Emissão de notas fiscais: quem pode emitir e como fazer isso

Tão importante para o negócio quanto para o cliente, a emissão de notas fiscais é um assunto que todo dono de empresa ou microempreendedor precisa saber – e bem.

Ela é benéfica para o cliente pois, além de auxiliá-lo a controlar suas finanças pessoais, ele pode conseguir uma série de benefícios com os governos estaduais.

Por exemplo: há estados que oferecem aos consumidores com nota fiscal a possibilidade de participar de sorteios de prêmios, incentivando a emissão desse documento.

Muitas grandes empresas também oferecem prêmios por meio de sorteios nacionais para quem cadastrar o cupom fiscal emitido com determinado valor em compras de seus produtos.

A nota fiscal também é imprescindível para quem tem problemas com produtos comprados e necessita trocá-los ou levá-los para a assistência técnica.

Já para o negócio, a emissão de notas fiscais é importante pois é por ela que o governo consegue controlar o pagamento de impostos sobre produtos comercializados, garantindo que o negócio esteja respeitando leis fiscais.

Por isso, você, enquanto empreendedor, deve saber o que são as notas fiscais, quem pode emiti-las e como fazer isso para evitar qualquer problema com seus clientes ou órgãos fiscalizadores.

O que são as notas fiscais?

As notas fiscais são comprovantes de que uma empresa prestou um serviço ou realizou uma venda. Há então o registro oficial da transação comercial, que é passível de tributação.

Geralmente, os impostos que aparecem registrados na nota fiscal são o ISS (Imposto Sobre Serviços) e o ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços).

A não emissão de notas fiscais é ilegal e pode ser considerada crime de sonegação, já que a emissão documenta as transações de forma que ocorra o recolhimento de impostos.

Existem diversos tipos de notas fiscais, sendo a maioria hoje eletrônicas. Veja alguns deles:

• NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), que é um documento digital criado para substituir os modelos 1 e 1A;
• CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico), utilizada para o transporte de cargas aéreo, ferroviário, rodoviário e fluvial;
• NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica), que substitui o cupom fiscal e a nota fiscal de venda ao consumidor (modelo 2), sendo mais comum no comércio e no varejo;
• DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), que é uma versão mais simplificada da nota fiscal eletrônica;
• NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica), que comprova a prestação de serviços para uma empresa ou pessoa física.

Conheça mais a fundo os tipos de notas fiscais em: Conheça os tipos de notas fiscais e suas diferentes finalidades.

Pela nota fiscal, as empresas conseguem fazer uma melhor gestão de seu negócio, controlando suas vendas e verificando os impostos que paga, quais os valores pagos pelos clientes, qual lucro obteve etc.

Mas você agora deve estar se perguntando: meu negócio realmente precisa fazer a emissão de notas fiscais? Se sim, qual tipo? Continue a leitura para descobrir essas informações.

Quem pode fazer a emissão de notas fiscais?

A emissão de notas fiscais é um ato regulamentado pela Lei nº 8.846 e deve ser efetuada no momento da efetivação da venda de mercadorias, da prestação de serviços ou de operações de alienação de bens móveis.

Praticamente qualquer tipo de empresa que comercialize produtos ou serviços pode – e deve – emitir notas fiscais. Para isso, você precisa saber qual o enquadramento tributário e porte do seu negócio.

Atualmente a nota fiscal eletrônica é a emitida pela maioria dos negócios. Os principais tipos de empresas que devem emitir esse documento são:

• Microempresa (ME);
• Microempreendedor Individual (MEI);
• Empresa de Pequeno Porte (EPP);
• Empresas do Simples Nacional.

Seu negócio se enquadra em um desses tipos? Então agora é o momento de você saber como emitir as notas fiscais.

Como fazer a emissão de notas fiscais?

Emitir notas fiscais é provar que sua empresa paga corretamente os tributos governamentais. Isso gera confiança tanto em seus fornecedores quanto em seus clientes.

Em 2008, o governo iniciou a implantação da emissão de notas fiscais eletrônicas, substituindo as notas de papel. Até o momento em que este artigo foi escrito, mais de 1,5 milhão de emissores de NF-e já foram contabilizados pelo governo.

Entre as vantagens da NF-e, estão:

• Reduz custos de impressão, o que é favorável também ao meio ambiente, já que diminui o uso de papel;
• Agiliza o faturamento;
• Reduz os custos de armazenagem dos documentos fiscais;
• Diminui a margem de erros de escrituração, pois erros de digitação são mais facilmente corrigíveis;
• Facilita o controle de informações da empresa, já que os processos de armazenamento, organização e gerenciamento dos documentos são otimizados.

A NF-e deve ser emitida no site da Secretaria da Fazenda do estado em que a empresa está. Já a NFS-e é gerada no site da prefeitura correspondente.

Você deve seguir alguns passos para fazer a emissão. Veja-os a seguir.

1. Registrar sua empresa

O primeiro passo é fazer o registro da sua empresa, que nada mais é do que ter um CNPJ. Porém, legalizar seu empreendimento é algo que envolve muitos passos.

Entenda aqui como legalizar sua empresa.

2. Possuir um certificado digital

A certificação digital garante a validade jurídica da NF-e por meio da assinatura digital. Você pode adquiri-lo na Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

O certificado digital deve ser do tipo A1 ou A3 e deve conter o CNPJ da sua empresa. Saiba tudo sobre o certificado digital clicando aqui.

3. Obter a autorização da SEFAZ

A SEFAZ é a Secretaria Estadual da Fazenda correspondente ao local em que a empresa está instalada.

Essa autorização é a AIDF, que significa Autorização para a Impressão de Documentos Fiscais, uma das etapas do registro do negócio nas Secretarias de Fazenda (estadual ou municipal).

4. Escolher um software de emissão de notas fiscais

Atualmente, o processo de automação das empresas é cada vez mais urgente. Quando aliada a uma boa gestão de processos, os resultados benéficos são visíveis no negócio.

As empresas possuem muitas tarefas repetitivas, o que faz com que a adoção de softwares de automação seja mais do que necessária.

Isso porque eles contribuem para o aumento da produtividade, já que permite agilizar tarefas, padronizar serviços e otimizar o tempo.

Essa automação pode ser estendida para a emissão de notas fiscais. Ao selecionar um bom software para esse serviço, você não só facilita seu processo de emissão, como também otimiza a prática contábil do seu negócio.

Para saber como escolher o melhor software de emissão de notas fiscais, leia este artigo que preparamos e potencialize seu negócio: Emissor de nota fiscal eletrônica: como fazer a escolha do melhor?