Uma boa gestão financeira é uma arma essencial para o sucesso da empresa. Entre as suas tarefas mais importantes, está o fluxo de caixa, que permite o controle de contas a receber e a pagar.

Estar de olho em tudo o que entra e sai na empresa é um requisito para se manter no mercado.

O controle de contas a receber e a pagar pode parecer uma tarefa difícil – principalmente se há atrasos, prazos diferentes de pagamento para cada cliente e conta com um sistema de cobrança pouco eficiente.

Mais importante do que honrar todas as suas contas em dia, é controlar seus ganhos! O bom controle de contas a receber pode ser a diferença entre um caixa positivo e finanças em desordem.

Para garantir a saúde financeira do seu negócio e manter os lucros nas alturas, preparamos este artigo para ajudá-lo a fazer controle de contas a receber. Boa leitura!

O que é o controle de contas a receber?

Se fôssemos criar um conceito de “controle de contas a receber”, seria o acompanhamento das receitas que a empresa tem para receber dos seus clientes, sejam elas provenientes de pagamento parcelado ou vencimento futuro.

As contas a receber não são uma mera formalidade entre clientes e empresas, mas um compromisso que, se não cumprido, pode colocar a existência do negócio em risco.

É comum que muitos empreendedores saibam exatamente quanto venderam em um determinado período de tempo, que é o que chamamos de regime de competência. No entanto, poucos sabem o quanto receberam ou quais foram os pagamentos que entraram no mesmo período, que é o regime de caixa.

Não ter controle de contas a receber, nesse caso, é perigoso! Esse conhecimento é muito importante em uma realidade na qual as empresas fazem muitas vendas a prazo, o que faz com que o total vendido em um período não seja o mesmo recebido (pago efetivamente pelos clientes).

Hoje, é muito comum a existência de pagamentos via boletos, crediários, cheques, cartões de débito e crédito e carnês.

Essas são facilidades de pagamentos que ajudam os clientes, mas, se o gestor não estiver atento, pode acabar por prejudicar o controle de contas a receber.

Portanto, o controle de contas a receber consiste no acompanhamento de todos os recebíveis que sua empresa tem por direito, sejam eles à vista ou a prazo.

É fundamental que um gestor conheça detalhadamente seu ciclo financeiro.

A importância do controle de contas a receber

Com um bom controle de contas a receber, teremos alguns benefícios importantes em mãos:

  • Conhecimento dos clientes que pagam em dia (e, assim, buscar mantê-los sempre ativos);
  • Análise dos valores a receber e dos inadimplentes;
  • Comparação com as contas a pagar, para entender necessidade de caixa para os meses futuros;
  • Melhor programação de cobranças;
  • Antecipação a momentos de crise financeira;
  • Ajuda no controle do fluxo de caixa.

Como fazer o controle de contas a receber

Fazer o controle de contas a receber é uma tarefa que irá variar de acordo com o tamanho do negócio, formas de pagamento disponibilizadas e número de clientes ativos.

Nesse caso, há empresas que conseguem manter o controle com simples planilhas, enquanto outras precisam utilizar sistemas ERPs para integrar o setor de vendas com o financeiro de sua empresa.

No entanto, há um ciclo de hábitos que podem te auxiliar a planejar o melhor método de controle de contas a receber. Confira!

 

  • Registre todas as contas que você tem a receber (principalmente as a prazo!)

 

Esse é o passo inicial de qualquer controle financeiro. Você deve fazer um registro das contas de recebimentos que existem no seu negócio.

Com o plano de contas de recebimentos pronto, você deve registrar as contas a receber de vendas que ainda não foram pagas ou agendadas para pagamento futuro.

Vamos supor que você é dono de uma loja de eletrodomésticos e realizou uma venda de um fogão a prazo. Nesse caso, pode assim registrar:

Venda de um fogão para o Sr. Guilherme no valor de R$920,00 (novecentos e vinte reais), com recebimento por carnê em três parcelas e vencimento no dia 10 de cada mês. Sendo a primeira parcela para o dia 10/10/2017.

 

  • Separe-as por tipo de recebimento

 

Depois de enumerar todas as contas a receber, é fundamental classificar cada tipo de recebimento, ou seja, detalhar bem como será recebido esse pagamento. Assim, é possível planejar o recebimento e saber onde e como identificá-lo.

No caso de um recebimento por cartão de débito ou crédito, o dinheiro cairá automaticamente em sua conta corrente.

Caso seja um cheque, é necessário ir ao banco descontá-lo e no caso de um carnê, o cliente irá até seu estabelecimento realizar o pagamento.

 

  • Elenque as contas por ordem de recebimento

 

Nesta etapa, você deve classificar os recebimentos em ordem cronológica, do recebimento mais recente ao mais tardio.

Assim é possível prever quanto terá de recebimento para cada dia ou período.

 

  • Faça o acompanhamento mês a mês

 

Com todos os lançamentos de contas a receber registrados e as datas de recebimento, é necessário fazer o controle mês a mês.

Normalmente essa prática é feito em conjunto com extrato bancário e comprovantes de pagamentos enviados por clientes.

Dessa forma, é possível verificar quais clientes atrasaram com o pagamento daquele mês e, assim, verificar possíveis razões da inadimplência.

O acompanhamento mês a mês permite ainda uma série de análises. É possível avaliar se o número de contas a receber está caindo gradativamente, se os atrasos estão sendo recorrentes e quais condições de pagamento são mais vantajosas.

 

  • Controle as inadimplências

 

Definidas as quatro etapas anteriores do controle de contas a receber, é possível acompanhar quais clientes estão pagando em dia e quais não estão.

Com essa avaliação, você poderá entrar em contato com os inadimplentes para realizar a cobrança dos pagamentos atrasados.

Além disso, com algum tempo de controle, você conseguirá monitorar alguns indicadores importantes, como por exemplo a taxa de inadimplência. Essa taxa mede qual o percentual de vendas que não são pagas ou que são pagas com atraso.

3 análises indispensáveis para o controle

Além das tarefas que auxiliam no controle de contas a receber, há três análises acerca dos recebimentos que ajudarão a comprovar a saúde financeira do seu negócio.

 

  • A empresa terá dinheiro nas próximas duas semanas?

 

Essa primeira análise é justamente sobre como estará seu controle financeiro a curto prazo.

Talvez hoje você tenha dinheiro, mas talvez daqui uma semana não. Sua empresa precisa antecipar-se a possíveis faltas de dinheiro.

 

  • As contas a receber são o suficiente para pagar as dívidas?

 

Essa análise é importante para verificar se o número de vendas é o suficiente para custear os compromissos e gerar lucro para o negócio.

 

  • Até o final do ano, como estará a situação?

 

Essa primeira é uma análise que permite saber a saúde financeira do negócio a médio prazo. Você precisa avaliar a diferença entre todas as entradas e saídas previstas.

Se as contas a pagar ultrapassarem o valor de contas a receber até o fim do ano, indica que é necessário procurar novos negócios o quanto antes.

5 dicas para facilitar o controle

Agora que você já sabe como fazer o controle de contas a receber e por que isso é tão importante, vamos te dar algumas dicas de como facilitar essa força-tarefa.

 

  • Registre tudo

 

Anote as transações financeiras da empresa, assim como as contas a receber. O bom e velho planejamento financeiro é fundamental nessa tarefa.

Além disso, estime sempre a quantia que a empresa deve receber nos próximos períodos, a fim de organizar seu orçamento e entender seu fluxo de caixa.

Na sua planilha de contas a pagar, é necessário manter dados atualizados de seus credores, além do montante total a ser pago, o valor e o número de parcelas restantes, e as datas de vencimento.

 

  • Acerte na precificação

 

Se sua formação de preço estiver equivocada, você terá problemas para pagar todas as suas contas.

Ao cobrar menos do que seria o necessário, você automaticamente precisa vender mais. E se praticar preços acima do mercado, certamente terá dificuldades para conseguir clientes.

Constantemente você deve monitorar sua precificação e avaliar as margens do seu produto e verificar se a precificação é ideal para o impulsionamento de lucros.

 

  • Cobre os inadimplentes

 

No caso das compras parceladas, a empresa espera receber determinadas quantias dentro das datas combinadas.

No entanto, por infinitas razões, alguns clientes não conseguem honrar com as parcelas no prazo combinado.

Nesse caso, infelizmente, é necessário realizar uma cobrança. Mas isso não significa ter uma atitude incisiva, mas uma estratégia de abordagem do cliente adequada.

Em geral, a razão do não pagamento é a falta momentânea de dinheiro e a má organização das finanças pessoais.

Um recurso muito utilizado pela maioria das empresas é a renegociação de valores. Converse com seu cliente para fazer um acordo sobre uma nova quantia, seja com valor abatido ou em maior número de parcelas.

Essa é uma boa alternativa para continuar entrando dinheiro no fluxo de caixa da empresa e ajudar o seu cliente a honrar o compromisso.

 

  • Estimule o pagamento antecipado com benefícios

 

Para manter uma boa entrada de dinheiro da sua empresa, uma boa estratégia é oferecer benefícios para os clientes que pagarem antecipadamente suas dívidas.

Ofereça vantagens por isso, como descontos, ofertas especiais ou brindes para seus clientes.

Essa também é uma ideia que também melhorará o relacionamento com o cliente, possibilitando que ele feche negócio com a sua empresa mais vezes.

 

  • Utilize um software de gestão financeira

 

O controle das contas a receber pode ser realizado por uma planilha ou até mesmo manualmente.

No entanto, para evitar falhas de registros e agilizar o controle, uma boa dica é investir em um software de gestão financeira.

Além de facilitar o controle das contas, esses sistemas permitem o cálculo dos impactos da inadimplência sobre o negócio, o gerenciamento de contratos, emissão de relatórios de desempenho financeiro do negócio e muito mais!

Fazer o controle de contas a receber é fundamental para a saúde financeira da empresa, permitindo prever quais dias são melhores para realizar pagamentos, controlar as inadimplências e oferecer condições mais vantajosas para os clientes fidelizados.

A boa notícia é que os gestores não estão sozinhos na hora de fazer o controle de contas a receber. A tecnologia é uma importante aliada nessa tarefa! Quer saber como? Experimente o Keruak Software gratuitamente, por 30 dias.