Gestão de Processos: como otimizar os resultados da sua empresa
A gestão de processos é como uma empresa cria, edita e analisa os processos previsíveis que compõem o núcleo de seus negócios.
Uma iniciativa bem-sucedida de melhoria na gestão de processos é a chave para uma maior produtividade e vantagem sobre a concorrência.
Infelizmente, muitos executivos estão tão preocupados com o rápido crescimento e com o aumento dos lucros que ignoram a importância de avaliar os processos que implementaram quando o negócio foi lançado.
Não dedicar um foco adequado à gestão de processos pode levar a gargalos operacionais, serviço deficiente e baixa taxa de satisfação do cliente.
Abaixo, veja brevemente o que é gestão de processos, os principais benefícios de uma iniciativa de melhoria de processos e 5 dicas para garantir uma boa gestão.
O que é gestão de processos?
A resposta à pergunta "o que é gestão de processos" vai muito além do conceito de mapear as atividades que ocorrem na rotina operacional corporativa. Essa é uma apenas uma parte da gestão de processos.
A gestão de processos é como uma empresa cria, edita e analisa os processos previsíveis que compõem o núcleo de seus negócios.
Cada departamento de uma empresa é responsável por pegar algumas matérias-primas ou dados e transformá-los em outra coisa. Pode haver uma dúzia ou mais de processos principais com os quais cada departamento trabalha.
Ao realizar a gestão de processos, uma empresa dá um passo atrás, mapeia seus processos e analisa todos esses processos individualmente e sob uma perspectiva geral.
O gestor analisa o estado atual e identifica áreas de melhoria para criar uma organização mais eficiente e eficaz.
Como uma iniciativa de otimização da gestão de processos beneficia uma organização?
Uma iniciativa de melhoria na gestão de processos gera vários benefícios tangíveis e intangíveis para as empresas.
Benefícios tangíveis são mais fáceis de quantificar e, muitas vezes, ocupam o centro do palco na área de melhoria de processos. Eles incluem custos operacionais reduzidos, receitas mais altas e conformidade aprimorada com os padrões do setor.
Os benefícios intangíveis são difíceis de medir, mas são importantes para a imagem de uma organização. Exemplos de alguns dos benefícios intangíveis da melhoria na gestão de processos incluem uma imagem de marca aprimorada, níveis mais altos de satisfação do cliente e economia de tempo.
As organizações devem ter esses benefícios em mente quando começarem a investir seus recursos na otimização da gestão de processos.
Como melhorar a gestão de processos
Para melhor os processos e a gestão de processos como um todo, é preciso garantir a participação de todos os colaboradores, incluindo gerentes e trabalhadores da linha de frente.
Os programas e ferramentas de treinamento da empresa devem apresentar consistência e precisão, e os colaboradores devem ser recompensados pela adoção de comportamentos de trabalho que refletem seu compromisso com a melhoria do processo.
Melhore a cultura da empresa
Há uma grande diferença entre a construção de um programa que vise uma melhor gestão de processos e uma cultura de melhoria contínua na gestão de processos.
Construir uma cultura que valorize a melhoria do processo requer que você identifique os comportamentos que gostaria que os colaboradores pratiquem diariamente. Criar com sucesso uma cultura de melhoria contínua de processos envolve o seguinte:
- Os colaboradores permanecem engajados, propondo ideias e discutindo sugestões;
- Não haver variação na forma como diferentes colaboradores executam o mesmo trabalho;
- Todos os colaboradores entenderem seus papéis e como seu desempenho está vinculado aos resultados;
- Todos os colaboradores estarem focados em melhorar continuamente seus processos de trabalho.
Vincule a melhoria nos processos aos principais objetivos da organização
Seus colaboradores precisam ver a conexão entre seus esforços para melhorar os processos e o propósito da sua empresa.
Ao vincular as estratégias de melhoria de processos aos objetivos organizacionais, você estará mais apto a obter o apoio dos colaboradores em todas as áreas.
Solicite feedback dos colaboradores
Seus colaboradores da linha de frente são a melhor personificação dos processos de sua empresa. Eles executam as mesmas tarefas todos os dias e geralmente têm informações em primeira mão sobre pontos fortes e fracos de procedimentos.
Sugestões e feedback dos colaboradores da linha de frente podem desempenhar um papel extremamente importante na melhoria de seus processos.
Abaixo estão algumas estratégias para ajudar a incentivar os colaboradores de todos os departamentos da sua organização a enviar sugestões e comentários:
- Configure um endereço de e-mail para o qual os colaboradores podem enviar suas sugestões
- Certifique-se de que sua empresa tenha uma caixa de sugestões real nas instalações;
- Incentive os colaboradores a compartilhar ideias e sugestões verbalmente durante as reuniões;
- Garanta que os gerentes estejam abertos para ouvir feedback positivo e negativo;
Otimize as operações diárias
Muitas empresas nunca são capazes de crescer porque gastam toda a sua energia consertando processos que causam problemas.
Embora lidar com gargalos e outros problemas seja uma parte importante da melhoria de processos, uma abordagem mais produtiva é avaliar os procedimentos que não estão trazendo problemas.
Às vezes, um pequeno ajuste em um processo que parece estar funcionamento bem é o suficiente para aumentar consideravelmente a produtividade de toda a equipe.
Vale lembrar que é função do gerente fazer a gestão desses processos, monitorando a conformidade e estimulando sua equipe a ir atrás de melhorias para os processos e procedimentos.
Recompense colaboradores
Vincular incentivos e bônus é uma maneira eficaz de estimular o interesse dos colaboradores na conformidade dos processos.
Veja quais colaboradores estão cumprindo os processos com excelência e busque formas de recompensá-los.
Abaixo está um processo passo a passo para recompensar os colaboradores por permanecerem engajados na conformidade dos processos:
- Crie metas específicas relacionadas a gestão de processos para que os colaboradores atinjam;
- Escolha recompensas relevantes e desejáveis para os colaboradores (uma forma simples de reconhecimento perante toda a equipe já pode ser uma boa recompensa);
- Certifique-se de que os colaboradores também saibam como a realização de suas metas está influenciando a obtenção de metas da empresa.
Como você demonstrou interesse em aprender mais sobre gestão de processos, acreditamos que você está buscando melhorar a gestão da sua empresa de uma maneira geral. Por isso, preparamos o seguinte conteúdo para você: A importância do gerenciamento de risco para a pequena empresa