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O que significa DIRF e como fazer essa declaração no meu negócio

Uma empresa precisa cumprir com várias obrigações tributárias acessórias, cada uma com peculiaridades e legislação específica. Isso exige muito estudo e domínio dos departamentos fiscal e contábil. Um desses compromissos anuais é a DIRF. Mas o que significa DIRF?

A Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) é obrigatória para toda fonte pagadora que tenha retido o Imposto de Renda na Fonte (IRF).

Essa declaração deve ser apresentada à Secretaria da Receita Federal do Brasil em período preestabelecido pela Receita.

A DIRF é uma declaração que impacta diretamente na folha de pagamento dos funcionários e ajuda a combater a sonegação fiscal. Por isso, é fundamental que as empresas tenham cuidado na hora de preenchê-la.

Na hora de elaborar a declaração, é normal que apareçam algumas dúvidas sobre as informações a serem incluídas – sobretudo porque a DIRF sempre é remetida ao ano anterior.

Para sanar todas as dúvidas e explicar de uma vez por todas o que significa DIRF, preparamos este artigo. Continue a leitura e aprenda a fazer uma declaração sem erros!

O que significa DIRF?

Vamos começar explicando o que significa DIRF. A Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) corresponde a um conjunto de informações que a fonte pagadora detalha e informa à Receita Federal.

Sempre que o salário bruto de um colaborador for igual ou superior ao teto estabelecido pela Receita Federal, é prevista a retenção de parte dos vencimentos e o posterior recolhimento.

Se a empresa não agir dessa forma, fica sujeita à multa de ofício e juros de mora.

Além da retenção dos valores no início do ano, a empresa ainda tem a obrigação de informar aos fiscos a quantia do imposto sobre a renda que foi retido de cada um dos colaboradores ao longo do ano-calendário anterior.

Todas essas informações, portanto, precisam ser descritas na DIRF. A DIRF, portanto, é uma obrigação acessória devida por todas as pessoas jurídicas que recolhem o tributo e retém na fonte.

E quais são as situações que configuram retenção de impostos e que, portanto, precisam ser declaradas via DIRF?

Rendimentos pagos a pessoas físicas residentes no país, inclusive os isentos e não tributáveis, de acordo com as condições especificadas na lei;
Valor do imposto sobre a renda e/ou contribuições retidos na fonte dos rendimentos pagos ou creditados para os beneficiários;
Entregas, remessas, créditos, pagamentos e empregos para residentes no exterior, mesmo que o imposto não tenha sido retido — incluindo aí casos de isenção ou alíquota zero;
Pagamentos destinados a planos de assistência à saúde empresarial.

Entendi o que significa DIRF. Mas quem deve declarar?

A Instrução Normativa RFB de número 1.503 informa que a obrigatoriedade de apresentação da DIRF não depende do regime tributário adotado.

Nesse caso, todas as empresas optantes pelo Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido devem entregar a declaração.

De toda forma, apenas as pessoas jurídicas com declaração de inatividade não precisam apresentar a DIRF.

E quem é registrado como Microempreendedor Individual (MEI), precisa declarar?

O MEI está dispensado do pagamento de qualquer tributo federal, incluindo o Imposto de Renda.

A Instrução Normativa menciona o MEI esclarecendo que, ainda que tenha efetuado pagamentos relativos à administração de cartões de crédito, sujeitos ao Imposto de Renda Retido na Fonte, ele não precisa apresentar a DIRF.

Ele só precisa cumprir com a declaração quando exceder o seu limite de faturamento, que atualmente é de R$ 60 mil.

Como declarar a DIRF?

A DIRF é declarada pelo Programa Gerador de Declarações, que precisa ser baixado diretamente no site da Receita Federal.

A fonte pagadora precisa fazer o download, preencher as informações relativas à retenção do imposto de renda e enviar.

Cada um dos beneficiários precisa ser identificado na DIRF com nome e CPF. E, individualmente, é preciso informar os valores por eles recebidos, o mês de pagamento e o respectivo código que identifica a operação.

Se o beneficiário é uma pessoa jurídica, ele deve ser identificado pelo nome empresarial e número de inscrição no CNPJ.

Na hora de fazer a declaração, é importante lembrar que os valores referentes a rendimentos, deduções ou retenções na fonte devem ser informados em reais e com os centavos.

Cada código de receita específico pode ser encontrado no manual da DIRF, disponibilizado pelo fisco e no próprio PGD durante o preenchimento.

Prazos e multas

Nos últimos anos, o prazo de entrega da DIRF tem sido até o último dia útil de fevereiro.

Em situações especiais de pessoas jurídicas — relacionadas a liquidação, incorporação, fusão ou cisão — a declaração precisa ser enviada até o último dia útil do mês subsequente à data em que ocorreu o evento.

Se a pessoa física está deixando o país, a entrega é agendada para a data da viagem ou 30 dias contados após 12 meses de ausência em caráter temporário.

Mas se a declaração não for entregue antes do prazo, a empresa sofrerá com algumas multas!

As penalidades estão previstas na Instrução Normativa SRF nº 197, de 2002, tanto para atrasos quanto para a apresentação de documentos incorretos e omissões.

Como regra-geral, está prevista multa entre 2% a 20% ao mês-calendário ou a fração incidente sobre o montante do Imposto de Renda informado na declaração.

A legislação também estabelece que a multa mínima será de R$ 200 para pessoas jurídicas inativas ou optantes pelo Simples Nacional. Já para as demais empresas, será de pelo menos R$ 500.

Há previsão de redução nos valores em 50% se a DIRF for apresentada após o prazo, mas antes de qualquer notificação ou em 25% após intimação pelo fisco.

Evitando problemas na declaração

Agora que você sabe o que significa DIRF, já pôde perceber que essa declaração envolve muitos dados e detalhes e, por isso, exige máxima atenção.

Para evitar apresentar a declaração fora do prazo ou com erros, vale a pena contar com profissionais qualificados e experientes para resolver o problema para o seu negócio!

Contar com a ajuda de um contador ou advogado tributário, é fundamental para manter a empresa atualizada diante das regras da DIRF, que são frequentemente alteradas na Receita Federal.

Esses profissionais têm em mãos instrumentos e ferramentas que promovem agilidade no processo de declaração e garantem confiabilidade às informações apresentadas.

Emitir a DIRF é uma obrigação que, aos poucos, vai se tornando natural para as empresas, já que essa é uma obrigação anual. No entanto, a atenção aos detalhes e exigências é fundamental!

A Receita Federal é muito rigorosa quanto à demonstração dos rendimentos, por isso, esse mesmo rigor deve estar presente no cotidiano das empresas que devem declarar.

Agora que você sabe o que significa DIRF, já sabe que, para manter os documentos e dados em dia, é fundamental ter um bom controle financeiro. E que tal investir no controle financeiro online? Nós temos a solução ideal para o seu negócio. Experimente o Keruak Software gratuitamente por 30 dias.

Natália Lima

Natália Lima

Co-Founder & CFO - Keruak Software. Carreira em Administração de Empresas. MBA em Controladoria e Gestão Estratégica. Para se ter sucesso basta dar o melhor de si e deixar os resultados com Deus.

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