Mapa de cotação de preços: aprenda a fazer sua gestão de compras

A gestão de compras é uma atividade essencial para o sucesso das empresas, pois influencia diretamente no relacionamento da marca com o mercado que, quanto melhor, mais beneficia a empresa diante da concorrência. A principal arma da gestão de compras é um bom mapa de cotação de preços.

A cotação de preços nada mais é que a identificação das condições e dos valores de produtos e serviços necessários para a organização, visando a escolha de opções com melhor custo-benefício.

A aquisição de produtos e serviços é um fator decisivo nas empresas, pois se conduzida corretamente, possibilita a redução de custos e a otimização dos lucros.

Portanto, você consegue notar que traçar um mapa de cotação de preços é mais do que orçar valores, né?

Fazer um mapa cotação de preços, portanto, não pode ser entendido como uma atividade burocrática.

Sua elaboração é fundamental para que uma empresa entenda as diferenças de preços, identifique os melhores fornecedores e compre com mais assertividade.

O mapa de cotação de preços não é uma ferramenta restrita às grandes empresas ou às grandes compras. Esse é um modelo muito útil para PMEs e também para compras de baixo volume.

A cotação de preços não é apenas um orçamento, mas um conjunto de informações sobre o produto/serviço a ser comprado, como quantidade, fornecedores, custo médio e outros aspectos que têm peso na tomada de decisão.

Todos esses aspectos presentes no mapa de cotação de preços devem resultar na melhor escolha de compra, para que por fim, possa haver aumento da qualidade da produção.

Hoje nós vamos acabar com aquela ideia de que um mapa de cotação de preços é só uma lista de valores.

Continue a leitura e aprenda a tomar decisões de compras mais estratégicas!

Cotação de preços é diferente de orçamento

Quando o assunto é estimar preços, todo mundo pensa em orçamento. E, quando falamos sobre cotação de preços, é comum imaginar que esse é um sinônimo de orçamento.

O orçamento diz respeito à previsão de gastos e receitas de um determinado período.

A cotação, por sua vez, é feita de dentro para fora. É como se a organização se lançasse a possibilidades.

A empresa faz suas solicitações no mercado, pedindo informações sobre preço e condições de compra de produtos e serviços que necessita.

Os negócios recebem as solicitações da empresa em questão e emitem documentos com suas características para o fechamento do negócio, como preços, prazos e formas de pagamento.

Uma cotação de preços deve priorizar a negociação dos melhores preços e condições de pagamento, mas sempre se preocupando com a qualidade dos produtos, devido à influência direta sobre o desempenho dos negócios e lucratividade da empresa.

A cotação de preços significa redução de despesas e economia, mas sem deixar de lado a qualidade.

As regras essenciais de uma cotação de preços

Antes de definir cada etapa de elaboração do mapa de cotação de preços, é fundamental conhecer as regras para começar uma cotação de preços.

A cotação de preços precisa ser uma prática constante no ambiente empresarial, afinal, ela tem grande peso na saúde financeira.

Conheça as três regrinhas básicas para garantir uma boa cotação de preços:

Regra 1: Nunca aceite o primeiro preço

Sabe aquela velha prática de “dar uma choradinha” para conseguir um bom desconto? Essa regra vale para as empresas sim!

Depois de receber uma primeira cotação, negocie com o fornecedor, solicite descontos e veja o melhor preço possível a ser oferecido.

Verificar as condições de pagamento também é muito importante! Veja se o pagamento à vista gera abatimentos, por exemplo.

Se o preço apresentado não estiver de acordo com o estimado, não hesite de procurar novos fornecedores. Lembre-se: a concorrência é alta; certamente há o fornecedor perfeito esperando por você.

Regra 2: Cote com, no mínimo, três fornecedores diferentes

Três cotações é o mínimo que você deve considerar para garantir uma compra segura para a sua empresa.

Quanto mais você desconhece o mercado e a concorrência, mais opções de cotação é recomendável buscar.

É claro que muitas áreas de atuação praticam preços próximos, mas em outros casos, sobretudo na prestação de serviços, a diferença de valor entre alguns fornecedores pode ser alta.

Profissionalismo, capacidade de fornecimento e comprometimento da estrutura são alguns fatores que influenciam a variação.

Regra 3: Não seja dependente

Ser totalmente dependente de um único fornecedor pode ser extremamente prejudicial para a sua empresa. Isso porque, nessa relação, você vai:

Estar sujeito aos preços estabelecidos por ele;
Sujeitar-se também à qualidade (ou à falta dela), por falta de opção;
Aceitar variações bruscas de condições, que tendem a comprometer os resultados de suas atividades;
Submeter a sustentabilidade de seu negócio à existência desse fornecedor.
É claro que você pode ter preferência por um fornecedor, mas não se torne refém. Tenha sempre uma relação de outros fornecedores que podem te ajudar em situações emergenciais.

Como delimitar seu mapa de cotação de preços em 7 passos

Como você já sabe que um mapa de cotação de preços é aplicável para qualquer empresa, separamos as melhores táticas para aplicar no seu negócio.

Defina os materiais que você quer comprar

O primeiro item integrante do seu mapa de cotações é a sua necessidade. É importante delimitar ao máximo o que você necessita.

Qual o serviço o produto? Qual o tempo de duração necessária? Quantos itens? Essas informações precisam ser detalhadas para garantir que as cotações vão trazer o retorno esperado.

Selecione ao menos três fornecedores

A regra de ouro da cotação de preços é o segundo passo da definição do seu mapa.

Busque telefonar para cada um dos fornecedores, entender o preço inicial, as formas de pagamento possíveis e os prazos de entrega.

Busque, nesse momento, buscar avaliações de clientes que já compraram com a empresa, para analisar a qualidade do material.

A cada cotação recebida, cadastre a quantidade, o mês da cotação, o funcionário responsável, bem como os valores e prazos.

Defina critérios indispensáveis

Defina critérios de qualidade indispensáveis para a sua compra, para que você saiba escolher a melhor opção entre as cotações recebidas.

Selecione os fornecedores com menor preço, menor prazo, melhores condições de pagamento e faça um apanhado geral, chamado feedback de cotação, sobre as possibilidades recebidas.

No feedback de cotação, coloque sua avaliação sobre as cotações a partir do cenário ideal, traçado no item um.

Confira o prazo de validade das cotações

Peça ao fornecedor que informe a validade da cotação. Assim, você saberá por quanto tempo poderá esperar que os preços praticados se mantenham fixos, e a partir de quando haverá variações.

É hora de barganhar

Antes de escolher entre pelo menos três propostas, negocie os valores, as condições de pagamento e de entrega.

É nesse momento que você confere as vantagens de pagar à vista ou as possibilidades de parcelamento.

Se sua intenção é comprar grandes volumes, vale a pena tentar descontos ou negociar prazos de entrega, que tendem a ser maiores.

Compre na melhor cotação

Negociado a proposta, compre, é claro, daquela que supre todos os critérios pré-estabelecidos.

No seu mapa de cotação de preços, registre mês a mês suas compras, o dia do pedido, a quantidade, custo por unidade e previsão de entrega.

Crie espaços para analisar seus resultados

No mapa de cotação de preços, é muito importante criar abas para registro dos seus gastos ao longo dos meses, para avaliar se tudo está de acordo com o orçamento.

Se houver aumento nos valores, que vão além das taxas de correção normais, considere procurar novos fornecedores!

Determinar um mapa de cotação de preços é a melhor ação para guiar sua empresa para uma decisão de compras mais consciente.

A cotação de preços é um importante passo na gestão de fornecedores. É claro que, aos poucos, você terá seus favoritos, mas é importante estar sempre de olho no mercado para a aproveitar as melhores oportunidades.

Agora que você já sabe como fazer um mapa de cotação de preços, potencialize os resultados financeiros da sua empresa com o nosso guia completo para atrair investidores.