Orçamento matricial: o que é e como utilizá-lo corretamente

Fazer a gestão do seu negócio envolve muitos fatores, e o planejamento financeiro é considerado um dos principais. Nesse sentido, o orçamento matricial pode ser uma excelente ferramenta.

Por meio dele, você consegue elaborar e acompanhar o planejamento orçamentário da sua empresa, controlando as finanças, gerindo as despesas de forma inteligente e garantindo a saúde financeira do negócio.

Se sua empresa ainda não utiliza o orçamento matricial, continue a leitura deste artigo agora mesmo. Aqui você verá:

• O que é orçamento matricial;
• Como utilizá-lo corretamente;
• Quais os benefícios dele.

Com esses conhecimentos, você provavelmente entenderá a importância desta ferramenta para a gestão e saúde do seu negócio.

O que é orçamento matricial?

O orçamento matricial também é chamado de Gerenciamento Matricial de Despesas (GMD). Trata-se de uma metodologia gerencial para fazer o planejamento e o controle orçamentário.

Ele é feito em forma de matriz, cruzando linhas e colunas denominadas entidades e pacotes.

As entidades são as subdivisões da empresa (físicas ou virtuais). Por exemplo: as unidades de negócio, os centros de custos, os departamentos. Ou seja, as entidades representam a estrutura organizacional do negócio.

Já os pacotes são os conjuntos de despesas comuns a vários centros de custo. Veja alguns exemplos:

• Materiais de manutenção e conservação;
• Serviços de manutenção;
• Energia elétrica;
• Despesas de viagens;
• Salários e horas extras;
• Benefícios dados aos funcionários (como plano de saúde);
• Despesas com linhas telefônicas.

O interessante do orçamento matricial é que você aloca responsáveis pelas entidades e pelos pacotes, isto é, os gestores das áreas nas colunas e os gestores das despesas nas linhas.

Assim, todo gasto tem dois responsáveis. Esse é o chamado controle duplicado. Na maioria das situações, ele é mais vantajoso para o planejamento do seu negócio.

Isso porque, quando você faz um plano orçamentário mais tradicional, atribui a responsabilidade dos gastos apenas ao gestor de cada área, individualmente.

Já quando divide a responsabilidade entre dois gestores, consegue ter um controle mais forte de todos os gastos, otimizando esses gastos e identificando áreas que necessitam reduzir determinados valores.

Como utilizar o orçamento matricial corretamente?

O orçamento representa a base de decisão dentro das empresas. É por meio dele que os gestores e a alta direção conseguem estudar previamente problemas, tendo mais segurança nas tomadas de decisão.

Ao usar o orçamento matricial corretamente, você auxilia seu negócio a ser mais competitivo no mercado, já que, com a visão mais ampla das despesas, consegue traçar metas e estabelecer desafios para as áreas, otimizando recursos.

A implementação do orçamento matricial está baseada em três princípios:

• Controle cruzado – todas as despesas orçadas devem ser acompanhadas por duas pessoas (como dito anteriormente, o gestor de linha e o gestor de coluna);
• Desdobramento dos gastos – todos os gastos devem ser detalhados até o nível de unidade orçamentária e de atividades para que seja possível definir metas;
• Acompanhamento sistemático dos gastos – os gastos devem ser acompanhados sistematicamente e recorrentemente para serem comparados às metas. A partir disso, é possível definir ações corretivas para desvios caso eles existam.

Com base no orçamento matricial feito, é possível definir estratégias de redução de custos. Tanto os gestores de área quanto os de despesas devem prestar contas à empresa em conjunto.

Além disso, eles devem estar sempre em contato para gerenciar esses gastos. O gestor de linha (despesas), por exemplo, precisa:

• Conhecer cada classe de gasto que tem sob sua responsabilidade;
• Definir parâmetros de gastos no momento anterior à elaboração orçamentária;
• Negociar os valores com os gestores das áreas para estabelecer planos de ação visando alcançar os parâmetros estabelecidos;
• Identificar desvios eventuais e planejar ações corretivas juntamente com o gestor da área;
• Realizar o benchmarking interno, comparando as despesas similares em áreas diferentes para divulgar as melhores práticas observadas.

Vamos entender o orçamento matricial por meio de um exemplo. A empresa fictícia Alfa presta serviços de treinamentos para outras empresas. Para estruturar o orçamento matricial desse negócio e as estratégias a partir dele, é preciso:

1. Definir a estrutura organizacional matricial para fazer o planejamento e o acompanhamento orçamentário

Para o nosso exemplo, vamos definir as seguintes áreas ou centros de custo (entidades) com os respectivos gestores: Diretoria (Ana), Comercial (Vitor), Logística (Natália), Operações (Denise) e Marketing (Afonso).

2. Determinar os gastos comuns às áreas analisadas

Em nosso exemplo, os gastos (pacotes) serão: salários (Valter), gastos com viagem – deslocamento e hospedagem (Juliana), telefonia móvel (Bento) e serviços de manutenção – conservação e limpeza (Tamires).

Veja então como se dá o orçamento matricial neste exemplo:

Na matriz feita, é possível analisar os valores das despesas por área. Em nosso exemplo, vemos uma disparidade de gastos com viagens entre as áreas da empresa Alfa.

Diretoria e Logística são as que mais gastam com transporte e hospedagem. É o momento então de os gestores conversarem e pensarem em estratégias para reduzir esses gastos.

Isso permite traçar metas para essa redução. No caso da Diretoria, por exemplo, algumas reuniões que demandem viagens podem ser realizadas com o uso de ferramentas digitais, como o Skype.

A meta então seria reduzir as despesas com viagens por meio do uso de tecnologias de reunião a distância.

Outra estratégia para atingir essa meta poderia ser comprar passagens aéreas promocionais e fazer convênios com hotéis para obter descontos em diárias.

Ao otimizar os gastos reduzindo as despesas, o negócio se posiciona melhor diante da concorrência, já que consegue destinar recursos para estratégias mais aderentes ao público e ao mercado.

Este é um dos benefícios de se utilizar o orçamento matricial. Conheça outros a seguir.

Quais os benefícios do orçamento matricial?

Além de tudo que foi mencionado anteriormente, é possível destacar mais os seguintes benefícios de se utilizar o orçamento matricial:

• Estabelecer metas justas, baseadas nos valores mapeados, e desafiadoras;
• Ter maior visão e controle do negócio, o que permite identificar entidades e pacotes que não atingiram as metas previamente estabelecidas;
• Realizar benchmarking interno, comparando as práticas entre áreas e elegendo as melhores para serem seguidas por todos;
• Compartilhar a responsabilidade pelos gastos, já que eles serão atribuídos a dois gestores, que devem prestar contas à empresa;
• Criar um histórico de informações, pois o armazenamento a longo prazo dos orçamentos matriciais permitirá uma visão das despesas tidas no passado, proporcionando mais velocidade e assertividade nas projeções orçamentárias futuras.

Agora que você viu as principais informações sobre orçamento matricial e como utilizá-lo em sua empresa, é o momento de pensar na sua relação com o cliente. Afinal, para arcar com as despesas mapeadas, você precisa ter ganhos com vendas. E então, surge o questionamento: você tem apresentado orçamentos dos seus produtos/serviços adequadamente, auxiliando seu processo de vendas? Leia este conteúdo e saiba tudo sobre o assunto: 3 modelos de orçamento para usar ainda hoje.