/ Gestão Financeira

O que é backoffice e por que isso é importante para as empresas?

Responda rápido: como estão os processos internos da sua empresa? Se você demorou para responder, certamente a sua empresa tem problemas internos que estão afetando os resultados de vendas. Por isso, é hora de entender o que é backoffice.

O backoffice é importante para que muitas empresas melhorem a sua capacidade de operacionalizar as tarefas e garantir um fluxo adequado do trabalho.

Com o backoffice, é mais fácil garantir um bom andamento de todas as etapas envolvidas no atendimento da empresa e melhor gestão de todos seus processos.

Se não estiver bem familiarizado com este termo e não sabe como aplicá-lo no seu negócio, continue a leitura e entenda já o que é backoffice.

O que é backoffice?

Imagine uma operação de venda básica de uma empresa tradicional: primeiro, há o contato com o cliente, o pedido é realizado, ocorre o acionamento do estoque, a logística de entrega e o planejamento de uma nova compra.

Se há falhas em atrasos em qualquer uma das etapas, o destino é o prejuízo. Nesse caso aí está o papel do backoffice, função buscada pelo gestor para prevenir e corrigir desvios na operação que possam afetar seus resultados.

Backoffice pode ser traduzido para português como “retaguarda”. Corresponde às principais operações de um negócio para garantir que elas saiam de acordo com o esperado.

É o backoffice que determina o funcionamento de todas as operações internas de uma empresa e suprimento de soluções ao consumidor, sem que tenha que saber exatamente tudo o que é feito até que um produto ou serviço chegue a ele nas condições desejadas. 44

Os profissionais envolvidos no backoffice geralmente não atuam na linha de frente, mas são peças indispensáveis para garantir a continuidade das operações.

Lembre-se sempre que o que vale para o cliente é o resultado final, ou seja, o valor agregado pelo produto e a qualidade do serviço adquirido.

Dessa forma, a empresa deve trabalhar internamente, desde o pedido até a entrega, para que isso seja realizado com maestria.

O backoffice envolve o financeiro, marketing, atendentes, responsáveis pelo estoque e todos aqueles que se envolvem indiretamente com a atividade principal de sua empresa, mas que se falharem poderiam comprometê-la.

Quem compõe o backoffice?

Ok, agora que você já sabe o que é backoffice, deve estar curioso sobre quem faz todo este trabalho!

O backoffice é um papel daqueles colaboradores que prestam serviços indiretos, ou seja, não diretamente relacionados com a atividade principal da empresa.

No comércio, por exemplo, o backoffice é composto pelos colaboradores que não atuam nas vendas.

Já na indústria, são aqueles que não participam da produção, como os funcionários do administrativo, financeiro, estoque, jurídico, recursos humanos, entre outros não vinculados à atividade fim.

O backoffice é um grupo heterogêneo de colaboradores, que não aparece diretamente para o cliente, mas que é de grande importância para as operações do negócio.

Afinal, uma empresa não sobreviveria sem uma equipe de RH para realizar as contratações, ou então, sem os profissionais de logística para organizar a entrega, por exemplo.

Como o backoffice beneficia as empresas?

Se a sua empresa tem processos muito bem organizados, uma etapa que foge do controle é capaz de gerar impactos significativos!

Dessa forma, o backoffice tem papel semelhante ao de um controle de qualidade. Os profissionais de áreas de backoffice têm a missão de identificar esses problemas e solucioná-los antes que eles virem um transtorno no produto final que será recebido pelo cliente.

No e-commerce, por exemplo, quando um cliente fecha uma compra, vários processos começam a ocorrer dentro da empresa.

Se os responsáveis do estoque, por exemplo, esquecem de informar que um produto em questão está em falta, isso irá resultar em atraso na entrega do produto ou no cancelamento da venda, além da insatisfação do cliente, é claro.

Dessa forma entender o que é backoffice e mantê-lo organizado é importante para que quando uma ponta do processo falhar, exista de imediato alternativas para solucionar o problema.

Backoffice e e-commerce

Devido às suas características, o backoffice precisa ser muito forte em empresas que utilizam o e-commerce.

Nesse modelo, é fundamental que haja a garantia de que os produtos cheguem no prazo determinado, para evitar futuras dores de cabeça.

É fundamental ter o gerenciamento do transporte, do tempo e da devida entrega no lugar certo.

O papel de suporte é uma das principais funções do backoffice. Ele vai evitar, ainda, que a empresa venda um produto que está indisponível no estoque ou um erro na emissão da nota fiscal.

Entenda como garantir um melhor backoffice na sua empresa
Para que a equipe vendas faça bem o seu trabalho e todos os pedidos sejam entregues, é fundamental que haja se está vendendo uma quantidade de peças que há realmente no estoque e que existe condição viável para que o produto chegue no prazo ajustado, ou seja qualidade de transporte e trajeto na entrega.

Em empresas de pequeno e médio porte, é comum ter ao menos uma pessoa que centralize as funções de faturamento, compras, serviços de banco e a rotina das finanças.

Ou talvez um responsável por vendas que sabe tudo sobre os clientes, que deve ser alertado quando ocorre algum problema de entrega.

Mas é um risco contar somente com o controle humano, visto que uma falha nesses procedimentos pode gerar problemas para empresa e transtornos para os clientes.

Para garantir um melhor backoffice para o negócio, é fundamental adotar sistemas integrados de tecnologia, como softwares de CRM (gestão de relacionamento com o cliente) ou sistemas de gestão empresarial.

Dessa forma, é possível ter funções automatizadas e a disponibilidade das informações aumenta, o que dá mais garantia de que não haverá falhas junto aos consumidores.

Agora que você já sabe o que é backoffice, você sabe se este é bem estruturado em sua empresa? Se você deseja criar uma boa retaguarda para os seus processos, é melhor investir em sistemas automatizados, sobretudo no setor financeiro. Experimente o Keruak Software gratuitamente, por 30 dias.

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Natália Lima

Natália Lima

Co-Founder & CFO - Keruak Software. Carreira em Administração de Empresas. MBA em Controladoria e Gestão Estratégica. Para se ter sucesso basta dar o melhor de si e deixar os resultados com Deus.

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