/ Gestão Financeira

Controle de gastos: por que ele é essencial para a sua empresa?

O objetivo primeiro de todo dono de negócio é que a empresa prospere. Para isso, ela precisa dar lucros. E é aí que o controle de gastos aparece como um fator importante na gestão.

Isso porque, para obter cada vez mais lucro, não basta apenas vender mais; é preciso buscar maneiras de diminuir os gastos para que a situação seja, de fato, próspera.

O controle de gastos então aparece como uma ferramenta muito útil para a gestão financeira de qualquer negócio, contribuindo para evitar, por exemplo, que ocorra falência.

Portanto, se você ainda não faz o controle de gastos da sua empresa ou tem dúvidas se está agindo corretamente, este artigo é para você!

Prossiga com a leitura para saber o que é controle de gastos e ver um passo a passo simples de como fazê-lo de forma efetiva.

O que é controle de gastos?

De forma bem direta e fácil de entender, podemos conceituar o controle de gastos como sendo o acompanhamento do destino de todos os recursos e investimentos de uma empresa.

Para isso, os gestores costumam usar técnicas e ferramentas que permitem analisar e controlar todo o percurso que o dinheiro faz desde que entra na empresa até sair do caixa.

Por essa razão, o controle de gastos é extremamente importante na gestão financeira dos negócios que, como vimos, precisam obter lucro para prosperar.

Isso porque esse controle permite mapear os gastos e, com isso, identificar o que pode ser melhorado, otimizado ou até mesmo cortado com relação ao gasto das verbas.

Esse tipo de conhecimento certamente embasa melhor os gestores, que terão dados concretos que apoiem as tomadas de decisão, visando atingir os objetivos estratégicos do negócio.

Tenha em mente ainda que esse controle precisa ser feito de forma contínua, até que se torne parte da cultura da empresa.

Mas será que fazer o controle de gastos é muito difícil ou trabalhoso? Não!

Afinal, ele engloba muitas atividades que você provavelmente já realiza em sua organização. Ou, se não realiza, deve começar agora mesmo.

Para isso, selecionamos sete passos para você seguir e efetivar o controle de gastos na sua empresa. Acompanhe-os a seguir.

1. Faça o planejamento financeiro do negócio

É claro que o planejamento financeiro precisa ser o primeiro da nossa lista para você controlar os gastos da sua empresa.

Afinal de contas, é preciso ter um norte para as operações, ou seja, delinear quais metas financeiras se deseja atingir.

Quando é realizado o planejamento e controle financeiro em uma empresa, otimiza-se os recursos monetários, já que se decide quanto gastar e com o quê.

Por isso, se você ainda não fez o planejamento do seu negócio, não perca mais tempo e inicie-o já. Uma ótima ferramenta para isso é o orçamento matricial.

2. Controle o estoque

Se sua empresa trabalha com mercadorias, você precisa controlar tudo que está no estoque para evitar a falta ou o excesso de produtos.

Assim, com o controle de estoque, é possível fazer a supervisão do fluxo de mercadorias da empresa, o que é um importante indicador de volume de vendas.

Por exemplo: se o estoque está cheio, significa que os produtos não estão sendo vendidos na velocidade e no montante como deveriam. Uma saída para casos assim é fazer promoções.

Ao controlar seu estoque, você consegue inclusive negociar melhor com seus fornecedores, planejando com antecedência quando e o total de mercadorias que irá adquirir.

Leia também: Gestão de estoque: 5 erros que você não pode cometer.

3. Faça o controle das contas a pagar e a receber

Este passo é fundamental para o controle de gastos do negócio, pois é preciso saber não só quanto se precisa gastar com contas, como também o montante que será recebido.

Essas informações são valiosas para os gestores financeiros tomarem decisões acertadas para o dia a dia da empresa, contribuindo para o planejamento.

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Ao controlar as contas a receber, é possível realizar o controle do fluxo de caixa mais assertivo, identificar os clientes que pagam em dia, antecipar problemas financeiros e já pensar em soluções etc.

Já com o controle das contas a pagar, os gestores conseguem checar quais contas ainda não foram pagas e fazer uma previsão de despesas mensais, o que pode mostrar caminhos para economizar capital.

Se você ainda tem dúvidas sobre como fazer o controle das contas a pagar e a receber, clique aqui e acesse um passo a passo bastante útil.

4. Categorize os gastos

Este passo está muito relacionado ao anterior, já que, quando é feito o controle das contas a pagar, consegue-se determinar muitos dos gastos da empresa.

Com essa visão, os gestores podem verificar se há alguma despesa que pode ser reduzida ou até mesmo eliminada, o que contribui para a diminuição dos gastos e o consequentemente impulsionamento dos lucros.

A categorização dos gastos vai mostrar em detalhes tudo a que a empresa precisa destinar seus recursos, ampliando as bases para tomadas de decisão importantes e coerentes com a realidade da organização.

5. Crie relatórios

É primordial que sua empresa tenha documentados os levantamentos feitos a respeito dos gastos, e os relatórios são ótimos nesse sentido.

Esse movimento faz com que seja construído um histórico financeiro da organização, sobre o qual os gestores podem se debruçar para analisar as finanças e todos os passos dados.

Manter esse registro por meio de relatórios, e o consequente histórico das operações, evita que a gestão cometa erros financeiros ou repita decisões equivocadas tomadas no passado.

O ideal é basear os relatórios feitos em indicadores do negócio, os quais fornecem insights para a realização de mudanças necessárias ou correções de rota antes que problemas ocorram.

Clicando aqui você tem acesso a nove dos principais indicadores financeiros que devem ser acompanhados em todos os negócios.

6. Corte despesas

Após realizar os cinco passos anteriores, provavelmente você ou o gestor financeiro terá identificado algumas despesas que podem ser cortadas sem afetar o desempenho da organização.

Agora então é o momento de fazer isso!

Você pode ter visto que as despesas com água e luz estão muito altas, por exemplo. Que tal realizar campanhas com os funcionários a respeito do uso consciente desses recursos?

Ações assim certamente surtirão efeitos positivos nas finanças, reforçando a necessidade do controle de gastos.

7. Utilize um software de gestão financeira

A automação veio para ficar e é mais do que uma realidade na maioria das empresas. A razão disso é óbvia: por que não otimizar tarefas se a tecnologia permite que isso seja feito?

Nesse sentido, um software de gestão financeira, como o Keruak, auxilia em diversas tarefas, como emissão de nota fiscal, criação de relatórios gerenciais, cadastro de fornecedores, de usuários, de clientes, entre outros.

Esses tipos de software, ao automatizar funções corriqueiras, permitem que os colaboradores aumentem sua produtividade e dediquem seu tempo a ações estratégicas para o negócio.

Ao seguir os passos indicados neste artigo, você conseguirá manter os gastos da sua empresa sob controle, transformando-os em uma fonte rica de dados sobre o andamento das operações.

Podemos perceber então que esse controle de gastos exerce grande influência na saúde financeira da organização, já que contribui para o equilíbrio monetário das atividades. Saiba mais sobre saúde financeira acessando aqui.

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Natália Lima

Natália Lima

Co-Founder & CFO - Keruak Software. Carreira em Administração de Empresas. MBA em Controladoria e Gestão Estratégica. Para se ter sucesso basta dar o melhor de si e deixar os resultados com Deus.

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