Controle de contas: aprenda a fazer agora em 9 passos fáceis

Para cuidar da gestão financeira do seu negócio, existem aspectos que não podem ser deixados de fora e um deles é o controle de contas.

Afinal, para equilibrar os gastos, prever margem de lucratividade e analisar o saldo atual, o empreendedor também deve ter conhecimento das contas a pagar e a receber, para que assim consiga gerir de forma saudável a sua empresa.

Então, se você deseja saber como fazer o controle de contas, continue lendo este artigo. Vamos apresentar os principais passos para realizá-lo!

O que é um controle de contas e qual é a sua importância?

Em busca de equilíbrio na gestão financeira da empresa, é essencial monitorar e acompanhar as operações de finanças. Para isso, existe o controle de contas.

Essa ferramenta permite que o empreendedor observe as entradas e saídas de dinheiro no fluxo de caixa.

Dessa forma, o controle ajuda a organizar financeiramente a sua empresa, incluindo as contas a pagar e a receber, empréstimos, despesas, rendimentos e receitas.

Nesse caso, é necessário destacar que as contas a pagar envolvem pagamentos como a conta de água, luz e salário dos empregados. Já as contas a receber são faturas a arrecadar de clientes e fornecedores, por exemplo.

Com isso, é possível perceber que um controle de contas bem realizado é peça-fundamental na gestão financeira, promovendo os seguintes benefícios:

• controle financeiro;
• cumprimento dos prazos de contas a pagar;
• auxílio na tomada de decisões;
• redução de prejuízos com pagamento de juros e multas;
• impossibilidade do caixa ficar desfalcado;
• possibilidade de fazer um planejamento financeiro.
  

Como montar um controle de contas?

Caso você não ainda tenha afinidade com o controle de contas, saiba que existem alguns passos que podem ser seguidos para obtê-lo e melhorar a gestão financeira do seu negócio. Acompanhe!

1. Elabore um planejamento financeiro

Para criar um controle de contas de sucesso, o primeiro item a ser realizado é o planejamento financeiro.

Ou seja, é um conjunto de ações e controles que visam elaborar e implementar o orçamento do negócio, definindo também objetivos a curto, médio e longo prazo.

Por isso, criar uma planilha com as despesas fixas da empresa é essencial, além de identificar, já em outro documento, as necessidades da organização (recursos, estratégias, funcionários).

Para ajudar nesse processo, existem softwares voltados para o planejamento financeiro que você pode utilizar.

2. Organize os arquivos

Outro passo importante na elaboração de um controle de contas é organizar os arquivos de forma cronológica.

Ainda que existam ferramentas digitais que possibilitam o arquivamento de documentos, é importante deixar um arquivo com a documentação financeira, contábil e fiscal para momentos de necessidade de consulta rápida.

Além disso, há documentos que, por lei, devem estar disponíveis fisicamente por determinado tempo para consulta ou comprovação se a auditoria ou fiscalização aparecer no local.

3. Monte um fluxo de caixa

Toda empresa precisa contar com um fluxo de caixa. Afinal, ele é a principal ferramenta de concentração das movimentações financeiras de uma organização.

Então, é necessário inserir nele todas as entradas e saídas de dinheiro, para que assim seja possível identificar e analisar as informações de finanças.

Sendo assim, por menor que seja a despesa, ela deve ser colocada no fluxo de caixa. De preferência, esse fluxo precisa ser atualizado diariamente.

Isso permite apurar o saldo final e aprimora o gerenciamento adequado das finanças da empresa.

4. Registre as contas a pagar e a receber

Além de registrar o dinheiro que entra e sai, é importante anotar o que vai entrar e o que vai sair.

Por isso, coloque as contas a pagar catalogadas na data do vencimento. Se preferir, ainda é possível separá-las por categoria ou clientes.

Quanto às contas a receber, faça o mesmo. Assim, você tem um controle melhor sobre quais pagamentos já foram realizados pelos clientes ou fornecedores e quais não foram, podendo cobrá-los caso seja necessário.

5. Pague as contas em dia

Pode parecer óbvio, mas para muita gente não é. Pagar as contas até a data de vencimento é um hábito que beneficia a saúde financeira da sua empresa, já que assim ela não sofre com multas ou juros.

Dessa forma, esse costume ajuda a evitar gastos desnecessários.

Para não se enrolar com os pagamentos, procure dividir as contas pela ordem de data de vencimento, separando-as pelo dia 10, 20 e 30, por exemplo.

No entanto, se o seu negócio estiver passando por dificuldades financeiras, tente conversar com os credores para verificar a possibilidade de redução no valor dos juros ou multas.

6. Antecipe pagamentos que fornecem descontos

Se o seu negócio estiver de vento em popa e você não precisa suar para pagar contas até a data do vencimento, experimente antecipar pagamentos que oferecem descontos para quem realiza a quitação antecipada.

Isso gera uma série de vantagens, como boa imagem em relação aos fornecedores e geração de economia de recursos.

7. Forneça vantagens para quem paga adiantado

Além de adquirir o hábito de pagar as contas antecipadamente, que tal oferecer aos seus clientes vantagens caso eles também antecipem o pagamento?

Isso pode ser feito ao fornecer cupons, descontos, pontos acumulados em programas de fidelidades, entre outros tipos de recompensa.

Essa ação inclusive pode auxiliar a empresa a angariar e fidelizar mais consumidores.

8.  Aprenda a cobrar devedores

Quem tem o próprio negócio deve saber que, algumas vezes, os devedores não vão pagar no vencimento e é necessário cobrá-los.

A maioria das empresas não têm um setor de cobrança, então o ideal é designar pelo menos um funcionário para realizar essa tarefa.

Mas para fazer as cobranças, é importante capacitá-lo para que ele possa agir com os argumentos adequados e com base no Código de Defesa do Consumidor.

9. Não misture gastos pessoais e empresariais

Uma boa maneira de se perder nos gastos empresariais é misturá-los com os pessoais. Ainda que essa prática seja comum em micro e pequenas empresas, recomenda-se não praticá-la de modo algum.

Isso impede que as contas da empresa da empresa sejam controladas, o que impossibilita a averiguação da saúde financeira do seu negócio.

Por isso, sempre separe as finanças pessoais das empresariais.

Dessa forma, realizar o controle de contas por meio desses passos é fundamental para equilibrar a sua empresa financeiramente. Caso você precise de um software para ajudá-lo nesse processo, não deixe de conferir as principais formas de selecionar o mais ideal para o seu caso clicando aqui.