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O que é DANFE? Aprenda seu conceito, sua importância e como emitir

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento digitalizado de muita importância para uma empresa. Através da sua emissão, um outro documento é gerado, o DANFE.

Anteriormente às notas eletrônicas, esse documento fiscal era emitido manualmente, mas com o avanço tecnológico, tornou-se possível gerar este documento de forma simples, automática e eletrônica.

As notas fiscais são muito utilizadas em qualquer empresa, não importando em qual segmento ela esteja inserida.

Nesse sentido, sua automatização, por meio das NF-e's, trouxe um grande avanço para a gestão empresarial.

Juntamente com a nota fiscal eletrônica, é emitido o DANFE. Você sabe o que é DANFE? Se sua resposta foi negativa, você não tem nada com o que se preocupar. Hoje iremos explicar a você esse conceito, sua importância e como emitir.

Entendendo a definição de DANFE

A sigla DANFE significa Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Assim, o DANFE é uma representação gráfica simplificada da nota fiscal.

Enquanto a nota fiscal eletrônica só existe digitalmente, o DANFE é impresso e emitido em papel.

É importante destacar que o DANFE apresenta as informações mais relevantes da nota fiscal de maneira mais específica e resumida.

Contudo, o DANFE não elimina a necessidade da nota fiscal eletrônica. Aliás, o DANFE só é gerado depois que a nota fiscal é emitida.

Logo, não seria possível ter um DANFE sem a nota fiscal eletrônica. Diante disso, podemos afirmar que os dois documentos são de extrema importância para a gestão de uma empresa.

Mas atenção: o DANFE não pode ser confundido com a própria nota fiscal eletrônica. Isso porque o DANFE não possui a mesma validade fiscal e jurídica que a nota.

Além disso, vale lembrar, a nota fiscal é o documento que deve ser armazenado por cinco anos. Já o DANFE não precisa ser arquivado.

O que deve conter em um DANFE?

Como mencionamos anteriormente, o DANFE é um documento que contém as principais informações de uma nota fiscal eletrônica.

Dessa forma, é importante ter em um DANFE informações pertinentes à operação. Como exemplo podemos citar os que se seguem:

  • Dados do emitente e dados do destinatário (entre esses dados estão o enderenço, a razão social, o CNPJ, ou CPF, a Inscrição Estadual entre outros);
  • O número de série da nota fiscal eletrônica;
  • O tipo de operação realizado (entrada ou saída);
  • A quantidade de folhas do documento;
  • Data e hora em que a operação foi realizada;
  • Chave de acesso (consiste em número de 44 dígitos através do qual é possível consultar as informações presentes na nota fiscal eletrônica);
  • Código de barras (o código contém a chave de acesso e, por meio dele também pode-se utilizar o leitor ótico para consultar a nota, e para ter acesso ao Portal Nacional).

Em relação às informações, as que listamos acima são as que não podem faltar. Lembrando que o significado da sigla DANFE, Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, deve constar na folha impressa.

Diante disso, é válido ressaltar algumas obrigações que todo DANFE precisa cumprir em relação ao seu layout.

Existe um modelo disponível no site do Ministério da Fazenda, no Portal da Nota Fiscal Eletrônica. Não deixe de conferir o padrão exigido para que você, ou o gestor da sua empresa, não cometa nenhum erro ao gerar o seu DANFE.

Caso aconteça de as informações obrigatórias excederem uma página, é permitido emiti-lo em mais de uma folha, mas elas precisam ser numeradas.

O emissor da nota fiscal tem a possibilidade de colocar outras informações que julgar necessárias.

Contudo, essas informações não podem ocupar mais que 50% do verso do documento.

E, mais uma vez, atenção: se desejar, é possível colocar a logomarca da empresa no DANFE, mas ela não pode, em hipótese alguma, atrapalhar a chave de acesso ou o código de barras.

Ficar atento a essas obrigatoriedades dentro de um DANFE é de extrema importância. Caso contrário, as consequências podem ser prejudiciais para a gestão financeira da empresa.

Mas agora, como emitir o DANFE? Muitas pessoas, que conhecem esse documento, não sabem como emiti-lo. Ainda no artigo de hoje nós iremos te auxiliar neste aspecto. Continue a leitura!

Como emitir o DANFE?

O Manual de Integração para o Contribuinte, também presente no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, recomenda expressamente que não deve haver divergência alguma entre a NF-e e o DANFE.

Para que isso não ocorra, o DANFE deve ser emitido pelo mesmo sistema emissor das notas fiscais eletrônicas.

Diante disso, você pode configurar o seu sistema emissor para que ele gere, conjuntamente, a nota fiscal eletrônica e o DANFE.

Esse processo é simples e irá agregar valor para a sua empresa a partir da otimização de tempo dos seus processos internos.

Apesar da facilidade para emitir o DANFE, algumas pessoas ainda possuem dúvidas a respeito do seu uso. É mesmo necessário emitir esse documento? Como isso vai ajudar a minha empresa?

Se você ainda tem dúvidas a respeito da utilidade do DANFE, confira logo a seguir a importância do DANFE para a sua empresa.

A importância do DANFE dentro de uma empresa

Um dos primeiros motivos que faz o DANFE ser um documento importante é a sua verificação com a NF-e.

Como não pode haver divergência entre esses dois documentos, a emissão do DANFE auxilia na conferência das informações que estão na nota fiscal eletrônica.

Essa segurança das informações é um benefício tanto para o emissor quanto para o destinatário.

Ainda, é possível verificar se a NF-e foi devidamente aprovada. Isso é importante porque se o emissor estiver com irregularidades fiscais, a NF-e não será aprovada e, logo, se algum documento assim lhe for apresentado, ele não terá validade alguma.

Por último, a emissão do DANFE e a verificação da NF-e faz com que as chances de receber alguma mercadoria irregular sejam muito reduzidas.

Para ter uma boa gestão financeira, é necessário contar com uma série de documentos úteis, sendo que alguns são obrigatórios. O DANFE é um desses documentos que traz mais organização e credibilidade para a sua empresa. Ao clicar aqui, você irá conhecer outros 10 documentos importantes que a sua empresa deve ter.

Natália Lima

Natália Lima

Co-Founder & CFO - Keruak Software. Carreira em Administração de Empresas. MBA em Controladoria e Gestão Estratégica. Para se ter sucesso basta dar o melhor de si e deixar os resultados com Deus.

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