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Como administrar uma empresa: o guia completo para você não errar

Saber como administrar uma empresa é um dos grandes segredos que um bom gestor deve saber. Somente assim a empresa poderá caminhar rumo ao sucesso desejado.

Independentemente do tamanho da organização, administrar uma empresa sempre será um desafio. A empresa pode ter cinco, mil ou 50 mil funcionários; os desafios serão diferentes, mas sempre estarão presentes.

O empreendedorismo tem sido uma alternativa escolhida por muitas pessoas que não veem mais a empregabilidade usual como a melhor forma de ganhar a vida.

Os números comprovam essa realidade: nos primeiros cinco meses de 2017, exatos 955.368 novos empreendimentos foram abertos. Os dados são do Serasa Experian sobre o nascimento de empresas.

Essa tem sido uma resposta também ao desemprego que tem afetado muitas famílias brasileiras nos últimos anos. No entanto, abrir uma empresa e conseguir o seu CNPJ é apenas o primeiro passo que antecede muitos outros.

O empreendedor, que provavelmente vai assumir o papel de gestor da empresa ou que irá procurar alguém que o faça, deverá também abraçar uma rotina como a de qualquer empresário.

Essa não é uma tarefa fácil, mas nós separamos esse passo a passo ajude você nesse desafio de aprender como administrar uma empresa.

Como administrar uma empresa: aprendendo o passo a passo

Então você quer começar seu próprio negócio, certo?

Talvez você seja realmente conhecedor e apaixonado por algo, ou tenha encontrado uma maneira de preencher uma lacuna no mercado.

Onde quer que estejam seus interesses, quase certamente há uma maneira de transformá-lo em um negócio.

Essa jornada não é fácil: iniciar um negócio requer muito tempo, esforço e trabalho duro, e muitos candidatos a empreendedores acabam fracassando. Mas, se sua empresa sobreviver, as recompensas valerão os obstáculos que você enfrentará no caminho para o sucesso.

Há muito a considerar e planejar antes do lançamento, e é importante se preparar para o empreendedorismo.

Se você acha que está pronto para começar seu primeiro negócio, aqui está uma visão geral passo-a-passo do que você precisa fazer para que isso aconteça.

1. Refina sua ideia

Se você está pensando em começar um negócio, provavelmente já tem uma ideia do que quer vender ou, pelo menos, do mercado em que deseja entrar.

Faça uma busca rápida por empresas existentes no setor escolhido. Saiba o que os líderes atuais da marca estão fazendo e descubra como você pode fazer melhor.

Se você acha que sua empresa pode oferecer algo que outras empresas não oferecem (ou oferecem a mesma coisa, mas é mais rápido e mais barato), você tem uma ideia sólida e está pronto para criar um plano de negócios.

Outra opção é abrir uma franquia de uma empresa estabelecida.

O conceito, a marca e o modelo de negócios já estão em vigor; tudo que você precisa é de uma boa localização e os meios para financiar sua operação.

2. Escreva um plano de negócios

Agora que você tem a sua ideia, precisa fazer algumas perguntas importantes:

Qual é o objetivo do seu negócio? Para quem você está vendendo? Quais são seus objetivos finais? Como você vai financiar seus custos de inicialização?

Essas perguntas podem ser respondidas em um plano de negócios bem escrito.

Vários desses erros normalmente são cometidos por novas empresas apressando-se em coisas sem refletir sobre esses aspectos do negócio.

Você precisa encontrar sua base de clientes-alvo. Quem vai comprar seu produto ou serviço? Se você não consegue encontrar evidências de que há uma demanda por sua ideia, qual seria o objetivo?

Realizar uma pesquisa de mercado completa em seu campo e demografia da clientela potencial é uma parte importante da elaboração de um plano de negócios. Isso envolve a realização de pesquisas de campo, grupos focais e a pesquisa de dados públicos.

Um plano de negócios ajuda você a descobrir para onde a sua empresa está indo, como vai superar as dificuldades potenciais e o que você precisa para sustentá-la.

3. Avalie suas finanças

Começar qualquer negócio tem um preço, então você precisa determinar como você vai cobrir esses custos.

Você tem os meios para financiar sua startup ou precisará pedir dinheiro emprestado? Se você está planejando deixar seu emprego atual para se concentrar em seu negócio, você tem algum dinheiro para se sustentar até começar a ter lucro? Descubra o quanto você vai precisar.

Os especialistas geralmente concordam que as empresas iniciantes fracassam porque ficam sem dinheiro muito rápido antes de obter lucro.

Nunca é uma má ideia superestimar a quantidade de capital inicial que você precisa, pois pode demorar um pouco até que o negócio comece a gerar uma receita sustentável.

Se você precisar de assistência financeira, um empréstimo comercial através de um banco é um bom ponto de partida, embora muitas vezes isso seja difícil de conseguir.

Startups que precisam de muito financiamento antes de começarem a vender podem considerar um investidor.

Os investidores geralmente fornecem vários milhões de reais ou mais para uma empresa iniciante, com a expectativa de que os patrocinadores tenham um papel ativo na administração de seus negócios.

4. Construa sua equipe

A menos que você esteja planejando ser um microempreendedor individual, precisará contratar uma ótima equipe para fazer sua empresa decolar.

Uma empresa é construída por pessoas. Identificar sua equipe fundadora, entender quais lacunas existem e determinar como e quando abordá-las deve ser a principal prioridade.

Descobrir como a equipe trabalhará em conjunto é igualmente importante. Definição de papéis e responsabilidades, divisão de trabalho, como dar feedback, ou como trabalhar em conjunto quando nem todos estão na mesma sala vai lhe poupar muita dor de cabeça.

5. Faça sua marca aparecer

Antes de começar a vender seu produto ou serviço, você precisa construir sua marca e se mostrar existente no mercado.

Crie um logotipo que possa ajudar as pessoas a identificar facilmente sua marca e seja consistente ao usá-lo em todas as suas plataformas, incluindo o site da empresa.

Use as mídias sociais para espalhar a notícia sobre seu novo negócio, talvez como uma ferramenta promocional para oferecer cupons e descontos aos seguidores assim que você iniciar.

Saiba fazer chamadas para redes sociais chamativas para levar seu público da rede social para o site da sua empresa ou blog.

Certifique-se de também manter esses ativos digitais atualizados com conteúdo relevante e interessante sobre sua empresa e sua indústria.

Criar um plano de marketing que vai além do seu lançamento é essencial para construir uma clientela e continuar divulgando o seu negócio.

Esse processo, especialmente no começo, é tão importante quanto fornecer um produto ou serviço de qualidade.

Características que um bom gestor deve ter para administrar uma empresa

Para que a empresa alcance os seus objetivos, é necessário contar com um gestor que a lidere nesse caminho da melhor maneira possível.

Por isso, com certeza, a melhor dica que podemos te dar é: fique atento ao gestor da sua empresa! Se você mesmo for assumir esse papel, não deixe de saber quais princípios você precisará para gerir a sua empresa.

O gestor precisa ser devidamente capacitado e comprometido para que o sucesso seja uma realidade.

Aprender como administrar uma empresa envolverá questões de sobrevivência, manutenção, expansão e crescimento.

A amplitude dessa responsabilidade abrange diferentes áreas dentro de uma empresa. Com certeza, é preciso que o gestor saiba como lidar com setores que abarcam funções e realidades distintas.

Iremos discorrer um pouco mais sobre isso na medida em que disponibilizamos logo a seguir as melhores dicas de como administrar uma empresa.

O administrador é aquele profissional que vai gerir a empresa. Esse colaborador é uma peça essencial no funcionamento da organização e ele precisa saber como administrar uma empresa.

Essa é uma obrigação primária e, por esse motivo, se ater às características de um administrador é um dos principais passos para ter uma boa gestão na sua empresa.

Existem algumas características e habilidades pessoais que podem ser desenvolvidas por cada um de nós. E, nesse caso, um bom gestor deve trabalhá-las constantemente.

Fique de olho nas características de um bom administrador. Vamos ver algumas delas?

Organização

Para que um gestor de fato saiba como administrar uma empresa, a organização é essencial.

Ela será necessária para que todos os processos sejam realizados com qualidade. Um administrador que não tem organização pode se perder em coisas simples:

"Será que já emiti aquela nota fiscal?", "qual é o prazo para determinada entrega?", "quando será a reunião com a equipe de vendas", ou ainda, "quando devo me encontrar com o cliente?".

Já pensou em ter alguém com esse perfil liderando uma empresa? Seria um caos e, com certeza, a organização como um todo pagaria caro por isso.

Liderança

Ser um líder é muito mais do que ocupar um cargo que lhe dê uma certa autoridade e faça com que você tenha pessoas respondendo a você.

Ser um líder significa guiar a sua equipe com entusiasmo e autenticidade para que os seus objetivos sejam alcançados. Um bom líder possui uma visão sistêmica da empresa e leva em consideração a necessidade de delegar tarefas, mas também de dar o exemplo certo.

A liderança é uma habilidade que pode ser desenvolvida e hoje existem muitas ferramentas e materiais que podem te ajudar nessa tarefa.

Aqui estão algumas dicas de livros que irão te fornecer o conhecimento necessário para colocar uma boa liderança em prática:

  • O Monge e o Executivo - James C. Hunter;
  • As 21 Irrefutáveis Leis da Liderança - John C. MaxWell;
  • Empresas feitas para Vencer - Jim Collins;
  • A Inteligência Emocional na formação do Líder de Sucesso - Daniel Goleman.

Boa comunicação

As falhas na comunicação são as principais razões que causam conflitos dentro de equipes. Nesse sentido, é primordial que o gestor da empresa tenha uma comunicação clara e efetiva.

A habilidade de comunicação é importante para realizar negociações, lidar com fornecedores e instigar seus liderados a caminharem na mesma visão.

A falta de clareza na comunicação interna pode afetar diretamente a realização dos processos dentro da empresa e, como consequência, a relação entre pessoas e os próprios resultados da organização.

Flexibilidade

A realidade de uma empresa é completamente mutante. Em algumas situações, o gestor pode esperar uma coisa e outra completamente diferente pode acontecer.

Seja em relação aos clientes da empresa ou em relação aos membros de sua equipe, as reações das pessoas podem ser inesperadas e o gestor precisa estar preparado para lidar com isso.

A flexibilidade também pode ser vista ao receber indagações ou sugestões de pessoas próximas.

Para que a equipe continue fluindo e entregando bons resultados, é necessário que essas falas sejam ouvidas por parte do gestor.

Conhecimento das finanças

Por último, queremos destacar uma característica muito importante. O gestor de uma organização, a fim de saber como administrar uma empresa, não pode deixar de ter conhecimento das finanças.

Ainda que ele tenha todas as características acima, se ele não souber como lidar com as finanças tudo pode ir por água abaixo.

Administrar a vida financeira de uma empresa de maneira equivocada pode causar prejuízos enormes para o futuro da organização.

É necessário que o gestor esteja familiarizado com alguns termos comuns à contabilidade que são essenciais no cotidiano da empresa.

Alguns desses termos são referentes ao regime tributário no qual a empresa irá se enquadrar para realizar o pagamento dos seus impostos.

No Brasil temos alguns tipos de regime tributário vigentes. São eles: Simples Nacional, Lucro Real e Lucro Presumido.

Saber mais sobre esses tipos de regime tributário é essencial para que o gestor saiba como administrar uma empresa de fato. Não deixe de conferir o nosso artigo Regime Tributário: conheça os tipos e saiba como escolher melhor. Com esse conteúdo você terá ainda mais conhecimento sobre os aspectos necessários para administrar uma empresa.

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Natália Lima

Natália Lima

Co-Founder & CFO - Keruak Software. Carreira em Administração de Empresas. MBA em Controladoria e Gestão Estratégica. Para se ter sucesso basta dar o melhor de si e deixar os resultados com Deus.

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