Controle de contas a pagar e a receber: o passo a passo

Quanto sua empresa deve pagar na próxima semana? Quanto ela vai receber? Existe algum cliente em débito? Essas dúvidas recorrentes no cotidianos de um empreendimento nos mostram como é importante realizar um bom controle de contas a pagar, e a receber, é inegável.

O controle de contas a pagar é necessário porque essas contas nada mais são que compromissos que a empresa possui.

Como exemplo podemos citar as contas de luz, de compra de mercadorias, os salários do colaboradores, impostos, aluguel ou até mesmo empréstimos.

Todos esses compromissos da empresa têm a sua devida importância para que a mesma continue funcionando e operando da melhor maneira.

Realizar um controle de contas a pagar é essencial porque essa prática vai fornecer informações necessárias para os momentos de tomada de decisão.

Isso porque perceber, por exemplo, uma possível falta de dinheiro que pode vir a ocorrer permite que o gestor financeirotome decisões antecipadas para ajustar o fluxo das finanças.

Portanto, podemos concluir que realizar um controle de contas a pagar e receber é fundamental para que qualquer empresa, independente de seu porte, tenha uma vida financeira saudável.

Por que realizar um controle de contas a pagar e a receber é bom para o seu negócio?

Realizar um controle de contas a pagar e a receber não nos dá o poder de prever o futuro, mas sim de ter uma maior visibilidade das coisas que podem acontecer.

E para a gestão de uma empresa essa maior visibilidade atua como um diferencial que te capacita frente possíveis dificuldades.

Alguns dos benefícios trazidos pelo controle de contas a pagar e a receber são:

• Identificação de obrigações financeiras em determinado período de tempo (exatamente o quanto precisa ser pago nos próximos quinze dias, por exemplo);
• Verificação de contas que ainda não foram pagas (e até o porquê disso, visto que talvez uma conta não foi paga porque algum cliente está devendo para a sua empresa);
• Controle efetivo dos prazos que devem ser cumpridos.

Até esse momento do nosso artigo já deu para perceber que realizar um controle de contas a pagar é algo que a sua empresa simplesmente tem que fazer, não é mesmo?

Para se ter controle é importante se ter uma ferramenta de gestão simples e altamente eficaz.

Mas se com o que falamos até aqui você confundiu o controle de contas a pagar e a receber com planejamento financeiro, não se preocupe. Nós vamos falar da diferença entre os dois.

A diferença entre controle de contas a pagar e a receber e planejamento financeiro

Para começar, o controle de contas a pagar e a receber é um controle operacional. O que significa que esse controle nos dá, como já comentamos, uma maior visibilidade do que vai acontecer no cotidiano da empresa.

No controle de contas a pagar e a receber, é possível visualizar, apenas, a saída (e também entrada) daquilo que precisa ser efetivamente pago e do que foi de fato vendido.

O planejamento financeiro, por outro lado, possui um viés estratégico que engloba aquilo que a empresa gostaria que acontecesse com as suas finanças.

Por isso, o planejamento financeiro abarca questões relacionadas a investimentos ou até mesmo parcerias que podem ainda não estar devidamente finalizadas, mas que fazem parte da estratégia global do empreendimento.

Ou seja, o controle de contas a pagar tem uma visão de curto prazo , enquanto o planejamento financeiro tem de longo prazo.

O controle de baseia em situações que já aconteceram, ou que são certas de acontecer em pouco tempo, e o planejamento possui o foco em metas a serem alcançadas.

Interessante a diferença entre essas duas ações dentro da gestão financeira , não é mesmo? Ambas são essenciais para qualquer negócio.

Mas como fazer, então um controle destas contas que seja realmente efetivo? Continue a leitura porque isso você vai aprender agora.

O passo a passo para fazer o seu controle de contas a pagar e a receber

O controle de contas a pagar e a receber é semelhante ao que é feito na contabilização das entradas e saídas de dinheiro.

Vamos falar de três passos principais:

1. Previsão das despesas mês a mês

O primeiro passo é realizar o lançamento de todas as despesas fixas. Elas costumam ser contas de luz, água, aluguel, condomínio, salários e até mesmo investimentos em marketing.

O valor de cada uma dessas contas deve ser lançado no seu controle de contas a pagar com as respectivas datas em que os pagamentos devem ser realizados.

As despesas variáveis devem ser, sempre, levadas em consideração, contudo seus valores podem ser alterados constantemente por, normalmente, estarem atreladas à venda.

2. Previsão dos recebimentos

Nesse momento é preciso cadastrar todos os recebimentos que irão ocorrer em relação às vendas que foram realizadas. Até mesmo de clientes inadimplentes.

3. Contabilização das novas contas

Essas são as contas, a pagar e a receber, que não havia sido contabilizadas em um primeiro momento.

Assim que novos valores chegarem no seu controle, basta lançá-los com a data de pagamento ou recebimento prevista.

O procedimento em um controle de contas a pagar é relativamente fácil. Contudo, alguns cuidados devem ser tomados.

Dicas importantes para fazer o controle de contas a pagar e a receber

Nós separamos algumas dicas para te ajudar ainda mais no momento de realizar o controle de contas a pagar e a receber. Quer saber quais são essas dicas? Continue a leitura!

Faça lançamentos detalhados

O lançamento detalhado das contas a pagar e a receber é importante para compilar informações que podem auxiliar no momento de análise da situação financeira da empresa.

Por exemplo, se uma conta a pagar for paga depois do seu vencimento, com o lançamento detalhado de todo o controle de contas, será mais fácil entender o porquê que isso aconteceu.

Estabeleça prazos de seis meses a um ano

A dica desse prazo é para que o controle seja mais efetivo. Ele funcionaria assim: em janeiro você estabelecerá o controle de contas até em dezembro, realizando uma previsão desses valores.

Em junho, é necessário realizar uma atualização desses dados.

Estime valores

Você pode não saber exatamente quanto custará a sua conta de luz daqui três meses, mas ainda assim, faça uma estimativa do valor com base nos dados que você tem de meses passados.

Cadastre clientes e fornecedores

Ter todos os dados importantes relativos aos clientes e fornecedores é importante no momento de realizar, e até mesmo de cobrar, pagamentos. Otimiza o tempo e facilita o fluxo financeiro.

O controle de contas a pagar é uma ferramenta que facilita todo o trâmite financeiro da sua empresa. Você sabia que existem aplicativos financeiros que possuem o mesmo objetivo? Acesse o nosso artigo Aplicativo de controle financeiro: aprenda a identificar o melhor, e se informe sobre como mais essa ferramenta pode auxiliar a sua empresa a ter uma vida financeira saudável.