/ Gestão Financeira

3 dicas para elaborar um planejamento orçamentário para empresas

Uma das principais estratégias para administrar as finanças da sua empresa é a elaboração de um planejamento orçamentário.

O orçamento de uma empresa considera aspectos operacionais e financeiros, a fim de fixar políticas, objetivos e estratégias, quantificar atividades, suas datas de realização e melhorar a utilização de recursos.

O planejamento orçamentário deve, sobretudo, partir do comportamento passado do negócio e olhar para as possíveis mudanças, quantificando, em termos econômicos e financeiros, as atividades e planos da empresa.

Um orçamento deve reunir diferentes objetivos empresariais, tornando-se uma expressão do plano e do controle de resultados. Dessa forma, um planejamento orçamentário não serve apenas para prever o que vai acontecer na empresa, mas permitir o controle disso.

O planejamento orçamentário é responsável por estabelecer e coordenar objetivos para todas as áreas da empresa, de forma que todas as áreas trabalhem sinergicamente em busca das ações planejadas.

As decisões diárias de uma empresa também são muito beneficiadas pela elaboração de um planejamento orçamentário, devido o seu caráter de previsão.

É relevante que uma empresa consulte este plano para comparar o que foi orçado com o que está sendo realizado, o que é vital para a estabilidade financeira do negócio.

Pensando nos inúmeros benefícios de um planejamento orçamentário, separamos para você dicas para elaborar um para o seu negócio.

Mas antes de tudo, você deve saber que este é um sistema que deve permitir correções, ajustes, revisões de valores e planos, ou seja, não pode ser inflexível.

O embasamento das suas receitas e despesas deve ser a realidade

O primeiro passo para definir um planejamento orçamentário é listar os gastos ocorridos nos últimos três meses, pelo menos. Utilizar dados do passado para projeções futuras é uma boa estratégia.

Resgatar valores gastos é uma prática que dá bons resultados, pois esses eventos são consequências de estruturas organizacionais já existentes e há uma forte tendência de voltarem a ocorrer.

Listar gastos pode tomar tempo, mas ter em mãos apenas os gastos do último mês não dá base suficiente para um planejamento palpável.

Levando em conta os gastos do trimestre, você pode descartar transações que só acontecem uma vez por ano que estão compreendidas no período em análise, por exemplo.

Mas você deve levar em conta gastos pontuais semelhantes que podem vir a ocorrer nos próximos meses.

Defina moldes para o seu planejamento orçamentário

Existem pelo menos dois diferentes métodos para elaborar seu planejamento orçamentário. Cabe a você testá-los por um período e entender qual funciona melhor no seu negócio. Veja!

Regra 50/30/20: Essa regra divide as despesas do seu negócio em três categorias, com diferentes porcentagens. Com base no faturamento, é necessário que os gestores identifiquem as despesas essenciais (aluguel, impostos, salários, internet) correspondente a 50% dos gastos. Depois, é hora de identificar as despesas mais supérfluas, que devem compor 30% do orçamento. Por fim, é a vez de elencar as metas futuras (pagamentos de dívidas e investimentos), que compõem o resto do orçamento, ou seja, 20%.
Orçamento de despesas fixas e variáveis: Esse método divide o seu orçamento em duas categorias: despesas fixas e despesas variáveis. As despesas fixas podem até reduzir de valor de acordo com novos cenários, mas estão sempre presentes. Já as despesas variáveis podem ser cortadas, aumentar ou diminuir.

Planeje o orçamento de cada área do seu negócio

Para elaborar um planejamento orçamentário eficaz para o seu negócio, é indispensável pensar nas necessidades de cada setor em particular.

Assim, você conseguirá entender com assertividade o valor que será destinado para cada uma das áreas, considerando a expectativa de crescimento e os últimos resultados obtidos.

Para entender os gastos e necessidades de cada área, basta fazer algumas perguntas:

Marketing: Como serão as vendas, de quais produtos e quais serão os valores? Como eles serão divulgados? Como será o comissionamento da equipe comercial? Há novidades nesse setor que você gostaria de investir? É preciso melhorar os resultados de marketing do seu negócio?
Recursos Humanos: Os seus colaboradores estão sentindo necessidade de capacitação? Com quantos e quais recursos é necessário contar? Há treinamentos previstos? Quando você irá investir na equipe nos próximos meses? Há previsão de contratar novos funcionários ou implementar horas extras? Haverá aumento de turno? E quanto custará cada uma dessas alternativas? Como reter os melhores talentos?
Tecnologia da Informação: Como está a estrutura do parque tecnológico da empresa? É necessário adquirir novos computadores, acessórios, servidores e sistemas de comunicação? Qual é a meta de gastos com impressões e manutenção? Há a previsão de instalação de um novo software?
Produção e Estoque: É preciso ampliar a capacidade produtiva e de estoque dos produtos? Tenho capacidade de produção? Se necessário, é possível aumentá-la? Qual o tamanho ideal do meu estoque? Consigo aumentar o prazo de pagamento dos meus fornecedores? Se isso ocorrer, qual será o impacto no meu caixa e na necessidade de capital de giro?
Capital de giro: Qual é o valor ideal que precisa ser separado para manter-se um bom capital de giro na empresa?
Estrutura física e tecnológica: Sua empresa dispõe dos recursos físicos para alcançar os resultados previstos no planejamento estratégico?
Impostos e taxas: Quais encargos estão previstos nos próximos meses? Quanto será preciso pagar?
Os fatores e critérios a serem considerados por cada área podem variar de acordo com a estrutura e modelo de negócio da sua empresa.

No entanto, levando em conta a estrutura e rotina básicas de uma empresa, a lista acima é um bom norte do que é indispensável constar em um planejamento orçamentário.

Com essas questões respondidas, basta juntar todo os valores em um único planejamento, que dá origem ao planejamento orçamentário.

Recomenda-se, após mapear as necessidades de cada área, colocar metas gerais e de mês a mês, para que se tenha controle do que já foi realizado.

Um dos principais erros dos empreendedores é superestimar valores a receber e subestimar seus débitos.

Para que um planejamento orçamentário seja efetivo, é preciso tomar como base valores legítimos e adequados à lógica de mercado. Se isso for ignorado, é possível que a sua empresa acumule despesas superiores à arrecadação, gerando margem para a falência.

A atualização é muito importante para a eficácia do planejamento orçamentário. O documento não deve ser atualizado apenas no início de cada ano fiscal, mas constantemente.

E ao elaborar um planejamento orçamentário, dê valor à criação de um fundo de reserva. Essa postura é o suficiente para dar fôlego ao seu negócio em caso de emergências.

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Natália Lima

Natália Lima

Co-Founder & CFO - Keruak Software. Carreira em Administração de Empresas. MBA em Controladoria e Gestão Estratégica. Para se ter sucesso basta dar o melhor de si e deixar os resultados com Deus.

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