação.

É daí que surge a importância de utilizar um software de gestão financeira. Podemos pensar que ele se torna até mais do que uma ferramenta, passando a ser algo estratégico na gestão do negócio.

Isso porque ele traz muitos benefícios para quem o utiliza. Conheça alguns a seguir.

Melhora o monitoramento das finanças

Este é um primeiro benefício imediato do uso de um sistema na administração das finanças.

Quando você usa um software de gestão financeira, a tendência é que o controle das finanças seja feito de forma muito mais rápida e com menos chances de erro.

Além disso, o gestor financeiro do negócio, com muitos processos automatizados, ganha mais tempo para focar suas energias em questões estratégicas da empresa, como gestão dos custos e planejamento tributário.

Permite acesso remoto

O trabalho remoto hoje já é uma realidade no mercado empresarial brasileiro. Ele basicamente significa trabalhar a distância, de qualquer lugar, sendo muito conhecido como trabalho home office.

Um software de gestão financeira instalado no notebook do responsável por esse processo permite que ele faça a gestão de onde estiver, desobrigando-o a colocá-la em dia somente no escritório.

Ao poder trabalhar remotamente, esse colaborador ganha flexibilidade e aumenta sua produtividade e eficiência. Já o processo de gestão financeira ganha mais celeridade, impactando positivamente o negócio.

Possibilita acompanhar indicadores financeiros relevantes

Uma gestão financeira empresarial eficiente precisa acompanhar os principais indicadores financeiros, e um bom software auxilia que sejam monitorados, por exemplo:

  • Lucro líquido;
  • Faturamento bruto;
  • Margem de lucro bruta;
  • Ticket médio;
  • Rotatividade de estoque.

Esse acompanhamento é essencial para verificar como anda a saúde financeira da empresa e se há atitudes urgentes que precisem ser tomadas.

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Centraliza as informações e garante a segurança

Um negócio tem grande fluxo de informações, que precisam ser consultadas com frequência. Um bom software informatiza esses dados e interliga os setores da empresa, automatizando processos.

Isso faz com que os colaboradores tenham facilidade em consultar esses dados, deixando o trabalho mais rápido e mais simples, já que todas as informações estão em um mesmo local.

Essa centralização garante a segurança dos dados da empresa, que não ficam mais pulverizados entre diversas pessoas.

Agora que você conferiu alguns benefícios de utilizar um software de gestão financeira em seu negócio, veja algumas dicas para escolher o melhor.

5 dicas para escolher o melhor software de gestão financeira

A escolha do melhor software de gestão financeira deve ser baseada nas necessidades da sua empresa, mas algumas dicas podem ajudá-lo nesse processo. Veja a seguir.

1. Verifique quais recursos financeiros o software permite gerir

Para optar pela melhor opção de software, confira quais recursos ele oferece, como o controle de contas a pagar, contas a receber e contas-correntes.

O ideal é que seja possível também enviar mensagens personalizadas a todos os clientes de uma única vez, além de ter o registro exato das movimentações financeiras.

Veja também se o software permite armazenar com facilidade comprovantes e cópias de suas próprias contas, os quais possam ser compartilhados com seu contador sem o uso de malotes físicos.

Além disso, um bom software facilita a troca de informações com o banco, por meio de arquivos de remessa e retorno.

2. Escolha um software que emita nota fiscal

Independentemente do ramo do seu negócio, você terá que emitir notas fiscais por produto vendido ou serviço prestado. Esse processo pode ser facilitado e simplificado por um bom software.

Opte por um recurso que seja integrado ao sistema de emissão de notas fiscais do seu município. O melhor ainda é que seja possível emitir a NFSe e notificar o cliente com apenas alguns cliques.

Um excelente software também gera a cobrança de acordo com cada caso, dando mais praticidade e assertividade ao seu negócio.

3. Veja se o software permite gerenciar documentos

Como já dissemos neste texto, as empresas têm grandes volumes de informações e documentos que precisam ser acessados por diversas pessoas. É ideal poder gerenciá-los de forma prática e fácil.

Verifique então se o software conta com um GED, gerenciador eletrônico de documentos, que seja controlado por registros em vez de arquivos.

Isso proporciona uma enorme capacidade de deixar os arquivos disponíveis e de fácil compartilhamento – tudo com muita segurança.

4. Opte por autonomia e flexibilidade

Para que o gerenciamento financeiro por software seja efetivo, são necessárias autonomia e flexibilidade no uso dos recursos digitais.

Deve ser possível, por exemplo, aumentar ou diminuir os planos contratados quando você quiser, podendo inclusive realizar o cancelamento se for necessário.

Você também precisa ter controle dos acessos feitos ao sistema. Para isso, deve ser possível configurar os perfis de acesso de maneira independente e detalhada para cada função sistêmica.

A flexibilidade também é proporcionada por um software com recursos que ajudem a controlar várias empresas com uma única licença, porém separando lançamentos e compartilhando cadastros.

5. Considere se é possível utilizar recursos de forma ilimitada

Limitar processos não é o ideal para o seu negócio. Afinal de contas, há meses em que a movimentação financeira é mais intensa, demandando uma maior utilização do sistema.

No processo de escolha de um software de gestão financeira, veja:

  • Se é possível emitir relatórios gerenciais personalizados e sem limites;
  • Se os aplicativos estão disponíveis 24 horas por dia;
  • Se o sistema permite cadastrar fornecedores, empresas, usuários e perfis ilimitados;
  • Se a capacidade de armazenamento dos arquivos é grande.

Como você pôde verificar, existem muitos fatores a serem observados na escolha de um software de gestão financeira que dê praticidade e agilidade para o seu negócio. O Keruak, por exemplo, oferta esses benefícios e outros mais. Clique aqui para experimentar o software gratuitamente por 15 dias.

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