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Por que gerenciar contratos? 7 benefícios dessa prática

Você já ouviu falar no termo Gestão de Contratos? Sabe por que gerenciar contratos? Fazer uma boagestão de contratos pode trazer inúmeros benefícios para a sua empresa.

Automatizar algo tão sério quanto os contratos de uma empresa é diminuir os riscos com erros humanos e otimizar as operações comerciais.

Isso permite um maior controle de prazos, datas de vencimentos e renovações de contratos a condições melhores.

Mas entender de saber por que gerenciar contratos, vamos entender melhor o que é a gestão de contratos.

O que é gestão de contratos?

A Gestão de Contratos ou o Gerenciamento do Ciclo de Vida do Contrato é o gerenciamento de contratos de fornecedores, parceiros, clientes ou funcionários.

Normalmente, empresas que fazem gestão de contratos utilizam algum software que automatiza esse processo.

Ele acompanha todo o ciclo de vida do cliente e do contrato, abrangendo qualquer processo que contribua, crie ou utilize dados de contrato.

A gestão eficaz de contratos exige um entendimento de cada etapa do processo de contrato, incluindo qualquer etapa que utilize informações de contrato.

O mundo dos negócios está mudando. Novas formas de gerar receita estão forçando as empresas a pensarem de uma maneira diferente de como podem gerenciar o ciclo de vida do cliente — tornando a gestão de contratos mais importante do que nunca.

Vamos ver agora por que gerenciar contratos, quais benefícios a gestão de contratos traz para os negócios.

Por que gerenciar contratos?

Nós trouxemos sete benefícios para convencer você de se preocupar com um bom gerenciamento de contratos.

Vamos lá!

Custos mais baixos

A gestão de contratos ajuda as empresas a reduzir seus custos de negócios, estejam eles relacionados à produção de bens e serviços ou executando operações de negócios auxiliares.

Empresas de construção e manufatura frequentemente contratam empresas que fornecem matérias-primas para o processo de produção.

Esses contratos permitem que as empresas criem uma proteção contra um aumento futuro nos custos de materiais.

Essa mesma lógica pode ser usada se você está contratando uma empresa de SaaS ou de bens de serviço.

As empresas também usam contratos para comprar ou alugar instalações e equipamentos, garantindo assim que elas paguem o menor valor de custo possível.

O processo de licitação, em particular, permite que as empresas recebam vários contratos e selecionem o melhor disponível.

Relações comerciais

As empresas podem usar contratos para criar relacionamentos comerciais duradouros.

Essas relações permitem que as empresas desenvolvam fluxos de receita adquirindo consistentemente bens ou serviços de uma empresa.

As empresas também podem usar essas relações para encontrar novos parceiros para a produção de bens e serviços.

Por exemplo, as empresas de construção costumam usar subcontratados para concluir vários processos em projetos de construção.

Um subcontratado que construa uma boa relação de trabalho com um empreiteiro geral pode se tornar a empresa responsável por determinados processos.

Vantagem competitiva

Vantagem competitiva é a capacidade de produzir ou distribuir bens e serviços melhor do que outras empresas no ambiente de negócios.

O uso de contratos pode ajudar as empresas a reterem sua vantagem, limitando a quantidade de recursos econômicos no ambiente de negócios.

Por exemplo, uma empresa de construção que contrata um fornecedor para comprar quantidades significativas de peças de 2 pés por 4 pés de madeira pode proibir outras empresas de usar esse fornecedor.

Os concorrentes deverão então encontrar outro fornecedor para esse tamanho de madeira, o que pode levar ao uso de madeira inferior para projetos de construção.

Maior controle de datas

Quando as datas de vencimento não são claras, os contratos são estendidos tacitamente sem qualquer consulta.

Isso é especialmente perigoso se a parceria não foi particularmente bem-sucedida, mas também se você deseja estender a cooperação.

A data de vencimento de um contrato é o momento ideal para revisar o contrato atual com o fornecedor.

Normalmente, ambas as partes se beneficiam com uma extensão, apresentando uma oportunidade para um melhor negócio. O fornecedor tem uma garantia de vendas e o comprador um preço competitivo.

Se essas datas não forem devidamente documentadas, é quase impossível ser notificado e agir no prazo — melhorando ou cancelando ou não o contrato.

Produtividade / eficácia operacional

A eficácia é amplamente melhorada com melhores dados e análises.

Um sistema de gestão de contratos rastreia dados importantes, como datas, e oferece lembretes e ferramentas automatizadas que permitem que os usuários programem notificações conforme necessário.

Ao eliminar processos manuais e centralizar seu repositório de documentos, você obtém maior controle e melhora a eficiência.

Negociar um contrato é apenas parte do relacionamento. As empresas precisam garantir que estão gerenciando adequadamente os acordos.

Usar as ferramentas adequadas para rastrear e monitorar os contratos afetará sua empresa de maneira positiva, fazendo uma grande diferença no gerenciamento de relacionamentos e gastos com fornecedores.

Garantir que a quantia de receita contratualmente correta seja realizada o mais cedo possível pode afetar substancialmente os resultados financeiros de uma organização.

Como o gerenciamento de contratos impulsiona o ciclo de vendas

A gestão de contratos não é mais apenas sobre contratos — também é relevante para tudo e para todos que lidam com contratos.

As empresas agora estão conectando o ciclo de negócios — orçamento, contratação e receita — em um processo contínuo , no qual dados e informações podem se alimentar de forma automática e perfeita, de modo que as partes apropriadas tenham as informações mais atualizadas e relevantes de que precisam.

É fundamental que a sua empresa estabeleça um ciclo conectado — começando com o processo de cotação até o reconhecimento da receita — a fim de melhorar o relacionamento com o cliente e identificar e desenvolver com precisão as melhores práticas de negócios.

Quando cada etapa alimenta direta e automaticamente a próxima, a empresa pode atingir o máximo de eficiência, precisão, velocidade de receita e satisfação do cliente.

A gestão de contratos está se tornando cada vez mais interligada com o processo de vendas.

Para vendas, o gerenciamento de contratos é usado para automatizar e possibilitar produção e entrega mais rápidas e mais precisas de contratos aprovados por lei para clientes ou prospects de uma empresa.

Dessa forma, os vendedores podem se concentrar no gerenciamento do relacionamento com o cliente, na comunicação e na produção de receita.

Os contratos de vendas realizados na nuvem estão crescendo em aceitação.

Uma crescente confiança em aplicativos e softwares baseados em nuvem fornece o contexto certo para que as empresas acessem e gerenciem facilmente seus contratos.

As relações com os clientes estão florescendo e as empresas estão tendo um melhor controle sobre sua conformidade e gerenciamento de riscos também.

O Keruak é um software de Gestão Financeira que não faz apenas o controle de contas a pagar e a receber, mas também permite que você adicione seus contratos diretamente no aplicativo, tornando mais fácil seu gerenciamento.

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Natália Lima

Natália Lima

Co-Founder & CFO - Keruak Software. Carreira em Administração de Empresas. MBA em Controladoria e Gestão Estratégica. Para se ter sucesso basta dar o melhor de si e deixar os resultados com Deus.

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