Administração financeira: como não errar em 16 passos

A administração financeira é uma habilidade importante para adquirir ao possuir um negócio. Não ter a menor noção sobre esse assunto pode levar você a ter grandes prejuízos.

Por isso, trouxemos hoje os 16 passos para dominar a administração financeira do seu negócio.

Vamos te dar todo o conhecimento básico e melhores práticas sobre como gerenciar adequadamente as finanças da sua empresa.

Siga essas 16 etapas com cautela e veja as finanças do seu negócio se tornarem mais efetivas, garantindo a manutenção de sua estabilidade financeira.

1. Entender onde o seu negócio está enquadrado

Para entender qualquer tipo de gerenciamento de negócios, você precisa estar ciente das tendências e da direção do negócio em que está.

No setor de TI, por exemplo, é necessário reconhecer que as tendências de tecnologia e a taxa de crescimento potencial são fatores-chave a serem observados.

Estar ciente das inovações e do crescimento do setor ajudará você a acompanhar o andamento do seu próprio negócio.

Já no caso de você estar abrindo uma loja de roupas, precisa ter em mente que gastará um capital inicial bem alto no início — para montar seu espaço e comprar as primeiras peças — e só depois de alguns meses conseguirá lucrar.

Entender a realidade do negócio é importante para tomar as decisões financeiras certas e, no caso da loja de roupas, não desistir no primeiro mês de prejuízo.

2. Dominar os princípios da administração financeira

À medida que sua empresa cresce, é importante dominar os princípios de administração financeira. Para isso ser ainda mais efetivo, procure entender os princípios da gestão financeira desde o início.

Isso se torna crítico quando uma empresa sobrevive a seus estágios de formação e está começando a crescer no seu setor.

Descubra os objetivos e ferramentas da administração financeira; explore a importância do plano de contas; defina e examine o processo de análise de tendências; e aprenda tendências e estratégias de gerenciamento de caixa — todas as quais podem ser adaptadas para atender às necessidades de seu próprio negócio.

Aqui estão alguns conteúdos que podem te ajudar nessa tarefa:

• O que é fluxo de caixa e como garantir um fluxo positivo
• O guia básico completo de contabilidade para não contadores
• Gestão financeira empresarial: 7 dicas para aplicar ainda hoje
• Análise de indicadores financeiros: como e por que fazer?
• 4 passos para montar um bom planejamento financeiro a curto prazo
• Controle de contas a pagar e a receber: o passo a passo
• Lucro real e lucro presumido: saiba as diferenças e qual é o melhor

Para mais conteúdo como esses, acesse o blog do Keruak.

3. Compreender o balanço financeiro da sua empresa

Entender como funciona o balanço financeiro do seu próprio negócio é outro passo importante para obter sucesso na administração financeira.

Alguns o usam como um relatório de rastreamento, enquanto outros o visualizam como um resumo dos recursos disponíveis para administrar uma empresa, e outros ainda o veem como o complemento da demonstração de lucros e perdas usada para manter todos os registros contábeis em equilíbrio.

Compreender o funcionamento da administração financeira é apenas o começo. Saber como construir e manter um balanço é a base de um negócio de sucesso.

4. Entenda os riscos

Existe uma regra bem simples para você entender os riscos que uma empresa corre quando o assunto é administração financeira. A regra é: quanto mais você arrisca, maior é o retorno.

No entanto, é preciso entender que quanto maior o risco, maiores são as chances de você perder o que investiu.

Ações na bolsa de valores, por exemplo, são considerados investimentos com alta taxa de retorno, pois também são de alto risco e, por isso, você pode perder o que investiu.

Se seu negócio irá investir em algo para obter um lucro maior, é preciso estudar os riscos e entendê-los bem, para assim fazer a melhor escolha.

Muitos economistas aconselham a diversificação dos investimentos, pois, dessa forma, se você perder de um lado, pode ganhar do outro.

Mas vale lembrar que isso não é uma regra, cada negócio tem o seu plano de investimento e gerenciamento de riscos.

5. Adquirir receita

Se você quer manter uma boa administração financeira precisa estar ciente de tudo o que entra e sai e deve ter mais receita que despesas.

Para isso, é necessário fazer novos negócios, e isso não é apenas convencer o cliente de que seu produto atende às especificações.

Agora, é necessário entender a situação do cliente, seus requisitos e processos organizacionais.

Construa sua equipe de vendas com os melhores negociadores, ensinando-os a trabalhar em acordos de serviços que todas as partes possam confiar.

6. Saber onde é possível reduzir custos

Para uma empresa funcionar, ela precisa necessariamente gastar algum capital. Isso significa que não tem como fugir das despesas.

O que se pode fazer é reduzir os custos, otimizando os recursos financeiros e humanos, e aumentando o lucro da empresa.

Na hora de fazer a redução de custos, tenha cuidado. Não diminua a qualidade do seu produto ou serviço oferecido para isso. Uma boa administração financeira sabe onde economizar sem sacrificar o negócio.

7. Fazer um planejamento estratégico

Toda empresa precisa ter uma definição clara das missões e objetivos estratégicos. Por isso, realizar o planejamento estratégico se revela fundamental, pois possibilita uma visão eficaz do direcionamento da organização.

Nesse sentido, é importante pensar sobre a direção estratégica que você deseja tomar, bem como os objetivos de cada estratégia, respeitando os prazos e as responsabilidades.

Os projetos e planos operacionais também precisam ser definidos durante essa etapa. Lembre-se que as informações dos planos precisam ser convertidas em números para que se tornem mais práticas na hora da avaliação.

Se possível, o planejamento deve ser feito periodicamente, para que assim a saúde financeira do seu negócio seja estável.

8. Separar a conta pessoal da conta da empresa

Essa dica é voltada especialmente para empresários de pequenas e médias empresas. Afinal, não é raro vê-los misturando a conta pessoal com a conta da empresa, ou seja, realizando um pagamento pessoal com o recurso empresarial ou investindo em determinado setor da organização com o dinheiro próprio.

Essa prática deve ser abolida, pois ela impede que você tenha uma visão real da saúde financeira do seu negócio.

Portanto, entenda que a conta pessoal e a da empresa são distintas e não devem ser vistas como uma só.

9. Ter cuidado com empréstimos

Eventualmente, é possível que você tenha que pedir empréstimos no banco para fazer alguma modificação na sua empresa.

Isso não é necessariamente um problema, caso você saiba avaliar de modo seguro as condições de pagamento dos empréstimos e as suas taxas de juros. Afinal, elas podem resultar em novas dívidas.

Desse modo, é importante analisar e estudar a fundo as opções, consultando a equipe financeira e realizando comparações entre os possíveis empréstimos.

Com isso, você consegue fazer uma aplicação segura que não vai resultar em prejuízos financeiros no futuro.

10. Eliminar dívidas

Caso a sua empresa tenha dívidas, saná-las precisa ser uma prioridade. Lembre-se que é bem comum uma única dívida gerar outras, tornando ainda mais difícil o processo de eliminação e comprometendo diretamente a saúde financeira do seu negócio.

Por isso, é importante elencar, por ordem de prioridade, quais pagamentos precisam ser realizados e trabalhar em cima disso.

Existem diferentes alternativas para quitá-las e, até mesmo, possibilidades de negociação. Portanto, estude cada caso separadamente e se organize a fim de desafogar as suas finanças.

11. Separar as verbas dos setores

Em busca de um controle mais eficiente das finanças do seu negócio, você pode manter as verbas separadas de acordo com cada departamento.

Por exemplo, pense em realizar um orçamento individual de cada setor, como o de Marketing ou o de Vendas. Assim, os departamentos serão responsáveis por administrar o recurso recebido.

Isso significa que eles vão precisar controlar os gastos e prestar contas posteriormente, fazendo todo o gerenciamento da verba.

Nessa etapa, é necessário que exista um controle rígido para que os recursos não sejam direcionados de um setor para o outro ou não sejam confundidos.

12. Acompanhar a DRE

Você já ouviu falar na Demonstração dos Resultados do Exercício? Também conhecido como DRE, esse documento auxilia na compreensão da situação financeira real da sua empresa.

Isso porque o DRE mostra as operações financeiras realizadas por uma organização durante um determinado período, emitindo o resultado líquido, ou seja, o lucro ou prejuízo que surgiu a partir das operações da empresa.

A partir dessa análise, você consegue planejar corretamente os investimentos que precisa realizar sem que isso afete tarefas financeiras de curto prazo.

Saiba que se embasar em dados concretos possibilita tomar decisões mais eficientes, por isso, não deixe de acompanhar de perto as movimentações financeiras da sua empresa.

13. Ter conhecimento sobre a questão tributária

Toda empresa precisa estar em dia com os tributos para que continue funcionando dentro da lei. Nesse sentido, é fundamental entender sobre a questão tributária.

Afinal, os tributos são obrigatórios, então devem ser pagos em dia. Caso contrário, o atraso vai resultar em multas e juros para a empresa.

Por isso, recomenda-se, inclusive, reservar um dinheiro específico para eles sempre que possível, a fim de quitá-los antes do vencimento.

14. Estabelecer um controle mensal dos gastos

Existem empresas que gostam de fazer o controle de gastos todos os dias, enquanto outras não adotam essa prática nem todo mês.

No entanto, para uma saúde financeira mais estável, é importante que esse controle seja feito, ao menos, mensalmente.

Assim, é possível perceber quais são os hábitos e tendências da organização, permitindo que você tenha munição suficiente para entender como funcionam os gastos da sua empresa.

Nessa etapa, é recomendável dividir os gastos em fixos, eventuais e irrelevantes, o que vai ajudar você a começar a reduzir as despesas no próximo mês após esse cuidado.

15. Organizar a rotina de atividades financeiras

A administração financeira do seu negócio envolve muitos fatores e, se não houver organização suficiente, ela não apresentará a eficiência necessária.

Nesse sentido, é importante ter conhecimento sobre toda movimentação das finanças, incluindo todo o gerenciamento do capital e patrimônio, realizando o acompanhamento do desempenho de forma periódica.

Veja a seguir alguns pontos que você precisa administrar:

• administração do fluxo de caixa;
• elaboração do movimento financeiro futuro;
• constituição dos fundos e reservas;
• prevenção de desperdícios;
• coordenação de contas a pagar e contas a receber;
• realização da contabilidade integrada;
• análises dos investimentos do negócio;
• realização de pagamentos, cobranças e recebimentos;
• planejamento dos recursos, fontes de receitas e de custos.

Esse controle financeiro diário auxilia no desenvolvimento de outros setores, servindo de suporte para a tomada de decisões.

Saiba que uma gestão de recursos comprometida pode afetar a empresa como um todo, incluindo o controle de estoque, os processos de recursos humanos, como contratação e demissão, e o marketing, como as campanhas de divulgação, por exemplo.

16. Aceitar a ajuda da tecnologia

Muitas vezes nós achamos que podemos fazer tudo por conta própria, que um caderno e uma caneta são o suficiente para administrarmos bem, mas saiba que, quando se trata de administração financeira, isso não é bem assim.

Ter um software de administração financeira como aliado pode facilitar muito seu trabalho, otimizar o tempo gasto com o financeiro da empresa e diminuir os erros humanos.

Com um software, o gerenciamento de contas a pagar e a receber, a gestão de contratos e a emissão de notas fiscais, por exemplo, passam a ser automatizados.

Isso mesmo, alguns sistemas são integrados a diversas prefeituras e já fazem a emissão e o cancelamento de notas fiscais automaticamente. Tudo para facilitar a gestão da sua empresa.

Já imaginou ter uma ferramenta que realiza essas e outras tarefas fundamentais da administração financeira por você? Agora, não é necessário só imaginar, mas colocar esse plano em prática.O Keruak é um software de administração financeira que contém todas essas funcionalidades para alavancar a gestão do seu negócio. Você pode fazer um teste gratuito por 15 dias clicando aqui. E se não gostar, não é necessário pagar nada por isso.