Planejamento orçamentário: o guia completo para você não errar

Uma das principais estratégias para administrar as finanças da sua empresa é a elaboração de um planejamento orçamentário. O orçamento de uma empresa considera aspectos operacionais e financeiros, de modo a fixar políticas, objetivos e estratégias, quantificar atividades, suas datas de realização e melhorar a utilização de recursos.

O planejamento orçamentário deve, por isso, partir do comportamento passado do negócio e olhar para as possíveis mudanças, quantificando, em termos econômicos e financeiros, as atividades e planos da empresa.

Um orçamento deve reunir diferentes objetivos empresariais, tornando-se uma expressão do planejamento e do controle de resultados.

Dessa forma, um planejamento orçamentário não serve apenas para prever o que vai acontecer na empresa, mas permitir o controle disso.

Nos próximos tópicos, você vai entender melhor o que é planejamento orçamentário, sua função, por que ele é tão importante e quando deve ser feito.

Além disso, vamos falar sobre sua composição (etapa teórica) e sobre as etapas práticas, para entender seus benefícios e como o planejamento orçamentário interfere na saúde do seu negócio.

O que é planejamento orçamentário?

Pode parecer óbvia a definição desse termo, que poderia ser entendido como uma lista de planos para a destinação dos recursos financeiros de uma empresa.

Não está errado, mas não é tão simples assim. E, além disso, nada como partir de uma definição para esmiuçar um assunto, especialmente este que é tão relevante.

Podemos começar dizendo que o planejamento orçamentário é uma etapa fundamental da gestão empresarial.

Nesta etapa, o gestor planeja receitas, custos, despesas e investimentos para um determinado período, que pode ser alguns meses ou até anos.

Uma comparação bastante esclarecedora é a do planejamento orçamentário com a contabilidade, já que o primeiro pode ser visto como o inverso da segunda.

Enquanto a contabilidade analisa as entradas e saídas financeiras que já aconteceram, o planejamento orçamentário se preocupa com o que ainda não aconteceu.

O objetivo é manter a empresa sempre preparada para o que está por vir. E as decisões assertivas que o planejamento orçamentário possibilita são tomadas a partir de dados e argumentos exatos e concretos.

Sendo assim, podemos também definir o planejamento orçamentário como a versão do planejamento estratégico em números.

Qual é a função do planejamento orçamentário?

Em termos técnicos, o planejamento orçamentário tem a função de gerar relatórios precisos e detalhados que vão possibilitar a tomada de decisões assertivas.

Alguns desses relatórios são a projeção de fluxo de caixa, a projeção de balanço patrimonial e o demonstrativo de resultados do exercício (DRE).

Esses relatórios são essenciais para a gestão eficiente de qualquer empresa. Sem eles o negócio fica sujeito ao “achismo” e qualquer decisão pode parecer sensata.

Eles se complementam pois, enquanto o DRE mostra o lucro que a empresa terá, a projeção de fluxo de caixa mostra quanto a empresa terá em caixa após determinado período e a projeção de balanço patrimonial define o quanto de riqueza a empresa irá acumular.

Além dos relatórios essenciais, o planejamento orçamentário também permite e extração de alguns indicadores de desempenho futuro, que ajudam o gestor a entender se seus planos são viáveis.

Portanto, através do planejamento orçamentário, você tem uma visão geral e detalhada da situação financeira do seu negócio em uma data futura.

Por que o planejamento orçamentário é tão importante?

Sem um planejamento orçamentário é praticamente impossível direcionar acertadamente um negócio do ponto de vista financeiro, por mais promissor que seja o mercado.

Além disso, não é possível estabelecer metas sem os dados dos relatórios que o planejamento gera. Ou seja, você fica sem saber quais resultados esperar.

E quando os resultados inesperados chegam, você não sabe como analisá-los e como fazer projeções futuras, por falta de dados. Ou seja, o negócio vira uma bola de neve.

O planejamento orçamentário é responsável por estabelecer e coordenar objetivos para todas as áreas da empresa, de forma que todas as áreas trabalhem sinergicamente em busca das ações planejadas.

As decisões diárias de uma empresa também são muito beneficiadas pela elaboração de um planejamento orçamentário, devido ao seu caráter de previsão.

É relevante que uma empresa consulte este plano para comparar o que foi orçado com o que está sendo realizado, o que é vital para a estabilidade financeira do negócio.

Quando o planejamento orçamentário deve ser feito?

Não existe uma definição específica do período em que o planejamento orçamentário precisa ser feito. Ele pode variar de acordo com as especificidades do negócio.

No entanto, como se trata de uma etapa constitutiva da gestão empresarial, caso você ainda não tenha feito o seu planejamento, é melhor começar a reunir informações para fazê-lo o quanto antes.

Essas informações correspondem ao controle de gastos, levantamento de vendas, empréstimos e fontes de renda em geral, além dos registros dos custos, investimentos e despesas.

Assim, você começa a identificar os pontos positivos e negativos do cenário em que o seu negócio se insere.

Para quem nunca fez um planejamento orçamentário, o momento ideal para fazê-lo é imediatamente após reunir essas informações.

Caso você já tenha feito um planejamento orçamentário, é importante atualizá-lo e analisá-lo constantemente.

O período recomendado para a refação e reajuste do planejamento é a cada ano, mas isso não significa que ele é imutável dentro deste período.

Como o planejamento orçamentário é feito?

Caso você ainda não tenha implantado o planejamento orçamentário em sua empresa, deve começar essa tarefa pela composição do mesmo, o que podemos chamar de etapa teórica.

Os primeiros passos que você deve seguir são os seguintes:

• Fazer uma reunião com todos os profissionais que lidam com questões financeiras na empresa para dividir as tarefas e definir as prioridades;
• Reunir as informações essenciais ao planejamento, que foram citadas no tópico anterior;
• Elaborar uma lista de atividades com tudo o que pode ser feito para melhorar o desempenho da empresa em termos financeiros;
• Realizar uma pesquisa de mercado para cada produto ou serviço que a empresa oferece.

A partir daí começam as etapas práticas do planejamento orçamentário, que são revisadas constantemente.

Ou seja, o gestor terá sempre que analisá-las e revisá-las. Não é um trabalho que, uma vez terminado, servirá como base de tomada de decisões a qualquer tempo.

Algumas recomendações para esta parte do planejamento orçamentário são as seguintes:

• Analise os indicadores financeiros periodicamente;
• Identifique e considere os possíveis erros cometidos tanto nas etapas anteriores quanto na atual para a melhoria de todo o processo;
• Analise o porte, o faturamento e a quantidade de colaboradores que a empresa possui;
• Saiba em que estágio de maturidade a empresa está, ou seja, em que medida ela transforma os conhecimentos e experiências adquiridos em soluções para a gestão de um negócio;
• Revise todo o plano antes de aplicá-lo.

Pensando nos inúmeros benefícios de um planejamento orçamentário, separamos para você dicas para elaborar um para o seu negócio.

Mas antes de tudo, você deve lembrar que este é um sistema que deve permitir correções, ajustes, revisões de valores e planos, ou seja, não pode ser inflexível.

O embasamento das suas receitas e despesas deve ser a realidade

O primeiro passo para definir um planejamento orçamentário é listar os gastos ocorridos nos últimos três meses, pelo menos. Utilizar dados do passado para projeções futuras é uma boa estratégia.

Resgatar valores gastos é uma prática que dá bons resultados, pois esses eventos são consequências de estruturas organizacionais já existentes e há uma forte tendência de voltarem a ocorrer.

Listar gastos pode tomar tempo, mas ter em mãos apenas os gastos do último mês não dá base suficiente para um planejamento palpável.

Considerando os gastos do trimestre, você pode descartar transações que só acontecem uma vez por ano e estão compreendidas no período em análise, por exemplo.

Mas você deve considerar gastos pontuais semelhantes que podem vir a ocorrer nos próximos meses.

Defina moldes para o seu planejamento orçamentário

Existem pelo menos dois diferentes métodos para elaborar seu planejamento orçamentário. Cabe a você testá-los por um período e entender qual funciona melhor no seu negócio. Veja:

• Regra 50/30/20: Essa regra divide as despesas do seu negócio em três categorias, com diferentes porcentagens. Com base no faturamento, deve os gestores identificarem as despesas essenciais (aluguel, impostos, salários, internet) correspondentes a 50% dos gastos. Depois, é hora de identificar as despesas mais supérfluas, que devem compor 30% do orçamento. Por fim, é a vez de elencar as metas futuras (pagamentos de dívidas e investimentos), que compõem o resto do orçamento, ou seja, 20%.
• Orçamento de despesas fixas e variáveis: Esse método divide o seu orçamento em duas categorias: despesas fixas e despesas variáveis. As despesas fixas podem até reduzir de valor de acordo com novos cenários, mas estão sempre presentes. Já as despesas variáveis podem ser cortadas, aumentar ou diminuir.

Planeje o orçamento de cada área do seu negócio

Para elaborar um planejamento orçamentário eficaz para o seu negócio, é indispensável pensar nas necessidades de cada setor em particular.

Assim, você conseguirá entender com assertividade o valor que será destinado para cada uma das áreas, considerando a expectativa de crescimento e os últimos resultados obtidos.

Para entender os gastos e necessidades de cada área, basta fazer algumas perguntas:

Marketing

• Como serão as vendas de quais produtos e quais serão os valores?
• Como eles serão divulgados?
• Como será o comissionamento da equipe comercial?
• Há novidades nesse setor que você gostaria de investir?
• É preciso melhorar os resultados de marketing do seu negócio?

Recursos Humanos

• Os seus colaboradores estão sentindo necessidade de capacitação?
• Com quantos e quais recursos é necessário contar?
• Há treinamentos previstos?
• Quando você irá investir na equipe nos próximos meses?
• Há previsão de contratar novos funcionários ou implementar horas extras?
• Haverá aumento de turno?
• Quanto custará cada uma dessas alternativas?
• Como reter os melhores talentos?

Tecnologia da Informação

• Como está a estrutura do parque tecnológico da empresa?
• É necessário adquirir novos computadores, acessórios, servidores e sistemas de comunicação?
• Qual é a meta de gastos com impressões e manutenção?
• Há a previsão de instalação de um novo software?

Produção e Estoque

• É preciso ampliar a capacidade produtiva e de estoque dos produtos?
• Tenho capacidade de produção?
• Se necessário, é possível aumentá-la?
• Qual o tamanho ideal do meu estoque?
• Consigo aumentar o prazo de pagamento dos meus fornecedores?
• Se isso ocorrer, qual será o impacto no meu caixa e na necessidade de capital de giro?

Capital de giro

• Qual é o valor ideal que precisa ser separado para manter-se um bom capital de giro na empresa?

Estrutura física e tecnológica

• Sua empresa dispõe dos recursos físicos para alcançar os resultados previstos no planejamento estratégico?

Impostos e taxas

• Quais encargos estão previstos nos próximos meses?
• Quanto será preciso pagar?

Os fatores e critérios a serem considerados por cada área podem variar de acordo com a estrutura e modelo de negócio da sua empresa.

No entanto, considerando a estrutura e rotina básicas de uma empresa, a lista acima é um bom norte do que é indispensável constar em um planejamento orçamentário.

Com essas questões respondidas, basta juntar todos os valores em um único planejamento, que dá origem ao planejamento orçamentário.

Recomenda-se, após mapear as necessidades de cada área, colocar metas gerais e de mês a mês, para que se tenha controle do que já foi realizado.

Um dos principais erros financeiros dos empreendedores é superestimar valores a receber e subestimar seus débitos.

Para que um planejamento orçamentário seja efetivo, é preciso tomar como base valores legítimos e adequados à lógica de mercado.

Se isso for ignorado, é possível que a sua empresa acumule despesas superiores à arrecadação, gerando margem para a falência.

A atualização é muito importante para a eficácia do planejamento orçamentário. O documento não deve ser atualizado apenas no início de cada ano fiscal, mas constantemente.

E, ao elaborar um planejamento orçamentário, dê valor à criação de um fundo de reserva. Essa postura é o suficiente para dar fôlego ao seu negócio em caso de emergências.

Quais são os benefícios do planejamento orçamentário para as empresas?

Veja abaixo as principais vantagens da implementação do planejamento orçamentário em sua empresa.

• Organização das finanças: com a previsão de todas as entradas e saídas de dinheiro em cenários otimistas e pessimistas, é possível manter cada transação organizada;
• Detalhamento dos cálculos: o planejamento permite a visualização de receitas e despesas a médio e longo prazo, possibilitando a colocação de recursos onde eles são realmente necessários;
• Transparência: o acesso facilitado aos detalhes relacionados ao dinheiro na empresa e a clareza dos dados permitem ao gestor a tomada de decisões muito mais assertivas;
• Redução de custos: com a análise dos detalhes de cada relatório, é possível reduzir custos identificando gastos desnecessários ou em excesso.

Por tudo isso é que afirmamos que o planejamento orçamentário é essencial para a manutenção da saúde de qualquer negócio, esteja a empresa inserida em qualquer segmento e independentemente de seu porte.

Como a saúde financeira corresponde à capacidade de sustentação do negócio a curto, médio e longo prazo, é o planejamento orçamentário o responsável pelos dados para essa verificação.

E se você quer saber mais sobre o conceito de saúde financeira, leia: Saúde Financeira: você sabe como está a do seu negócio?