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Aplicativo de controle financeiro: aprenda a identificar o melhor

Fazer o controle financeiro de um negócio não é tarefa fácil, principalmente se ela for destinada a alguém que não tem tanto know-how na área das Finanças. No entanto, ter um aplicativo de controle financeiro em mãos pode ajudar a fazer esse gerenciamento muito mais facilmente.

Atualmente, o Brasil está em 74º lugar no ranking mundial de educação financeira realizado pela Standard & Poor's.

Esses dados são bem preocupantes, pois segundo o Sebrae, o Brasil possui 6,4 milhões de estabelecimentos comerciais, sendo 99% desses micro ou pequenas empresas (MPE). Esses negócios correspondem a 16,1 milhões de empregos com carteira assinada.

O que tiramos de conclusão com esses dados? Que o Brasil tem muitas empresas sendo abertas, mas sua população tem um baixíssimo índice de educação financeira.

Alguns softwares e programas podem ajudar a melhorar essas estimativas, pois são intuitivos para usar e permitem que até leigos na área façam uma boa gestão financeira.

Atualmente, existem diversos aplicativos de controle financeiro nas lojas virtuais. Alguns são mais complexos, outros mais intuitivos; alguns têm várias ferramentas enquanto outros são mais simples.

No artigo de hoje vamos te mostrar o que um bom aplicativo de controle financeiro precisa ter para que seja possível fazer todo o gerenciamento administrativo financeiro da sua empresa por ele.

Ficou interessado? Então continue a leitura.

Controle de contas a pagar e controle de contas a receber

O básico do básico de um aplicativo de controle financeiro é ter um controle de contas a pagar e a receber.

Isso quer dizer ter um campo específico para se inserir as contas que precisam ser pagas, com suas datas de vencimento; e um outro campo para inserir os valores que serão recebidos pela empresa, com a data prevista e a origem do valor (investidor, cliente etc)

Um bom aplicativo de controle financeiro tem a opção de colocar esses valores como recorrentes, assim você não perde tempo inserindo-os todo mês.

Alguns valores que precisam ser pagos recorrentemente são:

  • Despesas fixas: aluguel, água, luz, telefone, folha de pagamento etc;
  • Despesas variáveis: impostos, tributos, prestadores de serviços etc.

De maneira geral, o lucro da empresa é dado justamente pelos valores recebidos menos os valores pagos (custos).

Inserção de contratos

Outra ferramenta que facilita muito a vida de quem precisa fazer o gerenciamento financeiro de uma empresa é a opção de inserção de contratos.

Com isso, você não precisa inserir os valores pagos pelos clientes no contas a receber. Basta inserir os dados do contrato assinado pelo cliente, com valores a serem pagos, datas de vencimentos e multas previstas, que o próprio aplicativo vai inserir os valores automaticamente na área de contas a receber.

Caso ele atrase o pagamento, não tem problema, é só não quitar o título no aplicativo e ele continuará lá até ser pago, assim não perderá o controle dos valores não recebidos, tendo um controle melhor para cobrança de seus clientes inadimplentes.

Legal, né? Essa forma é mais prática. Além disso, você também poderá controlar seus contratos de serviços, como data de início e fim da vigência e com um sistema tem maior controle no ato de suas renovações.

Tudo isso torna o trabalho como um todo mais fácil. Uma empresa pequena (ou um MEI) talvez não precise de tantas ferramentas, no entanto, pense sempre em tornar seu produto escalável. Do que você precisará para reproduzir o que você faz sozinho hoje multiplicado por 1.000?

Nesse caso, nós apostamos que um bom software de controle financeiro pode fazer toda a diferença na sua gestão.

Relatórios automatizados

De nada adianta você ter um software para sua gestão financeira se ele não te entregar gráficos e relatórios de suas Receitas e Despesas , além de projeções que te ajudarão na tomada de decisões futuras.

Se for apenas um lugar para você inserir sua receita e suas despesas, você não precisa de um software. Basta configurar uma simples planilha no Excel.

O diferencial dos grandes aplicativos de controle financeiro (ou softwares de gestão financeira) é a facilidade de enxergar os dados e a otimização de tempo, o que inclui os excessos, os gastos primordiais, a natureza dos recebidos, um controle mais assertivo e etc.

Com tudo documentado é possível ver o quanto a receita da empresa cresceu mês a mês, se os gastos aumentaram ou diminuíram, se os resultados estão alinhados com as metas financeiras etc.

Alguns relatórios que um bom aplicativo de controle financeiro precisa disponibilizar para você:

  • Contas a Receber em Aberto;
  • Contas a Pagar em Aberto;
  • Contas a Receber Quitado;
  • Contas a Pagar Quitado;
  • Clientes;
  • Fornecedores;
  • Conta Corrente.

É através desses relatórios que você fará o gerenciamento dos seus indicadores financeiros e saberá se a saúde financeira da sua empresa está em dia ou não.

Armazenamento de arquivos

Quem trabalha no setor administrativo-financeiro sabe que é preciso ter tudo documentado para que não surjam problemas no futuro.

Isso significa é preciso ter um local para arquivar as propostas feitas, os contratos assinados, os planejamentos aceitos etc.

Se o aplicativo de controle financeiro que você está pensando em contratar tiver alguns Gigas de memória disponíveis para você fazer esse armazenamento, ponto para ele.

Ter todos esses documentos na mesma plataforma em que é gerenciado o seu controle financeiro torna o gestão mais eficiente.

Além disso, você não precisará pagar algo extra para fazer esse armazenamento em outra plataforma.

Diferencial para um aplicativo de controle financeiro: Emissão de Nota Fiscal

Emitir nota fiscal pode ser uma coisa extremamente entediante se sua empresa tem muitos clientes. Já pensou em ter um software que faz isso automaticamente?

Alguns aplicativos de controle financeiro já tem essa opção.

Eles entram em acordo com as prefeituras das principais cidades brasileiras e passam a ter o sistema de emissão de nota fiscal integrado.

Muito cômodo, não é? É possível configurar quando a nota deve ser emitida, a frequência, todos os dados que devem estar nela e aí é só esperar o aplicativo fazer o trabalho mês a mês.

Além disso, também é possível fazer o cancelamento de notas fiscais que, por algum motivo, foram emitidas com erro.

Agora que você já sabe o que um bom aplicativo de controle financeiro precisa ter, conheça 7 benefícios que fazer um controle financeiro online traz para a sua empresa. Acesse: Controle financeiro online: conheça 7 benefícios para as empresas!

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Natália Lima

Natália Lima

Co-Founder & CFO - Keruak Software. Carreira em Administração de Empresas. MBA em Controladoria e Gestão Estratégica. Para se ter sucesso basta dar o melhor de si e deixar os resultados com Deus.

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