Automação financeira: tudo o que você precisa saber

A tecnologia tem promovido significativas mudanças na gestão empresarial nas últimas décadas. Entre as muitas possibilidades de inovação está a automação financeira.

Os processos automatizados podem ser aplicados em diferentes setores do negócio e trazem diversos benefícios ligados aos principais objetivos dos gestores.

Mas quando falamos especificamente do setor financeiro, há uma certa insegurança, por ser esta a área que lida diretamente com os recursos monetários da empresa.

Você sabe o que significa, na prática, promover uma automação financeira? Já pensou em aplicá-la em sua empresa?

Se você ainda tem muitas dúvidas sobre esse assunto, não se preocupe. É realmente comum que essa tecnologia traga uma série de perguntas à mente, principalmente porque estamos falando de um assunto muito importante e sensível: o dinheiro da sua empresa.

Para cuidar da saúde financeira das organizações, os gestores do setor que tem essa tarefa tão primordial se desdobram para compreender custos, despesas, planilhas, impostos, boletos, entre tantos outros tópicos.

A automação financeira surge justamente para facilitar todo esse processo: por meio de recursos como a inteligência artificial, ela executa várias operações do setor financeiro.

Com essa ajuda, fica mais fácil organizar as atividades financeiras rotineiras, o que consequentemente gera uma otimização do seu tempo.

Nos próximos tópicos vamos explicar melhor o conceito de automação financeira, seus benefícios e como aplicá-la em sua empresa.

O que é automação financeira?

De maneira bem simplificada, podemos dizer que a automação financeira nada mais é do que tornar automáticas as atividades relacionadas ao dinheiro da empresa.

Isso implica em programar sistemas para executarem tarefas que até então eram feitas por pessoas e que, portanto, estariam sujeitas aos erros.

Nesse sentido, há uma otimização do tempo e uma maior segurança (juro!) quanto aos procedimentos relacionados às finanças, o que torna a empresa mais competitiva no mercado e facilita enormemente sua gestão financeira.

Ainda que exista certa resistência por parte dos gestores, a automação financeira só os beneficia, seja em pequenas, médias ou grandes empresas.

Qualquer que seja o segmento do mercado, a administração financeira é um ponto fundamental para os negócios. Por isso, ela precisa ser planejada e otimizada para gerar melhores resultados.

Sendo assim, a automação financeira não deve ser vista como uma forma de não acompanhar ou controlar as finanças corporativas. Muito pelo contrário.

A automação financeira otimiza e executa tarefas rotineiras para que você enquanto gestor dedique seu tempo a atividades mais estratégicas, como o planejamento financeiro.

Entre os benefícios da automação financeira estão uma melhor produtividade, a diminuição de erros, melhor aproveitamento do tempo e o melhor planejamento e controle financeiro.

Na prática, são adotados sistemas de automação integrados a diferentes meios de pagamento.

As transações da empresa são registradas nesses sistemas e eles cuidam de assuntos como o gerenciamento de fluxo de caixa, geração de relatórios, conciliação bancária, emissão de notas fiscais e boletos, entre tantos outros.

Todas as tarefas executadas por meio da automação financeira, por serem integradas, podem ser **acessadas em qualquer lugar e em tempo real, por meio de um aplicativo de celular. **

Essa facilidade contribui muito para o melhor controle, organização e segurança das suas finanças.

No próximo tópico, vamos abordar alguns dos principais benefícios da adoção da automação financeira para sua empresa.

Benefícios da automação financeira

Como vimos anteriormente, a automação financeira pode ajudar os empreendedores na gestão do negócio em diversos aspectos, a começar pela otimização do tempo e redirecionamento de energia, que anteriormente eram despendidos com tarefas que podem e devem ser automatizadas.

Veja a seguir as 10 principais consequências da aplicação da automação financeira.

• Diminuição de erros: quando se tem um sistema programado para executar tarefas automaticamente, é certo que há uma queda considerável na quantidade de falhas, que são muito mais frequentes, seja intencionalmente ou não, quando se tem uma pessoa efetuando essas atividades;

• Consultas em tempo real: os softwares adotados na automação financeira registram e tornam disponíveis para consulta todas as transações realizadas em tempo real. Assim, você confere tudo quando quiser e pode tomar decisões mais eficientes;

• Maior controle financeiro: com a certeza de que a execução das transações foi registrada corretamente e com as consultas em tempo real é bem mais fácil controlar as finanças;

• Maior segurança: talvez esse seja o principal benefício da aumentação financeira. Quando registradas em papéis ou computadores pessoais, as informações financeiras ficam muito suscetíveis a erros e fraudes. Com um software de automação financeira a segurança é muito maior;

• Aumento da produtividade: a troca dos processos manuais pelos automatizados gera uma otimização do tempo, que poderá ser dedicado a outras tarefas, melhorando a qualidade das atividades realizadas;

• Integração de diferentes setores: como a automação financeira envolve diversos setores do negócio, como, por exemplo, estoque, caixa e compras, quando os funcionários dessas várias áreas acessam o mesmo sistema automatizado, há uma consequente integração das equipes;

• Redução de custos: a automação financeira, ainda que precise de um investimento em sua implantação, promove a diminuição de gastos com os retrabalhos devidos às falhas e erros;

• Independência do setor financeiro: com a facilidade de acessar todos os dados e transações por meio de um aplicativo, o setor financeiro não precisa consultar os responsáveis por outras áreas sempre que necessita de uma informação específica, o que torna seu trabalho mais produtivo e independente;

• Melhora da análise financeira: por conta da diminuição de erros e do maior controle das transações, as análises financeiras tornam-se mais confiáveis e rápidas;

• Gestão mais estratégica: com uma análise financeira mais confiável e com a otimização do tempo, o gestor pode se dedicar mais ao planejamento e às estratégias de mercado.

Como fazer a automação financeira?

Agora que você já conhece os principais benefícios da automação financeira, provavelmente está pensando em adotá-la em sua empresa. Neste tópico, vamos te explicar como você pode fazer essa mudança.

Para começar, a recomendação é fazer um mapeamento dos processos, ou seja, listar todas as atividades da empresa para descobrir quais podem ser otimizadas.

Depois disso, selecione todas as tarefas que envolvem o dinheiro dentro da empresa, desde sua entrada até a saída.

Em seguida, é importante envolver e capacitar os colaboradores para lidarem com a nova ferramenta de gestão financeira.

O próximo e mais importante passo é digitalizar todos os documentos e processos para que o acesso a eles seja facilitado e para evitar perdas ou roubos.

Nesse momento da digitalização, você vai precisar do auxílio de um software de gestão financeira. Para escolher um, pense nas necessidades específicas do seu negócio.

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