Qual é a importância da conciliação contábil para o meu negócio?

A contabilidade é essencial para a organização e sobrevivência de qualquer empresa, independente da sua forma de tributação. Só assim é possível saber o valor de seus ativos, passivos, receitas, custos, lucratividade e produtividade. Portanto, fazer uma conciliação contábil é uma importante estratégia para a saúde financeira do seu negócio.

Nada de fazer cara feia para um conceito que parece tão teórico e restrito ao mundo da contabilidade. Conciliação contábil é mais fácil do que você pensa!

A conciliação contábil é a conferência dos valores debitados ou creditados nos registros contábeis da organização, confrontando-os com os respectivos suportes e documentos de origem, em caráter interno ou externo.

Ou seja, nada mais é do que a conferência mensal, semestral ou anual de cada conta contábil com os relatórios dos mais diferentes setores, que dão suporte aos lançamentos contábeis.

Cada conta contábil do balanço deve ser verificada e ter a composição de saldo validada.

Podemos citar como demonstrativos que auxiliam na conferência e na correção dos saldos são planilhas de cálculos, relatórios e extratos.

Uma planilha de empréstimos bancários com juros e atualizações é um excelente demonstrativo, por exemplo.

Mas por que é tão importante fazer uma conciliação contábil?

Ao longo da movimentação contábil de uma empresa, diversos lançamentos são feitos, gerando grande possibilidade de ocorrência de falhas nos descontos e nas compensações.

Se esses erros não são corrigidos antes o fechamento mensal, os saldos das contas podem ser prejudicados, trazendo reflexos para as demonstrações financeiras da empresa, mascarando, portanto, sua situação patrimonial.

Entre os erros mais comuns podemos citar:

• Valores lançados a mais ou a menos;
• Troca de contas;
• Inversão de contas;
• Lançamentos em duplicidade;
• Omissão de lançamentos;

No encerramento da movimentação contábil do ano, por exemplo, é imprescindível que os saldos de todas as contas da contabilidade sejam corretos, ou seja, precisam corresponder exatamente aos saldos reais estimados na data de fechamento adotada.

E é aqui que está tamanha importância da conciliação contábil. Essa é uma ferramenta essencial para a manutenção precisa da escrituração contábil e da saúde das contas, para que sejam geradas as informações exatas para a gestão financeira e as tomadas de decisão do negócio.

O processo de conciliação contábil pode ser centralizado na própria área de contabilidade ou pelo envolvimento dos setores da organização que também são responsáveis pela geração dos fatos contábeis.

Quanto à periodicidade, o recomendável é fazer uma conciliação contábil mensal. Assim, um erro de um mês não permanece no outro e no fechamento do ano, não terá retrabalho.

Os meios de correção mais utilizados pela conciliação contábil são: estorno de lançamento, lançamento complementar e lançamento retificativo.

Quais são os tipos de conciliação contábil?

A conciliação contábil nas empresas pode ocorrer de três diferentes maneiras: conciliação bancária, conciliação de folha de pagamento e conciliação de clientes e fornecedores.

Entenda as particularidades de cada uma delas:

Conciliação bancária

A conciliação bancária é uma comparação feita entre o saldo interno de uma empresa e o extrato bancário. As entradas e saídas de recursos financeiros são conferidas, somadas aos saldos e às movimentações da conta-corrente.

O comparativo precisa levar em conta cada operação e sua classificação de acordo com o planejamento financeiro.

O principal objetivo de uma conciliação bancária é avaliar se os procedimentos do controle interno estão corretos e se todos os lançamentos estão de acordo com os extratos bancários.

A conciliação bancária na parte contábil ocorre quando:

Um cheque é utilizado como maneira de aumentar o caixa. Débito – Caixa ou Crédito – Banco.
Um cheque é usado para pagar obrigações. Débito – Fornecedor ou Crédito – Banco.
Constam no extrato as tarifas cobradas pelos bancos para manutenção de conta. Débito – Despesas bancárias ou Crédito – Banco.

Conciliação de folha de pagamento

Na conciliação de folha de pagamento, os registros contábeis precisam refletir adequadamente as movimentações geradas pelo sistema de folha de pagamento.

O ciclo da folha de pagamento da sua empresa afeta muitos aspectos da contabilidade do seu negócio.

Além da remuneração dos colaboradores, as despesas de folha de pagamento também envolvem impostos, taxas de seguro-desemprego e obrigações fiscais federais. Por isso, conciliar a folha de pagamento no final de cada ciclo de pagamento é fundamental.

A relevância da conciliação de folha de pagamento está em:

• Confirmar as horas por período de pagamento para cada empregado de acordo com a apuração do sistema de apontamento;
• Garantir a taxa de pagamento para cada empregado, levando em conta horas extras e férias;
• Confirmar que os salários devidos a cada empregado estão adequados com os cálculos do período de pagamento;
• Verificar se as despesas de folha de pagamento para o período estão programadas na conta correta da empresa.

É sempre melhor executar a conciliação de folha de pegamento pelo menos dois dias antes da data de pagamento dos colaboradores, para se ter tempo de corrigir qualquer erro antes da efetivação.

Conciliação de clientes e fornecedores

A conciliação de clientes e fornecedores nada mais é que a comparação entre os valores provisionados e liquidados no sistema de contas a receber e contas a pagar da organização.

Este processo contempla a conferência dos relatórios gerados pelo sistema financeiro da empresa, onde são lançados os documentos de faturamento e recebimento da empresa (contas a receber), confrontando esses dados com a razão contábil das contas dos clientes.

O processo de conciliação de contas a pagar e razão de fornecedores tem o mesmo conceito, pois se trata de lançamentos de pagamentos no sistema financeiro da empresa, que serão confrontados com as razões contábeis das contas de fornecedores.

Em algumas organizações, a conciliação de clientes e fornecedores ocorre pela comparação entre saldos e composição da posição em aberto do que será pago e recebido.

A conciliação contábil é um instrumento de detecção de falhas e equívocos financeiros, mas também uma ferramenta controle preventivo, pois, realizada constantemente, é essencial a manutenção do controle financeiro e bom encerramento das demonstrações contábeis.

Além da conciliação contábil, outra alternativa para os gestores que querem garantir a saúde financeira da sua organização é a realização de um diagnóstico financeiro. Saiba mais sobre o assunto baixando o nosso e-book gratuitamente!