Como montar um orçamento empresarial para a sua pequena empresa?

Perceber que a empresa está faturando é fácil, basta olhar a conta bancária aumentando de tamanho. No entanto, sem um orçamento empresarial detalhado, você não terá uma imagem completa da sua empresa.

Estimar as receitas e custos da sua pequena empresa durante um período de tempo futuro específico é um passo crucial não apenas para manter uma operação sustentável, mas também para estar melhor preparado para os inevitáveis altos e baixos sazonais.

Um orçamento empresarial conta a história da organização

Vamos imaginar que suas vendas anuais para este ano foram de R$ 100.000, acima dos R$ 75.000 do ano anterior.

Um aumento de 33,33% nas vendas anuais parece ótimo, mas você precisa reunir mais detalhes por trás desses números.

Aqui está um exemplo:

Ao contabilizar as despesas totais por trás dessas vendas, o impressionante aumento de 33,33% na receita bruta é reduzido a apenas um aumento de 9,09% no lucro líquido antes dos impostos aplicáveis.

Um possível culpado por trás dessa margem de lucro menor do que o esperado poderia ser um gerenciamento ineficiente de recursos.

Em 2018, suas despesas totais representaram 55% do total de vendas, acima dos 45% em 2017.

A partir deste cenário simples, você pode fazer diversos questionamentos úteis para entender essa diferença:

• Como um aumento de 33,33% nas vendas anuais se compara ao desempenho de seus concorrentes diretos? Sua indústria?
• Você esperava o aumento adicional de 10% nos custos como porcentagem das vendas para gerar os R$ 25.000 extras?
• Houve algum evento, como demissão, problema do fornecedor ou quebra da máquina, que fez com que você tivesse despesas adicionais?
• Como é possível reduzir as despesas para atender a demanda adicional do cliente?
• Atualizar uma peça de maquinaria permite reduzir os custos de produção? Se assim for, haveria a possibilidade desse investimento ser feito?
• Se a margem de lucro continuar aumentando a uma taxa anual de 9,09%, você poderia continuar cobrindo as despesas totais nos próximos 5 anos? Pense em detalhes como os termos de seu contrato de aluguel ou necessidades de mão-de-obra durante os períodos de pico.

É por isso que é importante ter um orçamento empresarial.

Ele permite que você analise seu desempenho de maneira muito objetiva, destaque decisões de negócios que exigem sua atenção e o force a começar a pensar sobre o futuro do seu negócio.

Agora, vamos nos concentrar em como criar um orçamento empresarial, quais são os principais itens a serem incluídos e quais são as práticas recomendadas.

Criando um orçamento empresarial para o seu pequeno negócio

Aqui estão algumas considerações importantes ao montar o orçamento anual de negócios para sua operação.

Configurar uma planilha de fácil acesso

Como você acessará, atualizará e revisará o orçamento empresarial do seu negócio várias vezes ao longo do ano, será necessário manter sua planilha acessível.

Este é um documento acionável que você deve consultar ao negociar um acordo com fornecedores, anunciantes, prestadores de serviço etc.

Escolha a opção que faz mais sentido para a sua maneira de fazer negócios, mas tente torná-la acessível em qualquer lugar.

Algumas opções são, armazenar um arquivo do MS Excel no seu tablet, manter uma Planilha Google no seu Google Drive ou compartilhar um arquivo de planilha na conta do Dropbox da sua empresa.

Divida o ano em meses

Um orçamento é o desempenho financeiro futuro esperado para um negócio.

Embora os totais anuais sejam úteis para acompanhar seu desempenho, você terá mais controle direto sobre o mês em que está trabalhando no momento.

Por isso, divida o orçamento empresarial no que você pretende gastar em cada mês do ano. Isso permitirá que você tenha um controle maior.

Compare os valores orçados em relação aos valores reais

Para cada mês, você orçará um valor que será comparado com o desempenho real desse mês.

Grandes diferenças levantam bandeiras vermelhas.

Se você estiver gastando menos que o previsto, significa que não teve uma boa visão do futuro da sua organização e errou ao montar o orçamento empresarial.

Já se você estiver gastando mais que o previsto (o que é mais comum de acontecer), é sinal de que as finanças da empresa estão saindo de controle. Pode significar fechar no vermelho no final do ano, então cuidado.

Quanto menos diferença entre o orçamento empresarial montado e o desempenho real do mês, melhor.

Acompanhe as despesas operacionais

Há muitas razões pelas quais é importante separar as finanças pessoais e de negócios.

O orçamento empresarial adequado obriga você a reconciliar suas receitas e despesas de negócios mensalmente, o que é particularmente útil quando você faz sua própria contabilidade.

Outro benefício de acompanhar regularmente as despesas operacionais é que você terá mais facilidade para preparar sua declaração de imposto de renda.

Resumindo

A comparação das receitas e despesas reais com aquelas orçadas ajuda a prever possíveis deficiências de caixa.

Além disso, com orçamentos certeiros você permanece no controle financeiro da empresa por todo o ano, evitando surpresas indesejáveis.

Manter um orçamento empresarial é um bom hábito e certamente te ajudará se, no futuro, sua organização precisar pedir um empréstimo a alguma instituição financeira ou quiser ir em busca de investidores.

Para avaliar a qualidade de crédito de seu negócio, um credor em potencial frequentemente solicita extratos financeiros, incluindo balanços patrimoniais e demonstrações de fluxo de caixa.

Ao adquirir o hábito de criar e manter um orçamento, você poderá fazer backup de suas reivindicações e projeções com dados históricos e colocar sua empresa em uma luz mais positiva aos olhos de um possível credor.

O orçamento empresarial é apenas uma parte do planejamento financeiro de toda a organização. Por isso, recomendamos que você leia: O Guia do Planejamento Financeiro!