Software de Gestão Financeira: 9 dicas para escolher o seu

A gestão financeira do seu negócio torna-se cada vez mais complexa e você ainda não conta com o software para te ajudar nesta tarefa?

Software de Gestão Financeira

Por menor que seja um negócio, as finanças dele precisam ser bem geridas para que ele tenha longevidade empresarial. Um software de gestão financeira, por exemplo, é excelente nesse sentido.

Não dá mais para pensar em gerir um negócio ainda com processos 100% manuais e que, muitas vezes, sobrecarregam os responsáveis por eles.

Estamos na era da automação. Esta corresponde ao exercício de otimizar atividades visando reduzir o trabalho e o tempo de execução dessas ações. Isso diminui os custos por meio da substituição de tarefas manuais por softwares.

A tecnologia então é uma aliada imprescindível para que administrar uma empresa seja uma tarefa, digamos, acessível.

Isso porque um empreendedor acaba tendo que saber sobre muitos assuntos quando abre um negócio. Gerir bem as finanças é um deles, o qual causa receio e dificuldades muitas vezes.

Entre as principais razões que levam o empreendedor a fechar seu negócio está a gestão financeira ineficiente.

Por isso, este artigo tem o objetivo de ajudar você a melhorar o desempenho de sua empresa com a automação, dando dicas para escolher o melhor software de gestão financeira.

Mas, antes disso, veja quais os benefícios que essa tecnologia proporciona ao seu negócio.

Benefícios de utilizar um software de gestão financeira

Toda empresa precisa ter alguém ou uma equipe que seja responsável pelo planejamento e controle financeiro do negócio.

Quando ele está no início, com poucos colaboradores e vendas ainda incipientes, é comum que essa gestão seja feita artesanalmente, ou seja, por meio de planilhas e cálculos manuais.

Mas o intuito de todo empreendedor é que seu negócio prospere, aumente sua participação no mercado e gere lucros que ultrapassem os investimentos.

Isso acarreta um incremento da estrutura da empresa, que passa a contar com mais funcionários e mais processos. Por isso, torna-se praticamente impossível dar as costas à automação.

É daí que surge a importância de utilizar um software de gestão financeira. Podemos pensar que ele se torna até mais do que uma ferramenta, passando a ser algo estratégico na gestão do negócio, isso porque ele traz muitos benefícios para quem o utiliza. Conheça alguns a seguir:

Melhora o monitoramento das finanças

Este é um primeiro benefício imediato do uso de um sistema na administração das finanças.

Quando você usa um software de gestão financeira, a tendência é que o controle das finanças seja feito de forma muito mais rápida e com menos chances de erro.

Além disso, o gestor financeiro do negócio, com muitos processos automatizados, ganha mais tempo para focar suas energias em questões estratégicas da empresa, como gestão dos custos e planejamento tributário.

Permite acesso remoto

O trabalho remoto hoje já é uma realidade no mercado empresarial brasileiro, sobretudo após a pandemia do novo coronavírus.

Ele basicamente significa trabalhar a distância, de qualquer lugar, sendo muito conhecido como trabalho home office.

Um software de gestão financeira instalado no notebook do responsável por esse processo permite que ele faça a gestão de onde estiver, desobrigando-o a colocá-la em dia somente no escritório.

Ao poder trabalhar remotamente, esse colaborador ganha flexibilidade e aumenta sua produtividade e eficiência.

Já o processo de gestão financeira ganha mais celeridade, impactando positivamente o negócio.

Possibilita acompanhar indicadores financeiros relevantes

Uma gestão financeira empresarial eficiente precisa acompanhar os principais indicadores financeiros, e um bom software auxilia para que sejam monitorados, por exemplo:

  • Lucro líquido;
  • Faturamento bruto;
  • Margem de lucro bruta;
  • Ticket médio;
  • Rotatividade de estoque.

Esse acompanhamento é essencial para verificar como anda a saúde financeira da empresa e se há atitudes urgentes que precisam ser tomadas.

Centraliza as informações e garante a segurança

Um negócio tem grande fluxo de informações, que precisam ser consultadas com frequência.

Um bom software informatiza esses dados e interliga os setores da empresa, automatizando processos.

Isso faz com que os colaboradores tenham facilidade em consultar esses dados, deixando o trabalho mais rápido e mais simples, já que todas as informações estão em um mesmo local.

Essa centralização garante a segurança dos dados da empresa, que não ficam mais pulverizados entre diversas pessoas.

Agora que você conferiu alguns benefícios de utilizar um software de gestão financeira em seu negócio, veja algumas dicas para escolher o melhor.

Dicas para escolher o melhor software de gestão financeira

A escolha do melhor software de gestão financeira deve ser baseada nas necessidades da sua empresa, mas algumas dicas podem ajudá-lo nesse processo. Veja a seguir.

1. Verifique quais recursos financeiros o software permite gerir

Para escolher a melhor opção de software de gestão financeira, confira quais recursos ele oferece, como o controle de contas a pagar, contas a receber e contas-correntes.

O ideal é que seja possível também enviar mensagens personalizadas a todos os clientes de uma única vez, além de ter o registro exato das movimentações financeiras.

Veja também se o software permite armazenar com facilidade comprovantes e cópias de suas próprias contas, os quais possam ser compartilhados com seu contador sem o uso de malotes físicos.

Além disso, um bom software facilita a troca de informações com o banco, por meio de arquivos de remessa e retorno.

Enfim, é importante fazer uma análise comparativa entre as demandas da sua empresa e os recursos oferecidos pelo software.

Verifique também se ele oferece possibilidades de adaptações dos recursos de acordo com as suas necessidades administrativas.

Essa compatibilidade é fundamental. Existem ótimos softwares que podem ajudar determinada empresa, mas nem sempre atendem às demandas de uma outra.

2. Escolha um software que emita nota fiscal

Independentemente do ramo do seu negócio, você terá que emitir notas fiscais por produto vendido ou serviço prestado. Esse processo pode ser facilitado e simplificado por um bom software.

Opte por um recurso que seja integrado ao sistema de emissão de notas fiscais do seu município. O melhor ainda é que seja possível emitir a NFSe e notificar o cliente com apenas alguns cliques.

Um excelente software também gera a cobrança de acordo com cada caso, dando mais praticidade e assertividade ao seu negócio.

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3. Veja se o software permite gerenciar documentos

Como já dissemos neste texto, as empresas têm grandes volumes de informações e documentos que precisam ser acessados por diversas pessoas. É ideal poder gerenciá-los de forma prática e fácil.

Verifique então se o software conta com um GED, gerenciador eletrônico de documentos, que seja controlado por registros em vez de arquivos.

Isso proporciona uma enorme capacidade de deixar os arquivos disponíveis e de fácil compartilhamento – tudo com muita segurança.

4. Opte por autonomia e flexibilidade

Para que o gerenciamento financeiro por software seja efetivo, são necessárias autonomia e flexibilidade no uso dos recursos digitais.

Deve ser possível, por exemplo, aumentar ou diminuir os planos contratados quando você quiser, podendo inclusive realizar o cancelamento se for necessário.

Você também precisa ter controle dos acessos feitos ao sistema. Para isso, deve ser possível configurar os perfis de acesso de maneira independente e detalhada para cada função sistêmica.

A flexibilidade também é proporcionada por um software com recursos que ajudem a controlar várias empresas com uma única licença, porém separando lançamentos e compartilhando cadastros.

5. Considere se é possível utilizar os recursos de forma ilimitada

Limitar processos não é o ideal para o seu negócio. Afinal de contas, há meses em que a movimentação financeira é mais intensa, demandando uma maior utilização do sistema.

No processo de escolha de um software de gestão financeira, veja:

  • Se é possível emitir relatórios gerenciais personalizados e sem limites através do software de gestão financeira escolhido;
  • Se os aplicativos estão disponíveis 24 horas por dia;
  • Se o sistema permite cadastrar fornecedores, empresas, usuários e perfis ilimitados;
  • Se a capacidade de armazenamento dos arquivos é grande.

6. Considere a usabilidade do sistema

Um bom software de gestão financeira precisa ter uma interface intuitiva e simplificada. O acúmulo de funções em um mesmo software, por exemplo, pode tornar as ações muito confusas.

Os principais objetivos da utilização de um sistema são a otimização das tarefas e a precisão dos resultados.

Se você levar mais tempo para entender o funcionamento do software do que para executar as tarefas, os objetivos não estão sendo alcançados.

Ou seja, é preciso que lidar com as funções de todo o software de gestão financeira seja uma atividade simples e rápida.

Quando o sistema é muito complicado, por mais que ofereça soluções excelentes, seu potencial não será devidamente aproveitado.

A familiarização com cada aplicativo precisa ser rápida, ágil e sem necessidade de muitas explicações.

O sistema não pode nunca ser um obstáculo para o acesso aos dados, a execução de tarefas e o atingimento de suas metas financeiras.

Pelo contrário, ele precisa ser o aliado do gestor. A agilidade e a precisão das tarefas realizadas precisam ser notadas imediatamente após o início do uso do sistema.

Existem casos em que as equipes adotam o software de gestão financeira por ser esta uma ordem da direção da empresa, mas continuam inseguras com relação aos dados e consideram a utilização do sistema como uma tarefa a mais para ser executada e não como um elemento facilitador no cotidiano das tarefas organizacionais.

Cuide para que este não seja o seu caso.

7. Observe se o sistema oferece atualizações frequentes e suporte técnico

Para que um software de gestão financeira se mantenha sempre completo e obtenha eficiência em duas funções, ele precisa passar por atualizações constantes.

A evolução da tecnologia não pára e as novas demandas surgem a cada dia. Por isso, é preciso garantir que o software que sua empresa escolheu disponibiliza sempre a tecnologia mais moderna e acessível.

Por isso, as empresas que oferecem esse tipo de solução devem investir muito no suporte e nas atualizações periódicas.

A gestão financeira do seu negócio não pode ficar parada por conta de um problema técnico, um erro ou uma falha do sistema.

Não adianta escolher um software de gestão financeira repleto de funções se ele permanecer estático por anos ou se ele apresentar bugs com frequência.

Pesquise o histórico da empresa fornecedora do software que você pretende utilizar. Veja o que os clientes dela têm a dizer e quais são as prioridades ou compromissos dela em relação à solução que está te oferecendo.

8. Escolha um software de gestão financeira que engloba também a gestão de estoque

Se você é um gestor financeiro, certamente conhece a ligação direta entre a gestão de estoque e as finanças da empresa de modo geral.

E, se você já trabalhou especificamente com a gestão de estoque, conhece todos os pormenores que envolvem esta missão bem como as consequências de um possível erro.

Considerando que o objetivo atual do seu negócio é escolher e utilizar um bom software de gestão financeira, o caminho mais natural é que surja a demanda de automatização das tarefas relacionadas ao estoque também.

Como as tarefas relacionadas à gestão financeira e à gestão de estoque dependem de informações correlatas, a decisão mais adequada é escolher um software que conte com as duas funções.

Isso porque não faz sentido ter que armazenar informações que são necessárias aos dois setores em plataformas diferentes.

Lembre-se de que o objetivo é a otimização, precisão e acessibilidade das informações, das tarefas a serem executadas e do tempo dos gestores.

Portanto, procure por um software de gestão financeira que também ofereça a possibilidade de controle das entradas, saídas e manutenção do estoque.

Mantendo em dia o seu controle de estoque, o progresso em sua gestão financeira será notável.

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9. Opte por um sistema que ofereça um teste gratuito

Só tem um jeito de saber se o software de gestão financeira que você pretende utilizar é realmente o que melhor para atender às demandas da sua empresa: testando-o.

Quando as empresas que trabalham com software realmente confiam na qualidade da solução que estão ofertando, o teste gratuito normalmente é oferecido.

Até porque é preciso verificar a compatibilidade entre as necessidades da sua gestão e os recursos que o software é capaz de oferecer.

Ao fazer um teste gratuito, você pode testar a usabilidade e todos os recursos de que necessita dentro do software.

Ou seja, todas as dicas que enumeramos aqui podem ser melhor seguidas quando você tem a oportunidade de verificar na prática o funcionamento do software de gestão financeira.

Como você pôde verificar, existem muitos fatores a serem observados na escolha de um sistema que dê praticidade e agilidade para o seu negócio.

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