Para qualquer empresa que realize venda de produtos, a gestão de estoque é parte do processo administrativo para que a mesma tenha sucesso. Afirmamos isso independente do porte da empresa, seja ele pequeno, médio ou grande.

Muitos empresários já ouviram falar da importância da gestão de estoque, mas, por diversos motivos, acabam não realizando essa tarefa como deveriam.

Por isso, no nosso texto de hoje, queremos te ajudar mostrando a importância de se fazer uma boa gestão de estoque e os 12 principais erros que você simplesmente não pode cometer ao realizar a gestão de estoque da sua empresa.

Importância da gestão de estoque

Uma das tarefas mais importantes de uma empresa é saber gerenciar o estoque de produtos. Essa gestão diz respeito à habilidade do seu negócio de controlar a quantidade de produtos durante um tempo específico, entendendo como é o mix dos produtos, assim como a demanda de cada um deles.

Um estoque cheio de itens não é algo que a sua empresa deseja, pois isso significa dinheiro parado. Sendo assim, o objetivo de uma gestão de estoque eficiente é impedir que existam excessos ou faltas nesse setor.

Para isso, é necessário conhecer bem as atividades da empresa, assim como os detalhes do estoque. Dessa maneira, é possível fugir dos erros mais comuns da gestão de estoque.

Em busca de um controle eficiente, é importante fazer projeções de oferta e procura, para que seja possível ter uma noção da quantidade de produto necessária em cada época do ano.

Além disso, é importante fazer o planejamento de compras, levando em consideração a existência do prazo de entrega dos produtos com os fornecedores. Sendo assim, esse tempo precisa ser encaixado no planejamento interno.

Outra dica é dividir os produtos em grau de importância. Por exemplo, os produtos A são os mais importantes do estoque, já os produtos B são de média importância e os produtos C apresentam uma rotatividade menor.

Parece simples, né? Mas fazer a gestão de estoque adequada nem sempre é fácil, pois é comum que aconteçam alguns erros pelo caminho.

Separamos os 12 erros mais comuns que você não deve cometer na sua gestão de estoque. Veja só:

Os erros de gestão de estoque que você deve passar longe

Ao se atentar para os principais erros na gestão de estoque, você estará atuando de maneira preventiva, evitando que eles aconteçam e fazendo, assim, uma gestão de estoque que contribua de maneira positiva para o funcionamento da sua empresa.

Veja, logo abaixo, o que você não deve fazer.

1. Possuir um estoque desfalcado ou em excesso

Ter um estoque desfalcado ou em excesso pode ser um grave problema para uma empresa.

Muitas pessoas podem pensar que apenas uma ou outra situação pode acarretar problemas, mas ambas podem ser prejudiciais para a empresa.

Vamos, primeiramente, falar do estoque desfalcado. Um estoque com desfalque significa um estoque com faltas.

Essas faltas serão, sem dúvidas, problema para a empresa. Elas representam oportunidades de venda perdidas e, como consequência, é possível observar queda na receita do estabelecimento e, ainda, clientes insatisfeitos.

Ao se colocar no lugar do consumidor, você pode entender o quão desagradável é chegar em um estabelecimento esperando poder consumir determinado produto e o mesmo se encontrar em falta por qualquer razão que seja.

O segundo caso, de possuir um estoque em excesso, pode ser igualmente danoso e nós vamos te explicar o porquê.

Um estoque em excesso significa menos espaço físico para outros produtos, o que pode gerar problemas ainda maiores.

Ainda, o excesso de um, ou mais produtos, pode comprometer a gestão financeira do empreendimento, visto que, naturalmente, o retorno sobre o investimento nesses produtos irá demorar um pouco mais acontecer.

2. Não fazer o controle do giro dos produtos

Para fazer a correta gestão de estoque, o giro dos produtos deve ser levado em consideração. É comum que muitos gestores contem apenas com as informações sobre as demandas ou sobre dados de cada produto específico.

No entanto, o ideal é entender cada etapa do estoque, baseando-se no volume de compras e identificação de quais produtos precisam ser comprados, por exemplo. Outro detalhe importante é saber o tempo médio a partir do momento em que ele entrou no estoque até ser vendido.

Lembre-se: caso o controle do giro dos produtos não seja realizado, é bem provável que você acabe investindo em produtos que não são vendidos com frequência.

3. Não monitorar o espaço disponível

Ao falar do estoque em excesso, mencionamos a questão do espaço físico, você se lembra?

Ter noção do espaço físico que você tem disponível em comparação com a demanda de produtos que o seu estabelecimento exige é fundamental para o sucesso da sua gestão de estoque.

Não é incomum vermos uma falta de atenção em relação aos espaços de armazenamento de estoque o que, por sua vez, acaba gerando prejuízos a gestão como um todo.

O que acontece é que, sem saber o espaço disponível ao certo, é fácil fazer encomendas errôneas e, até mesmo, sofrer com a perda de produtos devido à desorganização inevitável que irá acometer o local.

Além disso, sem saber o espaço disponível que você tem, também se torna mais fácil armazenar os produtos de maneira incorreta.

Produtos que não poderiam se encontrar em determinada temperatura acabam indo para qualquer lugar e, assim, o estabelecimento enfrenta ainda mais prejuízos.

Não ter controle do espaço físico disponível para o seu estoque é um erro que abre porta para outros erros e uma série de prejuízos. Portanto, fique atento.

4. Realizar o controle manualmente

Não é novidade para ninguém que, mesmo com o avanço da tecnologia, algumas pessoas ainda preferem realizar parte da gestão empresarial, senão ela toda, de forma manual.

Contudo, precisamos lembrar que a tecnologia veio para nos ajudar e facilitar os processos de uma empresa e, até mesmo, a nossa vida pessoal.

Hoje em dia, existem diversos softwares que auxiliam na gestão de uma empresa de forma automatizada.

Com isso, os processos internos são otimizados, facilitados e concentrados todos em um lugar.

O controle de estoque, quando feito manualmente, tem suas chances aumentadas de forma significante de apresentar erros.

Isso porque é mais fácil para uma pessoa cometer erros ao realizar um trabalho repetitivo e extremamente detalhado do que um programa elaborado especialmente para essa tarefa.

Os erros podem gerar problemas graves e, com certeza, irá resultar em retrabalho, o que faz com que os colaboradores percam mais tempo e empenhem esforços em algo que não era necessário.

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5. Usar ferramentas ineficientes

Além de investir na automação, é fundamental que você saiba escolher as ferramentas corretas. Isso porque é frequente o uso de ferramentas inadequadas para a realização da gestão do estoque.

É necessário, por exemplo, que os instrumentos sejam integrados com as áreas de compra e de venda, possibilitando que o valor do estoque seja devidamente controlada.

Caso os seus colaboradores contem com ferramentas ineficientes, é bem provável que decisões ruins sejam tomadas e descobertas tempos depois, quando prejuízos como perdas e custos altíssimos já aconteceram.

6. Não capacitar a equipe

Não investir na capacitação da equipe é estar suscetível a perder dinheiro por causa de um trabalho mal realizado. Portanto, quando o assunto é gestão de estoque, não poupe esforços para deixar o seu time ainda mais competente.

Ou seja, caso você já conte com softwares que auxiliam no controle de estoque, é necessário treinar as equipes para que elas saibam usar as novas funcionalidades.

Sendo assim, os colaboradores precisam entender como funciona a automatização e por que ela é tão benéfica para o negócio, mostrando também como ela é capaz de facilitar o seu dia a dia.

7. Misturar estoque de produtos para venda e para uso

Existem muitas empresas que misturam os estoques de produtos que devem ser vendidos com os que vão ser usados. Imagine, por exemplo, um mercado que vende ovos e leite, mas também vende bolos produzidos por ele mesmo.

Ou seja, certamente utilizam ovos e leite para fabricar o bolo, mas, nesse caso, não separam os ovos e leites que devem ser usados dos que serão vendidos posteriormente.

Inevitavelmente, esses produtos ficarão para a fabricação do bolo ou os clientes vão encontrar prateleiras vazias.

Sendo assim, o estoque voltado para a matéria-prima precisa ser diferenciado do que é destinado à venda. Aliás, o ideal é que ambos fiquem em locais diferentes para que não haja nenhuma confusão em relação a isso.

8. Não entender a sazonalidade

Ao longo do ano, é comum que existam oscilações na demanda. Portanto, a oferta de produtos deve levar em conta cada época do ano, assim como as necessidades dos consumidores.

Por exemplo, em datas festivas como o Natal, costuma acontecer um grande aumento da demanda. No entanto, em outras ocasiões, o consumo pode diminuir drasticamente.

Desse modo, é importante estar atento a essas oscilações e se planejar corretamente para não ter prejuízos como o atraso de fornecedores.

9. Esquecer de identificar os itens

É fundamental que, na organização do estoque, você crie um padrão de identificação para os seus produtos. Se esse cuidado não for tomado, é provável que o mesmo produto tenha diferentes códigos ou nomes no sistema.

Isso pode resultar na compra em excesso, porque o setor de compras pode não conseguir ver o que realmente está em falta.

10. Não integrar a gestão de estoque com outros setores da empresa

A gestão de estoque, ao contrário do que muitos pensam, precisa estar integrada a outros setores.

Os setores que estão diretamente ligados ao estoque são o de vendas e compras. E, obviamente, o financeiro.

Para que se tenha uma boa gestão de estoque, é necessário fazer um planejamento de compras eficaz e ter um bom controle das vendas realizadas.

Dessa maneira, tem-se uma noção apurada do que entra e o que sai no estoque e na empresa.

Quando esses setores estão integrados, pode-se, facilmente, trabalhar com a previsão da demanda e de oferta tendo maior controle sobre o estoque e sobre o estabelecimento como um todo.

11. Ter informações desatualizadas

Você ou os seus colaboradores têm o costume de registrar o fluxo de entradas e saídas tempos depois? Muitas vezes, por causa da rotina corrida, é comum ter esse hábito, mas ele não é indicado para uma gestão de estoque eficiente.

Isso porque é bem fácil esquecer de fazer os registros depois, né? E o resultado disso é o furo no estoque. Ou seja, informações desatualizadas ou registros incompletos. Qualquer mudança precisa ser registrada, como um código, descrição e preço do produto.

Assim, ao manter o controle correto do que entra e do que sai, é possível planejar novos investimentos sem que isso comprometa o orçamento. Portanto, não esqueça: as informações devem ser atualizadas constantemente.

12. Não realizar um inventário do estoque

Para que a gestão de estoque flua com sucesso, é preciso realizar, com frequência, o inventário do mesmo.

Não realizar esse inventário é um erro que pode trazer diversos prejuízos para a gestão de estoque.

O inventário nada mais é que uma lista com tudo o que contém no estoque, naquele momento, com seus respectivos valores monetários.

Sem o inventário, será muito mais difícil saber o capital que você possui investido em estoque e, ainda, é mais complicado ter uma visão clara dos produtos que você possui disponíveis.

Diante do que expomos aqui, é preciso que você se atente para não cometer esses erros com a gestão de estoque da sua empresa. Esses erros podem trazer grandes prejuízos para a sua empresa e, com certeza, não é isso que você quer.

Como você percebeu, muitos erros na gestão de estoque estão intimamente ligados. Ou seja, a ausência de inventário pode ocasionar compras indevidas, resultado em produtos em excesso no estoque e, consequentemente, custos mais altos e baixo giro dos produtos.

Portanto, para evitar ou até mesmo solucionar esses problemas, é importante adotar pequenos passos que vão se tornar importantes aliados no controle adequado do estoque, como o uso de softwares de gestão, a organização do inventário e a capacitação da equipe.

Agora que você já sabe mais sobre gestão de estoque, e sobre os erros que não deve cometer, que tal aprender testar gratuitamente um software voltado para essa funcionalidade? Para isso, conheça o Keruak!

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