Uma iniciativa bem-sucedida de melhoria na gestão de processos é a chave para uma maior produtividade e vantagem sobre a concorrência.

Infelizmente, muitos executivos estão tão preocupados com o rápido crescimento e com o aumento dos lucros que ignoram a importância de avaliar os processos que implementaram quando o negócio foi lançado.

Não dedicar um foco adequado à gestão de processos pode levar a gargalos operacionais, serviço deficiente e baixa taxa de satisfação do cliente.

Abaixo, veja brevemente o que é gestão de processos, os principais benefícios de uma iniciativa de melhoria de processos e 5 dicas para garantir uma boa gestão.

O que é gestão de processos?

A resposta à pergunta "o que é gestão de processos" vai muito além do conceito de mapear as atividades que ocorrem na rotina operacional corporativa. Essa é uma apenas uma parte da gestão de processos.

A gestão de processos é como uma empresa cria, edita e analisa os processos previsíveis que compõem o núcleo de seus negócios.

Cada departamento de uma empresa é responsável por pegar algumas matérias-primas ou dados e transformá-los em outra coisa. Pode haver uma dúzia ou mais de processos principais com os quais cada departamento trabalha.

Ao realizar a gestão de processos, uma empresa dá um passo atrás, mapeia seus processos e analisa todos esses processos individualmente e sob uma perspectiva geral.

O gestor analisa o estado atual e identifica áreas de melhoria para criar uma organização mais eficiente e eficaz.

Como uma iniciativa de otimização da gestão de processos beneficia uma organização?

Uma iniciativa de melhoria na gestão de processos gera vários benefícios tangíveis e intangíveis para as empresas.

Benefícios tangíveis são mais fáceis de quantificar e, muitas vezes, ocupam o centro do palco na área de melhoria de processos. Eles incluem custos operacionais reduzidos, receitas mais altas e conformidade aprimorada com os padrões do setor.

Os benefícios intangíveis são difíceis de medir, mas são importantes para a imagem de uma organização. Exemplos de alguns dos benefícios intangíveis da melhoria na gestão de processos incluem uma imagem de marca aprimorada, níveis mais altos de satisfação do cliente e economia de tempo.

As organizações devem ter esses benefícios em mente quando começarem a investir seus recursos na otimização da gestão de processos.

Como melhorar a gestão de processos

Para melhor os processos e a gestão de processos como um todo, é preciso garantir a participação de todos os colaboradores, incluindo gerentes e trabalhadores da linha de frente.

Os programas e ferramentas de treinamento da empresa devem apresentar consistência e precisão, e os colaboradores devem ser recompensados ​​pela adoção de comportamentos de trabalho que refletem seu compromisso com a melhoria do processo.

Melhore a cultura da empresa

Há uma grande diferença entre a construção de um programa que vise uma melhor gestão de processos e uma cultura de melhoria contínua na gestão de processos.

Construir uma cultura que valorize a melhoria do processo requer que você identifique os comportamentos que gostaria que os colaboradores pratiquem diariamente. Criar com sucesso uma cultura de melhoria contínua de processos envolve o seguinte:

  • Os colaboradores permanecem engajados, propondo ideias e discutindo sugestões;
  • Não haver variação na forma como diferentes colaboradores executam o mesmo trabalho;
  • Todos os colaboradores entenderem seus papéis e como seu desempenho está vinculado aos resultados;
  • Todos os colaboradores estarem focados em melhorar continuamente seus processos de trabalho.

Vincule a melhoria nos processos aos principais objetivos da organização

Seus colaboradores precisam ver a conexão entre seus esforços para melhorar os processos e o propósito da sua empresa.

Ao vincular as estratégias de melhoria de processos aos objetivos organizacionais, você estará mais apto a obter o apoio dos colaboradores em todas as áreas.

Solicite feedback dos colaboradores

Seus colaboradores da linha de frente são a melhor personificação dos processos de sua empresa. Eles executam as mesmas tarefas todos os dias e geralmente têm informações em primeira mão sobre pontos fortes e fracos de procedimentos.

Sugestões e feedback dos colaboradores da linha de frente podem desempenhar um papel extremamente importante na melhoria de seus processos.

Abaixo estão algumas estratégias para ajudar a incentivar os colaboradores de todos os departamentos da sua organização a enviar sugestões e comentários:

  • Configure um endereço de e-mail para o qual os colaboradores podem enviar suas sugestões
  • Certifique-se de que sua empresa tenha uma caixa de sugestões real nas instalações;
  • Incentive os colaboradores a compartilhar ideias e sugestões verbalmente durante as reuniões;
  • Garanta que os gerentes estejam abertos para ouvir feedback positivo e negativo;

Otimize as operações diárias

Muitas empresas nunca são capazes de crescer porque gastam toda a sua energia consertando processos que causam problemas.

Embora lidar com gargalos e outros problemas seja uma parte importante da melhoria de processos, uma abordagem mais produtiva é avaliar os procedimentos que não estão trazendo problemas.

Às vezes, um pequeno ajuste em um processo que parece estar funcionamento bem é o suficiente para aumentar consideravelmente a produtividade de toda a equipe.

Vale lembrar que é função do gerente fazer a gestão desses processos, monitorando a conformidade e estimulando sua equipe a ir atrás  de melhorias para  os  processos e procedimentos.

Recompense colaboradores

Vincular incentivos e bônus é uma maneira eficaz de estimular o interesse dos colaboradores na conformidade dos processos.

Veja quais colaboradores estão cumprindo os processos com excelência e busque formas de recompensá-los.

Abaixo está um processo passo a passo para recompensar os colaboradores por permanecerem engajados na conformidade dos processos:

  • Crie metas específicas relacionadas a gestão de processos para que os colaboradores atinjam;
  • Escolha recompensas relevantes e desejáveis ​​para os colaboradores (uma forma simples de reconhecimento perante toda a equipe já pode ser uma boa recompensa);
  • Certifique-se de que os colaboradores também saibam como a realização de suas metas está influenciando a obtenção de metas da empresa.

Como você demonstrou interesse em aprender mais sobre gestão de processos, acreditamos que você está buscando melhorar a gestão da sua empresa de uma maneira geral. Por isso, preparamos o seguinte conteúdo para você: A importância do gerenciamento de risco para a pequena empresa

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