Relatórios gerenciais: qual a importância e como fazê-los?

Manter uma empresa ativa, sem débitos e com a lucratividade em alta é um grande desafio para os gestores. Diante de um mercado tão concorrido, os gestores precisam agir com cautela e inteligência. Dessa forma, os relatórios gerenciais sempre são um instrumento importante para tomadas de decisões rápidas e eficientes nas organizações.

Em 2014, o Brasil contava com 4,6 milhões de empresas ativas, empregando cerca de 41,8 milhões de pessoas. No entanto, segundo o IBGE, apesar desse número significativo, a taxa de saída de empresas do mercado cresceu 6,1 pontos percentuais, passando de 14,6% para 20,7%, em relação a 2013.

Esses números são muito alarmantes! Nesse cenário ainda de recessão econômica, é fundamental que as empresas não deem bobeira com o seu dinheiro.

Mas o que isso tem a ver com os relatórios gerenciais? São eles que indicam aos gestores as ferramentas necessárias para tomar decisões sem perder dinheiro ou oportunidades de negócios.

Os relatórios gerenciais que permitem ao gestor olhar para o seu negócio de maneira mais analítica, a fim de evitar as dívidas, de melhorar os processos e obter maiores lucros.

Hoje nós vamos mostrar a melhor maneira de produzir relatórios gerenciais e quais os principais tipos para adotar no seu negócio. Boa leitura e ótimo trabalho!

O que são os relatórios gerenciais?

Os relatórios gerenciais são documentos que contêm informações estratégicas, que podem ajudar na tomada de decisões dentro da empresa.

Por serem tão importantes para o rumo de uma empresa, devem ser redigidos com objetividade e contar com informações atualizadas, relevantes e muito confiáveis.

Os relatórios gerenciais são o norte para uma estratégia capaz de levar a empresa ao sucesso ou ao fracasso. Portanto, precisam ser elaborados com cuidado e por profissionais extremamente qualificados.

Os relatórios gerenciais devem apresentar tanto a análise de dados passados e atuais como projeções e tendências para o futuro da empresa.

Por isso mesmo, para realizar relatórios gerenciais eficientes, é fundamental criar uma metodologia, indicando as informações que devem estar presentes e o objetivo a ser alcançado.

Criar um padrão para a elaboração dos relatórios gerenciais facilita a análise de desempenho da empresa, uma vez que será possível comparar documentos anteriores com o presente.

Como fazer um relatório gerencial?

Agora que você já sabe o que é um relatório gerencial e qual a importância desse documento para as empresas, é hora de aprender a produzi-lo.

Independente da finalidade ou do tipo de relatório, existem etapas capazes de definir a linguagem a ser usada, os dados para análise e o formato de apresentação.

Conheça as etapas de criação dos relatórios gerenciais:

Objetivo

Definir o objetivo do relatório gerencial é o primeiro passo de execução.

É claro que os objetivos podem ser muitos, uma vez que as empresas buscam soluções nas áreas financeiras e de controle.

No entanto, ainda é possível elaborar relatórios gerenciais com objetivo de verificar a viabilidade de contratar novos funcionários, trocar equipamentos e mais.

No entanto, é fundamental resumir o objetivo do relatório gerencial em poucas palavras.

Contexto

O contexto significa o tema do problema identificado – que gera necessidade de um relatório. Esse contexto precisa ser o mais específico possível.

Na hora de descrever o contexto, o foco deve ser no problema e não na solução.

Faça uma breve descrição do problema, através de perguntas como: como ele foi detectado? Como afeta a empresa? Quais funcionários e gestores estão envolvidos? Quais efeitos são causados por ele? .

Conteúdo

O conteúdo deve condizer com o objetivo. Nesse tópico é preciso apresentar toda as informações relevantes à respeito do problema e do objetivo.

Os resultados dos últimos meses precisam ser apresentados, de forma sucinta, a fim de facilitar a tomada de decisão.

O relatório não precisa estar lotado de informações, mas sim dados capazes de atender às necessidades de análise, pesquisa e utilização posterior.

O conteúdo deve apresentar informações sobre prazos, custos, entregas, limites orçamentários e outros.

Forma

A forma é a maneira como será apresentado o relatório gerencial.

Vamos supor que você irá apresentar um relatório para o CEO da empresa sobre investimentos.

Essa é uma pessoa que precisa de informações completas como problemas e a causa deles, logo, opte por um formato mais estruturado com índice, capítulos, tópicos, gráfico e conclusões.

No entanto, se você for apresentar para a equipe de vendas o resultado do setor no último trimestre, uma tabela já é o suficiente.

O importante é que seus relatórios gerenciais sejam práticos e consigam comunicar ao público-alvo a informação em questão.

Os tipos de relatórios gerenciais

Agora que você conhece o poder dos relatórios gerenciais, vamos apresentar alguns modelos muito relevantes para a realidade do seu negócio. Confira!

Relatório de Fluxo de Caixa

O Relatório de Fluxo de Caixa apresenta informações retiradas a partir dos lançamentos financeiros.

Sua função é mostrar objetivamente a diferença entre a previsão financeira do mês e os valores alcançados.

Este relatório possibilita aos gestores um melhor entendimento sobre a saúde financeira da empresa. Suas informações ainda possibilitam antecipar custos e preparar o caixa para que uma despesa nova seja paga sem crise.

O Relatório de Fluxo de Caixa responde a questões relacionadas ao lucro da empresa, ao crescimento financeiro, a necessidade de capital de giro, os encargos e mais.

Relatório de Contas

O Relatório de Contas está dividido em Contas a Pagar e Contas a Receber.

Uma empresa tem muitos custos e despesas, portanto, é essencial que haja um controle e relatórios que viabilizem análises básicas para garantir saúde financeira da empresa.

No Relatório de Contas a Pagar devem estar claras as despesas fixas (aluguel, salários e encargos trabalhistas) e as despesas variáveis.

Todas as contas precisam ser registradas contando com valor, data de vencimento, número de parcelas, data do pagamento, valor com juros e o status do pagamento.

Já no Relatório de Contas a Receber é fundamental registrar as datas e valores a serem recebidos, os descontos oferecidos, cobrança de juros, os clientes que pagam em dia e mais.

A análise desse relatório possibilita melhorias nos processos de cobrança e formas de pagamento e a redução da incidência de inadimplentes.

Relatório de Vendas

O Relatório de Vendas permite o acompanhamento do desempenho das vendas da empresa, que são vitais para o lucro.

O Relatório de Vendas ajuda a informar e gerenciar quantidade de vendas, o ticket médio, o tempo que o cliente leva do primeiro contato até a compra e mais.

Esse é um modelo que facilita o acompanhamento do desempenho dos vendedores e a análise do padrão de comportamento dos clientes.

Relatório de Satisfação do Cliente

O Relatório de Satisfação do Cliente mede a satisfação e a fidelidade do cliente com a empresa.

Esse modelo auxilia os gestores a terem insights para melhor produtos ou serviços oferecidos e, assim, garantir uma clientela fiel e o lucro sempre presente.

É possível elaborar esse relatório a partir das pesquisas de satisfação com clientes, sobretudo a partir dos dados do NPS (Net Promoter Score).

Balanço Patrimonial

O Balanço Patrimonial é um relatório gerencial obrigatório para a maioria dos empresários. Essa é uma demonstração financeira que mostra como está o patrimônio da empresa.

Neste documento, as contas devem estar classificadas e agrupadas de acordo com seus elementos: ativos (bens e direitos), passivos (obrigações) e o patrimônio líquido (diferença entre ativo e passivo).

Na elaboração do Balanço Patrimonial, é fundamental que o gestor faça um levantamento minucioso dos balanços, verificando o saldo da empresa, posição contábil, financeira e econômica.

Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)

Esse é um documento contábil cujo objetivo é o detalhamento do resultado líquido de um exercício.

O relatório é elaborado a partir da verificação das receitas, dos custos e das despesas da empresa.

O DRE verifica a saúde financeira de uma empresa, conferindo se ela está gerando lucro ou prejuízo.

Bancos costumam pedir uma Demonstração do Resultado do Exercício para decidir sobre a concessão de linha de crédito para uma empresa.

Orçamento

O orçamento é o documento que indica como gastar o dinheiro da sua empresa sem prejudicar os lucros.

Um Orçamento Empresarial serve para a previsão de receitas e despesas. É ele quem mostra quanto dinheiro a empresa possui, quais são as metas e quanto deverá ser gasto.

Ufa! São vários os relatórios gerenciais capazes de facilitar o dia a dia da sua empresa e o controle financeiro e o contábil.

Os relatórios gerenciais são essenciais para a manutenção e o crescimento das empresas. Por isso, vale a pena investir em ferramentas que automatizem a criação desses documentos.

Se você quer elaborar os relatórios gerenciais da sua empresa com mais facilidade, aposte em um software de gerenciamento financeiro. Escolha a melhor opção do mercado: Keruak Software. Experimente grátis por 30 dias.