Conciliação bancária: o que é e como fazer [Guia Completo]

A gestão financeira é um dos aspectos mais importantes para garantir a sobrevivência e a prosperidade de uma empresa. Por isso é tão importante o monitoramento do fluxo de caixa da organização, que pode ser ainda mais eficiente com a aplicação de uma conciliação bancária.

A conciliação bancária é um processo fundamental para uma análise eficiente das entradas e saídas das transações financeiras. Ela é a principal ferramenta para que os gestores possam entender, em detalhes, seus recebimentos, pagamentos e depósitos.

Acompanhar o fluxo monetário não é uma postura que deve se restringir ao caixa interno. As finanças de uma empresa envolvem diversas contas bancárias e investimentos, que precisam estar em sintonia e refletir os valores e saldos calculados pelos administradores.

Quando se trata da saúde financeira de uma empresa, todo cuidado é pouco! Por isso, hoje nós vamos explicar como fazer a conciliação bancária de uma empresa. Continue a leitura e mãos à obra!

O que é conciliação bancária?

A conciliação bancária é uma comparação feita entre o saldo interno de uma empresa e o extrato bancário. As entradas e saídas de recursos financeiros são conferidas, somadas aos saldos e às movimentações da conta-corrente.

O comparativo precisa levar em conta cada operação e sua classificação de acordo com o planejamento financeiro.

O principal objetivo de uma conciliação bancária é avaliar se os procedimentos do controle interno estão corretos e se todos os lançamentos estão de acordo com os extratos bancários.

Conferir se a conta bancária está de acordo com os lançamentos financeiros do fluxo de caixa é importantíssimo, ainda mais se sua empresa aceita pagamentos por meio de cartões de crédito, débito e boletos bancários.

Uma empresa, seja lá qual for o seu tamanho, tem entradas e saídas muito frequentes. Logo, a conciliação bancária é essencial para que não ocorram prejuízos e desperdícios.

Com a conciliação bancária, é possível entender qualquer diferença que surgir entre os registros do sistema contábil e o extrato bancário – afinal, é bastante recorrente casos de cheques que não são compensados ou depósitos bloqueados.

A conciliação bancária também costuma ser requisitada em auditorias externas para comprovar a movimentação financeira de uma empresa.

Qual é a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa?

Muitos empreendedores confundem a conciliação bancária com o fluxo de caixa. Caso você seja um deles, vamos tirar a sua dúvida agora.

Basicamente, o fluxo de caixa registra o que o seu negócio paga e recebe. Isso é fundamental para identificar se a sua empresa está lucrando ou tendo prejuízos.

A principal recomendação é que o fluxo de caixa seja realizado diariamente, pois assim é possível evitar que algum valor não seja depositado por esquecimento. Se o registro diário for inviável, o ideal é realizá-lo semanalmente ou, no máximo, mentalmente.

Durante o registro, é importante que todo valor, por menor que seja, fique registrado, já que, no final, ele pode fazer diferença.

Já a conciliação bancária, como dissemos, é a comparação entre o controle interno e os valores que foram lançados no extrato bancário.

Vamos supor que no dia 20, você registrou uma venda de R$200. Então, a conciliação bancária vai se referir ao ato de verificar se, nesse dia ou em um dia próximo, o valor realmente caiu na conta. Caso isso tenha acontecido, esse valor será registrado no fluxo de caixa como um recebimento.

Como você pode notar, a conciliação bancária e o fluxo de caixa se relacionam, mas não são a mesma coisa e não devem ser tratados como tal.

Por que fazer a conciliação bancária?

Depois de entender melhor o que é a conciliação bancária, talvez você esteja se perguntando se é realmente necessário implementá-la na sua empresa.

Saiba que a resposta é: sim! A conciliação bancária é fundamental para a saúde financeira do seu negócio e precisa ser adotada na sua empresa. A seguir, daremos alguns motivos para isso!

Identificação de fraudes internas

Fazer a conciliação bancária é uma prática fundamental para descobrir se estão acontecendo fraudes internas na sua empresa.

Elas podem ocorrer por causa de depósitos em dinheiro que foram feitos com valores abaixo do combinado, ou, ainda, cheques que não foram compensados ou depositados na conta.

Maior controle das movimentações financeiras

A partir da conciliação bancária, você consegue avaliar como está a situação financeira do seu negócio. Ou seja, identifica se o trabalho está sendo feito no positivo ou negativo.

Descoberta de possíveis inconsistências

Durante um ano, é possível que alguns erros nos lançamentos e recebimentos sejam feitos. A princípio, eles podem parecer pequenos, mas, ao somá-los, são capazes de afetar a saúde financeira da sua empresa. Com a conciliação bancária, isso é facilmente evitado.

Vale lembrar que, caso sejam identificados erros no fluxo de registros de entradas e saídas, você chegará a resultados que não são reais e tomará decisões baseadas nele, o que pode afetar diretamente o futuro da empresa.

Melhor comunicação com a contabilidade

Outra vantagem do acompanhamento frequente e rígido das movimentações financeiras é que você consegue promover uma melhor comunicação com a contabilidade, auxiliando no compartilhamento de informações consideradas essenciais para o fechamento do mês.

Fluxo de caixa mais saudável

Quando você consegue controlar as entradas e saídas, comparando-as com o fluxo de caixa, isso contribui para que a sua empresa cumpra com as obrigações fiscais corretamente e ainda evite realizar gastos excessivos. Tudo isso, é claro, permite que o fluxo de caixa opere em um nível mais saudável.

Observação de descontos

Um item que pode passar despercebido aos olhos de muitos empreendedores é o desconto que aparece no extrato bancário, caso a conciliação não seja feita da maneira adequada.

Exemplificando, quando você solicita um empréstimo, há a incidência real de juros e a cobrança de taxas, mas nem sempre elas são notadas pelos empresários.

Portanto, eles podem se surpreender quando reparar que o saldo está inferior ao esperado. Já com a conciliação, isso não acontece, porque as taxas e os juros são identificados no extrato.

Saldo bancário mais confiável

Quando você sabe exatamente o valor que possui em caixa, isso facilita a tomada de decisões mais acertadas. Sendo assim, com o saldo bancário confiável, é possível planejar o investimento em novos equipamentos, quitar dívidas e muito mais.

Contribuição para o planejamento orçamentário

Não podemos esquecer que a conciliação bancária possibilita que você faça previsões realistas sobre a sua empresa.

Então, ao realizar o planejamento orçamentário – que inclui o planejamento de despesas, receitas, investimentos etc –, você opera com base em informações reais e, assim, consegue seguir o que foi estabelecido no planejamento.

Como fazer uma conciliação bancária?

Pode até parecer excesso de cuidado, mas não é! Só com a conciliação bancária que é possível ficar de olho nas pequenas inconsistências dos saldos e débitos.

A curto prazo, pequenas alterações de valor não fazem tanta diferença. Mas ao longo de meses e anos, falhas de lançamentos e recebimentos podem prejudicar a saúde financeira do negócio!

Para fazer uma conciliação bancária, o primeiro passo é separar os saldos iniciais de todas as contas bancárias e elaborar uma planilha de controle para entradas e saídas.

Fique de olho no passo a passo e aprenda como fazer a conciliação bancária de uma empresa.

Estabeleça uma rotina de conferência

Para sua conciliação bancária ser efetiva, é preciso criar uma rotina para conferir as movimentações.

Esse período pode ser semanal, quinzenal, mensal ou até semestral – variável de acordo com o número de movimentações que ocorrem na empresa. No entanto, o recomendável é um controle diário.

Registre as movimentações diariamente

É indispensável criar o hábito de registrar todas as movimentações financeiras e guardar recibos, notas fiscais e comprovantes de pagamento, depósitos e transferências.

Assim, caso haja algum problema de valores que não caíram na conta, você terá a comprovação.

Tudo precisa ser registrado, dia após dia, no fluxo de caixa, especificando o valor de entrada ou saída e seu destino. Por exemplo: R$1.200,00 – pagamento de fornecedor.

Verifique o saldo e os detalhes de lançamento

Estar sempre de olho se há alinhamento entre os saldos do caixa interno e do extrato bancário é fundamental.

Além disso, por mais que seja um pouco cansativo, você deve sempre conferir os detalhes de lançamento.

É essencial verificar se todas as transações estão sendo feitas na data correta, nos valores certos e pelos devidos responsáveis.

Conferir os detalhes é a melhor forma de prevenir multas por atrasos no pagamento de contas, por exemplo.

Corrija quaisquer diferenças de lançamento

Diante de qualquer divergência de valores ou falta de dinheiro, o importante é não se desesperar, mas buscar corrigir o quanto antes.

O primeiro passo é conferir novamente toda a movimentação e verificar se não foram feitos lançamentos em duplicidade ou se alguns foram esquecidos.

As correções precisam ser feitas no controle interno, para que todos os lançamentos estejam descritos e o saldo do banco e do caixa da empresa permaneçam idênticos.

Para entender as diferenças e, de quebra, ter tudo preparado ao fim do mês para enviar para a contabilidade, busque sempre guardar notas fiscais, boletos bancários e outros comprovantes.

Criar uma rotina de análise e alinhamento do caixa interno e do fluxo bancário é muito mais simples do que se imagina!

Um acompanhamento rigoroso e frequente não só garante a saúde financeira da empresa como favorece a comunicação com os contadores. Afinal, ter em mãos os extratos e detalhes de cada lançamento facilita muito a realização do fechamento do mês.

A conciliação financeira também é uma excelente aliada na elaboração do orçamento empresarial, pois permite a análise de tendências e projeções financeiras para o futuro da empresa.

Nas análises da conciliação bancária, ainda é possível entender a evolução do pacote de serviços e tarifas. Assim, de acordo com sua movimentação e tempo de relacionamento com o banco, você poderá utilizá-la para negociar melhores condições e taxas!

Como o software da Keruak pode ajudar na conciliação bancária?

Já imaginou se você precisasse fazer todo o controle financeiro da sua empresa de forma manual? Ficaria inviável, não é mesmo?

Por isso, vale a pena contar com software voltado para a gestão financeira, como a Keruak, que consegue otimizar o tempo, diminuir custos e reduzir falhas humanas.

Por meio dele, você pode fazer o planejamento orçamentário, realizar os registros no fluxo de caixa, cuidar do controle de receitas e despesas, emitir relatórios e ainda fazer conciliação bancária – tudo isso de forma automatizada!

Isso porque o aplicativo conta com vários recursos e um deles é voltado justamente para o departamento financeiro, com o objetivo de controlar as finanças do seu negócio.

Se você quiser, ainda é possível compartilhar as informações com o seu contador e, assim, cuidar melhor da saúde financeira da sua empresa.

Outra possibilidade é o acompanhamento do andamento de cada fatura, indicando também quais movimentações financeiras foram realizadas.

O software ainda tem outras funcionalidades, como abas de vendas, estoque, nota fiscal, serviço e muito mais.

Então, além de conseguir fazer a conciliação bancária com a Keruak, você também pode fazer a emissão de notas fiscais, emitir cobranças para os seus clientes em qualquer dia do mês, fazer a entrada, saída e manutenção de produtos no estoque, dentre vários outros itens.

Portanto, se você está procurando eficiência e praticidade, vale a pena contar com uma solução automatizada que ofereça tudo isso. Ao adotá-la, você vai ver como o controle financeiro da sua empresa será bem mais aprimorado!

Então, que tal começar a fazer a conciliação bancária com a Keruak? Para isso, teste gratuitamente o software!