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Confira os 10 documentos de empresas que você deve manter em dia

Vitória! Você conseguiu abrir sua empresa, aprendeu a legalizá-la, emitiu documentos, fez registros e pagou taxas. Agora que seu negócio parece estar consolidado, chega de burocracias, certo? Errado. Há uma série de documentos de empresas que sempre vão precisar da sua atenção.

Para manter um negócio dentro da lei, é imprescindível registrar e guardar todos os documentos fiscais que são importantes e obrigatórios.

Caso a sua empresa não mantenha toda a papelada em dia, pode ser auditada, correr o risco de receber uma multa ou até ser fechada.

Diariamente são impressos e expedidos diferentes documentos em uma organização. Além disso, um documento emitido na fundação precisa ser conservado por todo o tempo de atuação.

Assim, é fundamental manter todos os documentos de empresas organizados, a fim de garantir a segurança do negócio.

Pensando em auxiliar nessa questão, elencamos os 10 documentos de empresas mais importantes para que você mantenha em dia. Confira!

Alvará: o líder entre os documentos de empresas

O alvará é um documento e/ou declaração que assegura a autorização de funcionamento para qualquer tipo de empresa ou comércio, assim como para a realização de eventos.

É concedido pelo município após a constatação da regularização do imóvel e a permissão do exercício da atividade na região, segundo a Lei de Zoneamento.

Esse é um documento que precisa ser renovado periodicamente, de acordo com o prazo estipulado pelo seu município, que pode variar entre um a dois anos.

Esse é considerado o mais importante dos documentos de empresas, pois sem ele, seu negócio pode ser fechado a qualquer momento.

Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ)

O Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) é um documento vital para as empresas.

Sua função para as pessoas jurídicas é semelhante a do CPF (Cadastro de Pessoa Física) para os cidadãos.

Essa é uma identificação perante à Receita Federal do Brasil, órgão responsável por administrar esses cadastros.

Sem o CNPJ, a atividade da empresa fica completamente limitada – não é possível nem mesmo emitir nota fiscal!

O CNPJ pode ser suspenso ou restrito mediante a qualquer débito em aberto junto à Receita Federal.

Para conferir se a sua empresa tem irregularidades, basta consultar o site da Receita. Lá também é possível realizar pagamentos, parcelar tributos ou imprimir certidões negativas de débito.

Inscrição Estadual e Municipal

Toda empresa de comércio ou indústria precisa estar cadastrada junto à Secretaria da Fazenda do seu estado.

A Inscrição Estadual é o registro formal realizado na Receita Estadual e liberado pela Secretaria da Fazenda do Estado.

A Inscrição Estadual serve para recolher e fiscalizar o pagamento do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços). Ou seja, se a sua empresa comercializa qualquer tipo de produto é necessário ter esse registro.

A Inscrição Municipal registra os prestadores de serviço, inclusive os autônomos. Esse documento está vinculado ao cadastro municipal do contribuinte, devendo ser solicitado à Secretaria Municipal de Finanças e tem relação direta com o ISS (Imposto Sobre Serviço).

Esta documentação é obtida apenas uma vez e é responsável pela comunicação entre a empresa e os órgãos estaduais ou municipais, dependendo dos impostos que a organização precisa recolher em suas operações.

Relação Anual de Informações Sociais (Rais)

A Relação Anual de Informações Sociais, a Rais, é um do mais importantes documentos de empresas, pois diz respeito à contratação de pessoas e o controle das atividades trabalhistas.

Essa é uma declaração anual que informa ao Ministério do Trabalho e Emprego as contratações realizadas pela empresa nesse período.

A entrega desse documento é obrigatória todo ano, mesmo que não tenha havido novas contratações. Logo, é preciso declarar a RAIS Negativa, contendo apenas os dados cadastrais do estabelecimento. A exceção está nos empreendedores individuais, que estão dispensados da entrega.

A Rais pode ser enviada pela internet, no site do Ministério do Trabalho e Emprego. Se não enviar a empresa em multada pelos dias de atraso, levando em conta a quantidade empregados omitidos.

Após 30 dias, o valor por empregado é de R$4,47, taxa que aumenta de acordo com o tempo.

Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged)

O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) é uma forma de controle mensal feita pelo Ministério do Trabalho e Emprego sobre os trabalhadores admitidos e demitidos no período.

Todos os empresários que admitirem, desligarem ou transferirem trabalhadores regidos pela CLT precisam preencher o formulário do Caged, no site do órgão e enviá-lo até o dia 7 do mês consecutivo.

Em caso de não entregar o documento, o empresário precisa apresentar justificar e também fica sujeito à multas.

Livros contábeis e fiscais

As operações contábeis e fiscais são documentos de empresas importantíssimos e devem ser totalmente registradas, ficando sob a guarda da própria empresa.

Esses materiais são os livros Diários, Razão, de entradas, de saídas e de controle de estoques.

Esses documentos são fundamentais para registrar informações de compra e venda, recebimentos e pagamentos de impostos, transferências bancárias, movimentações bancárias, baixas de estoque e mais.

Os livros se interligam e, nos momentos de fiscalização, devem ser entregues aos órgãos governamentais sem contradições.

Guias fiscais de recolhimento

A Guia de Recolhimento do FGTS (Gefip) deve ser preenchida no site da Receita Federal e entregue mensalmente.

É preciso informar os dados da empresa e dos trabalhadores, os fatos geradores de contribuições previdenciárias e os valores devidos ao INSS, bem como a remuneração dos contratados.

Outra guia muito importante é a Guia da Previdência, que comprova o pagamento anual da Contribuição Sindical Patronal. É importante também manter em dia as contribuições previdenciárias, como INSS.

Notas Fiscais

Outro documento extremamente importante para a segurança das empresas e dos clientes é a nota fiscal.

A emissão desse documento é obrigatória para a grande maioria das empresas e seu armazenamento é exigido por um período de cinco anos.

Quando uma empresa deixa de emitir uma nota fiscal após uma venda ou não mantém um backup das notas, está sujeita à multas altas que podem prejudicar o seu negócio.

Licença Sanitária e Licença Ambiental

A Licença Sanitária é concedida pela Vigilância Sanitária da sua região, sendo exigida para hotéis, farmácias, empresas que produzam alimentos, clínicas médicas ou odontológicas e distribuidoras de produtos químicos.

Quanto à Licença Ambiental, o empresário precisa se sua atividade exige esse licenciamento concedido por órgão ambiental.

Os exemplos clássicos são a indústria e os fabricantes de cosméticos e perfumaria, mas há outros diversos tipos de empresas que se enquadram nessa determinação.

Comprovantes médicos e de segurança do trabalho

É obrigação da sua empresa manter sempre atualizados os exames periódicos de saúde dos colaboradores, bem como prevenir riscos à segurança do local de trabalho.

Esse é um dos documentos de empresas extremamente relevantes. A fiscalização é responsabilidade das secretarias estaduais do trabalho.

Nós sabemos que são muitos os documentos de empresas para manter em dia. No entanto, atualizá-los é importante para a segurança do seu negócio.

Se tiver dúvidas de como preenchê-los, não hesite em pedir a ajuda de especialistas, como contadores, advogados e profissionais de RH.

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Natália Lima

Natália Lima

Co-Founder & CFO - Keruak Software. Carreira em Administração de Empresas. MBA em Controladoria e Gestão Estratégica. Para se ter sucesso basta dar o melhor de si e deixar os resultados com Deus.

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