O que é fluxo de caixa e como manter o seu positivo

Muitos proprietários de novos negócios se perguntam não sabem (ainda) o que é fluxo de caixa e acabam comprometendo toda a saúde financeira do negócio por causa disso. Porém, fluxo de caixa é algo simples de ser entendido.

A resposta curta é que o fluxo de caixa é o controle da quantia de dinheiro que chega a uma empresa e a quantia de dinheiro que sai.

Pense nisso como um tanque de água: a água entra no topo e drena no fundo. Então, para manter seu tanque cheio, você quer mais entradas do que saídas.

Fim do artigo, certo? Você já sabe o que é fluxo de caixa. Bem, na verdade precisamos falar sobre algumas coisas ainda.

A princípio, ao ler a definição, você pode pensar que o seu fluxo de caixa vai muito bem, obrigado.

Mas é preciso ser muito detalhista e atento para conquistar um real controle sobre o fluxo de caixa de uma empresa, fazendo inclusive previsões certeiras para o futuro.

Em primeiro lugar, se você tem somente a ideia de que as suas finanças estão bem, porque atualmente há dinheiro em caixa, você não está controlando o seu fluxo de caixa corretamente.

Se você somente observa se o seu caixa está positivo no momento, você ainda não entendeu o que é fluxo de caixa.

Um gestor financeiro que controla o fluxo de caixa faz análises e comparações dentro de determinado espaço de tempo.

Essas análises são possíveis a partir do registro minucioso de todas as entradas e saídas, como veremos.

A partir do próximo tópico, você vai entender ainda melhor o que é fluxo de caixa, para que serve o controle de fluxo de caixa, quais são os riscos de não monitorá-lo e o que você precisa fazer para aumentar as receitas e diminuir as despesas, garantindo, assim, um fluxo de caixa sempre positivo.

Não vá perder, hein?

O que é fluxo de caixa e para que ele serve?

Entender o que é fluxo de caixa é fundamental para garantir a saúde financeira de qualquer negócio.

O fluxo de caixa corresponde a todas as entradas e saídas financeiras de um negócio. Vamos entender melhor.

As entradas de um fluxo de caixa são a força vital do seu negócio e vem de fontes como pagamentos de clientes, recebimento de um empréstimo, infusão monetária de um investidor, venda de ativos, juros de poupança ou investimentos. Resumindo, é todo dinheiro que entra na sua empresa.

Esse dinheiro é importante porque mais tarde se torna pagamento por coisas que fazem seu negócio funcionar: despesas como estoque ou matérias-primas, funcionários, aluguel e outras despesas operacionais.

Esses valores pagos pela empresa são as saídas do fluxo de caixa. Ou seja, as saídas de um fluxo de caixa são todo dinheiro que sai da empresa.

Naturalmente, se você sabe o que é fluxo de caixa, sabe que o fluxo de caixa positivo é o preferido.

Fluxo de caixa positivo acontece quando há mais entradas que saídas, o que significa que sua empresa está funcionando sem problemas.

E aqui temos a resposta para a questão “para que serve o fluxo de caixa?”. Esse controle das entradas e saídas de dinheiro serve para manter a empresa na ativa, evitar que ela chegue à falência por falta de uma gestão financeira eficiente.

Em resumo, as suas receitas precisam ser maiores que as despesas, considerando um determinado intervalo de tempo, que geralmente é de um mês.

Mas também são muito comuns as análises de fluxo de caixa a partir de intervalos de tempo maiores, como um semestre ou um ano, isso sem excluir a análise mensal.

Um fluxo de caixa altamente positivo é ainda melhor e permitirá que você faça novos investimentos (contrate funcionários, abra outro local, etc.) e aumente ainda mais o seu negócio.

Porém, para afirmar que você possui um excelente controle de fluxo de caixa, não basta que ele esteja sempre positivo e com receitas em ascensão. É necessário também que o controle de fluxo de caixa esteja alinhado com o seu plano de negócios e com o planejamento orçamentário de médio e longo prazos.

Dessa forma, você não fica preso à meta de manter o fluxo de caixa positivo no presente, mas consegue também organizar o futuro das suas finanças.

Nós amamos isso, certo?

Por outro lado, há fluxo de caixa negativo: mais dinheiro saindo do que entrando, o que não é bom sinal.

Obviamente, muitas empresas podem estar nessa situação, especialmente em tempos de crise financeira mundial. Mas a boa notícia é que tem jeito!

Se esse é o seu caso, o que você precisa é encontrar formas de gastar menos e receber mais, ou seja, cortar despesas e aumentar as receitas. Abordaremos formas de obter esses resultados ainda neste artigo.

Agora que você entendeu o que é fluxo de  caixa, no próximo tópico, vamos falar sobre organização e planejamento, os primeiros passos para o correto controle de fluxo de caixa.

Organize-se e planeje

O fluxo de caixa positivo é impulsionado por duas coisas: organização e planejamento. Vamos começar definindo sua linha de base.

Comece olhando para o dinheiro que você tem em mãos, isso poderia ser o dinheiro que você investiu no negócio, dinheiro na conta bancária do negócio, empréstimos que você recebeu ou um investimento de um parceiro.

Se você está apenas começando o seu negócio, estar interessado no fluxo de caixa é muito oportuno. Faça uma lista de todas as despesas iniciais que você pagou ou pagará.

Essas despesas podem incluir:

• Taxas de incorporação legais e contábeis;
• Licenças e autorizações;
• Construção ou reforma;
• Depósito em um contrato de locação ou compra de propriedade;
• Materiais de marketing;
• Estoque inicial ou suprimentos;
• Acessórios como caixas registradoras, materiais de escritório, móveis, equipamentos etc.

Em seguida, você deve determinar suas fontes de caixa esperadas mensalmente. Estas podem ser vendas projetadas, empréstimos que você sabe que estão chegando em uma determinada data, investimentos, etc.

Se você é um novo negócio, você pode querer projetar as vendas de forma conservadora (melhor para superar e ter um melhor fluxo de caixa do que você pensou).

Se você já iniciou sua empresa ou está comprando uma empresa de outra pessoa, você tem uma vantagem distinta: o histórico de vendas.

A história não pode prever o futuro, mas pode pintar uma imagem decente do que o futuro parece e quais mudanças de negócios você pode precisar fazer.

Finalmente, você precisará avaliar suas despesas mensais. Isso pode ser um pouco complicado, porque é fácil ignorar as coisas e obter uma surpresa que você realmente não quer.

Despesas mensais a serem consideradas podem incluir:

• Aluguel ou hipoteca;
• Seguro;
• Publicidade;
• Marketing;
• Hospedagem de sites;
• Viagens;
• Utilidades;
• Folha de pagamento;
• Inventário;
• Impostos;
• Pagamentos de empréstimos;
• Capital de giro
• Pagamento próprio (pró-labore).

O mais importante nesse processo é ser honesto e objetivo.

Faça sua lição de casa e obtenha estimativas precisas de custos. Se os custos parecerem altos, simplesmente projetar mais vendas quando você não tiver capacidade de fechar essas vendas não preencherá seu tanque de água.

Então talvez você diminua as saídas. O que você pode reduzir ou cortar?

Por exemplo, se você está lançando uma boutique, talvez você alugue aquele espaço de 30 m² ao invés de um local aberto e arejado, com 70m². Ou talvez você possa limitar inicialmente a quantidade de mercadorias que você pretende comprar.

Sugestão de leitura: Redução de custos: entenda como fazer na sua empresa ainda hoje

Você já sabe o que é fluxo de caixa, mas e agora? Como melhorá-lo? Vamos te mostrar agora formas de aumentar suas entradas e de diminuir suas saídas!

Ser pago! Como melhorar o fluxo de caixa de entrada

Se o seu faturamento depende dos seus clientes e eles têm um prazo liberal para pagar, isso pode dificultar o planejamento.

No entanto, existem maneiras de incentivar seus clientes a pagar suas contas mais rapidamente:

• Emita faturas prontamente e acompanhe-as regularmente. Isso parece simples, mas muitas pessoas evitam pagar aos outros simplesmente porque não gostam de se desfazer de seu dinheiro;
• Ofereça um desconto para pagamento antecipado. Se o seu contrato padrão tiver um prazo de trinta dias, dê um pequeno desconto para pagamento no prazo de 10 dias;
• Estruture o pagamento com um depósito inicial ou, se for um projeto longo, programe intervalos de pagamento durante toda a vida do projeto. Isso irá garantir que você receba algum dinheiro na porta ao longo do caminho.

Gastando menos! Como pagar suas contas de maneira inteligente

Você tem que pagar suas contas, não há maneiras de contornar isso. Pagá-las em tempo hábil é uma forma de construir a confiança com seus credores.

Mas, como estamos falando de vazão, precisamos considerar o bom fluxo de caixa.

Existem maneiras de pagar suas contas de forma inteligente para garantir que seu fluxo de caixa permaneça positivo. Veja só:

• Use o prazo de pagamento ao máximo. Se você tem um prazo de trinta dias em uma conta, vá em frente e use os trinta dias para acumular o dinheiro. Dessa forma, você terá uma melhor compreensão de como é seu fluxo de caixa do que se simplesmente fizer um cheque no dia em que receber a fatura;
• Por outro lado, veja se há descontos para pagar os fornecedores antecipadamente. (Soa familiar, não?);
• Pergunte sobre condições de pagamento flexíveis quando você faz um acordo com um fornecedor. Você nunca saberá se você não perguntar e isso pode te ajudar muito;
• Utilize um software de gestão financeira. Ele te ajudará a entender seus gastos e alguns podem até fazer a emissão de notas fiscais eletrônicas automaticamente;
• Construa um relacionamento real com seus fornecedores. Se eles confiam em você e você é honesto com eles, pode ser um grande passo para tornar sua vida mais fácil se você precisar pedir uma extensão ou acomodação.

Sugestão de leitura: Controle de contas a receber: como fazer e por que é importante?

Superando os meses de fluxo de caixa difícil

Todos nós sabemos que pode haver um atraso entre receber o dinheiro das vendas e precisar pagar as despesas. Entretanto, as contas não vão desaparecer magicamente ou alterar suas datas de vencimento só porque você não coletou o pagamento.

Você tem que ter dinheiro suficiente para passar meses difíceis, quando as entradas simplesmente não estão entrando.

Para isso, crie algumas reservas em dinheiro. Revise seu histórico de fluxo de caixa e chegue a uma estimativa de reservas que cobriria sua empresa por três meses, seis meses e um ano.

Conhecer esses números pode ajudá-lo a pintar uma imagem melhor e, assim, tomar melhores decisões de negócios.

Sugestão de leitura: 7 dicas para manter um fluxo de caixa saudável na sua empresa.

Riscos de não fazer o monitoramento de fluxo de caixa

Há duas situações relacionadas ao fluxo de caixa relativamente comuns que são muito perigosas para os negócios.

A primeira delas é quando o gestor acha que seu negócio é muito inovador e, por estar obtendo muito lucro em virtude da alta demanda pelas soluções que ele oferece, com toda a certeza o seu fluxo de caixa é “mais do que positivo”.

Ele nem considera as pequenas entradas e saídas, porque acha que elas não fazem diferença. Assim, não há uma preocupação com a gestão do fluxo de caixa.

A segunda situação diz respeito à empresa que está “passando apertos” porque aconteceu algum imprevisto financeiro ou os negócios ainda estão no início.

Nesse caso, o gestor acredita que precisa sanar um grande problema financeiro antes de iniciar um processo de controle detalhado do fluxo de caixa.

Se você é gestor, tenha em mente que nunca é uma boa ideia deixar de fazer um minucioso monitoramento do fluxo de caixa.

Vamos listar a seguir os riscos que a sua empresa corre ao não se preocupar com esse monitoramento, seja qual for a atual situação financeira dela.

Não saber para onde vai o dinheiro da sua empresa

Sua empresa oferece um serviço muito demandado e você acha que as receitas estarão sempre nas alturas? Pode estar certo, mas deve considerar as despesas também.

Ou seja, você tem que acompanhar os fluxos financeiros, o que é impossível sem o monitoramento do fluxo de caixa.

Para sentir que a gestão financeira da sua empresa está em suas mãos, você precisa de informações detalhadas e precisas.

Você acha que “estamos vendendo muito” é uma informação detalhada e precisa? Claro que não é.

A partir dos relatórios obtidos com o monitoramento do fluxo de caixa  é que você vai conseguir relacionar receitas e despesas.

Assim, você vai saber não só se o seu fluxo de caixa está positivo, mas o que isso significa em termos de valores e quais são as expectativas futuras.

Sem isso, você vai pagar as faturas que aparecerem sem saber se poderia estar reduzindo o valor de cada despesa e se o pagamento deveria realmente ser feito naquele momento.

Ou seja, sem o controle do fluxo de caixa, você não tem em mãos recursos que possibilitem encontrar e sanar problemas e identificar possíveis soluções.

Assim, você não saberá para onde o seu dinheiro está indo.

Não pagar as contas em dia

O fluxo de caixa também tem a missão de controlar as despesas, não só as receitas. Isso significa que cada pagamento a ser realizado constará nos relatórios desse monitoramento.

Quando você não controla o fluxo de caixa, corre sérios riscos de atrasar pagamentos e isso pode acarretar o desperdício de dinheiro com o pagamento de altos juros e multas.

Ficar sem dinheiro em caixa

O monitoramento do fluxo de caixa não permite somente que você calcule a diferença entre receitas e despesas em um determinado intervalo de tempo.

A partir dos relatórios resultantes do controle de fluxo de caixa você consegue também organizar as datas de pagamento e recebimento.

Por mais que você tenha um alto volume de vendas, se as suas receitas chegarem em uma data posterior ao vencimento das faturas referentes às despesas, o seu caixa pode ficar zerado em algum momento.

Então, saber o que é fluxo de caixa e utilizá-lo corretamente vai permitir que você negocie tanto com clientes quanto com credores para manter seu caixa positivo diariamente.

Não saber se sua empresa está crescendo

Vender muito não necessariamente significa muita lucratividade e o fluxo de caixa é o instrumento ideal para medir o crescimento da lucratividade, que é um objetivo de todo negócio.

Por meio da análise do fluxo de caixa, é possível aplicar métricas e compreender se a empresa está crescendo ou não.

Caso ela não esteja crescendo, é possível compreender a origem do problema, como por exemplo, nos casos em que as vendas estão lentas ou em que as despesas só aumentam.

Como já citamos em um dos tópicos anteriores, uma ferramenta que vai te ajudar muito no acompanhamento do seu fluxo de caixa é o software de gestão financeira.

Com esse recurso, muitos relatórios podem ser gerados automaticamente e você ganha em tempo e precisão.

O Keruak obteve a melhor avaliação de Software de Gestão Financeira no portal B2B Stack. Ou seja, ele é uma das melhores opções que você tem.

São muitos os recursos que o software da Keruak oferece e ele não te ajuda somente a controlar o fluxo de caixa, mas as finanças como um todo.

Agora que você já sabe o que é fluxo de caixa e o que são suas entradas e saídas, é hora começar a aplicar esse conceito na prática. Teste o Keruak gratuitamente e dê início ao seu monitoramento de fluxo de caixa.