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O que é sped fiscal e como funciona esse sistema para as empresas?

Chega de imaginar o sistema de cobrança de impostos brasileiros como um modelo extremamente burocrático na relação entre o governo e empresas. Entenda de uma vez o que é sped fiscal.

Com o objetivo de eliminar dificuldades burocráticas e auxiliar na expansão econômica nacional, o governo federal anunciou em 2007 o SPED, sigla para Sistema Público de Escrituração Digital. Mas o que significa isso?

O que é o sped fiscal?

O SPED de uma solução tecnológica que oficializa os arquivos digitais das escriturações fiscal e contábil dos sistemas empresariais dentro de um formato específico e padronizado.

O projeto tem como objetivo unificar as escriturações de documentos fiscais e outros dados de interesse dos órgãos públicos responsáveis pela arrecadação de impostos (fiscos), das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil.

Nas empresas ele simplifica e facilita a entrega da documentação necessária para os fiscos ao utilizar um meio digital, pois elimina a necessidade de ter documentos em papéis.

Para o governo, basicamente, facilita a fiscalização e reduz a burocracia para a entrega desses documentos. Assim é muito melhor, né?

Com o SPED há mais economia de tempo e de gastos, melhor controle da fiscalização e mais credibilidade e qualidade entre as informações trocadas.

O sistema é formado por três pilares:

Escrituração Fiscal Digital (EFD) ou sped fiscal;
Escrituração Contábil Digital (ECD) ou sped contábil;
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
A Escrituração Contábil Digital é uma versão digital do livro diário – aquele que você utiliza para todas as entradas e saídas da sua empresa.

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o documento que substitui a nota fiscal impressa.

Já Escrituração Fiscal Digital (EFD), o sped fiscal, que é o foco da nossa conversa, é um arquivo digital que conta com os registros de todas as operações e cadastros que possam influenciar na apuração do IPI (Imposto Sobre Produtos Industrializados) e ICMS (Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

Atenção! Sua empresa deve preencher o sped fiscal mensalmente.

Para isso, é essencial extrair e submeter as informações requisitadas ao Programa Validador e Assinador (PVA), fornecido pelo SPED pelo site da Receita Federal.

Validado pelo PVA, a legislação exige que o sped fiscal seja assinado digitalmente e, assim, transmitido pela internet ao site do SPED da Receita Federal. A assinatura do sped fiscal deve ser feita por meio de um certificado digital. Nós tiramos qualquer dúvida sobre o assunto no artigo sobre certificação digital.

Quais os principais erros no preenchimento do sped fiscal?

Não é porque é digital que o preenchimento do sped fiscal será muito simples.

Por isso, é essencial que os gestores tenham todo o cuidado para entender o que é sped fiscal e, assim, atender as solicitações na hora de submeter os arquivos.

O próprio site do SPED conta quais são os principais erros de preenchimento do sped fiscal.

Separamos para você aqueles que merecem muita atenção, tudo bem? Confira:

O contador cadastrado não é o responsável pelo período da apuração de documentos;
Regime de apuração de PIS/Cofins não ajustado nas configurações da empresa;
Apuração do IRPJ (Imposto sobre a renda das pessoas jurídicas) não ajustado nas configurações da empresa;
O código do banco central no cadastro de países não informado;
O código do IBGE nos parâmetros da cidade não foi informado;
CST (Código de Situação Tributária) equivocado;
Número da nota que consta no campo “chave de acesso” diferente do informado no campo “número da nota de entrada”;
CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) informado incorretamente;
A combinação CFOP CST (Código Fiscal de Operações e Prestações e Código de Situação Tributária) informada é inválida;
PIS e COFINS não configurados nos afretamentos;
A alíquota configurada não consta da tabela de alíquotas permitidas pela receita federal;
Situação tributária de PIS e COFINS diferentes;
CST (Código de Situação Tributária) informada para pessoa física;
As apurações do menu Escrituração PIS/COFINS não foram geradas no validador;
Natureza da base de cálculo de crédito não informada no item da nota de entrada;
O código do NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) do item da nota de entrada é diferente do informado no cadastro de produtos;
O código do NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) do item da nota de saída é diferente do informado no cadastro de produtos;
o que é sped fiscal

Por dentro do SPED

Quem utiliza esse sistema?

Depois da implementação do projeto SPED, as empresas que são tributadas pelo regime de Lucro Real e Lucro Presumido já estão todas englobadas.

Já as empresas menores, que geralmente estão enquadradas no Simples Nacional, não precisam aderir o sped fiscal e do sped contábil. Mas isso só se a sua empresa não esteja situadas nos estados de Alagoas e Mato Grosso, ok?

Dentro do projeto SPED, as empresas que fazem parte do Simples Nacional são obrigadas a emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

No entanto, seja lá qual for o pilar que sua empresa for utilizar, é importante verificar individualmente a legislação de cada estado para confirmar a informação e a exigência.

É recomendável que toda empresa consulte o seu contador para conhecer as bases do SPED com as quais sua empresa e fornecedores estão operando.

Quais as principais mudanças geradas pelo projeto sped?

Antes do projeto SPED formalizar a escrituração digital nas empresas, era essencial guardar uma série de documentos e livros fiscais que eram constantemente exigidos pelos fiscos.

Entre esses documentos, podemos citar:

Registros de entrada;
Registros de saída;
ICMS;
IPI;
Inventário;
CIAP, que é o livro de controle de créditos do ICMS;
Registro de controle de combustíveis
Não era obrigatória a transmissão desses livros, mas recomendável guardá-los na empresa e conseguir uma autenticação em órgãos delegados pela Secretaria do Estado da Fazenda.

Com a implementação do SPED, as empresas passaram a utilizar um único programa do estado, o Validador EFD.

Nessa plataforma é possível fazer a validação, envio e até mesmo edição dos arquivos!

A senha foi outra boa novidade, pois agora a autenticação digital é suficiente para o envio dos arquivos.

Como adaptar sua empresa para o sped fiscal?

Compreendido o que é sped fiscal, é preciso que a empresa se adapte para lidar com o sistema. Veja como isso é possível:

Combine o processo de transição com o seu contador e confira se ele está apto a lidar com a modalidade digital;
Todos livros e documentos (no formato não digital) devem ser assinados por um dos sócios como validação dos dados – o que é uma obrigatoriedade da legislação.
Para a validação da documentação digital, é obrigatório que o sócio tenha um certificado digital pessoal.
A adoção de uma boa ferramenta de gestão financeira no seu negócio pode facilitar muito o dia a dia da empresa e o gerenciamento da documentação necessária.
Antes e depois da implantação do SPED, mantenha seus documentos organizados. A lei determina que você mantenha a escrituração e os arquivos eletrônicos em ordem por um prazo de cinco anos. Procure ter, inclusive, cópias digitais de segurança de seus arquivos. Você pode fazer isso gravando todos eles em CDs e HDs externos, por exemplo.
Prepare sua equipe e esteja pronto para as mudanças. Ofereça treinamentos sobre o SPED.
Atenção para a precisão das informações dos documentos. Emitir documentos com dados incorretos pode gerar multas e, dependendo do caso, configurar fraude fiscal. Consulte sempre os manuais disponibilizados pela Receita Federal para ter mais informações.
Entender o que é sped fiscal, sped contábil e NF-e são competências obrigatórias para todos os contadores e gestores que desejam estar atualizados com a demanda do mercado.

Agora que você já entende o que é sped fiscal e está em dia com suas obrigações tributárias, que tal avaliar a saúde financeira do seu negócio? Baixe o e-book gratuito e aprenda a fazer um diagnóstico financeiro para a sua empresa.

Natália Lima

Natália Lima

Co-Founder & CFO - Keruak Software. Carreira em Administração de Empresas. MBA em Controladoria e Gestão Estratégica. Para se ter sucesso basta dar o melhor de si e deixar os resultados com Deus.

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