Controle orçamentário: 10 passos para ter um financeiro positivo

Ter um controle orçamentário formal e estruturado é a base para uma boa gestão de negócios, crescimento e desenvolvimento de uma empresa.

Muito semelhante às nossas finanças pessoais, a disciplina e o planejamento devem ser a base de um processo de controle orçamentário de uma empresa.

Então, por onde começamos? Como a maioria das coisas que vêm com o gerenciamento de uma organização, o orçamento precisa ser orientado pela visão (o que estamos tentando realizar) e pelo planejamento estratégico (as etapas para chegar lá).

As organizações que se concentram em suas estratégias e planos sabem exatamente onde querem gastar seus recursos e têm um plano para evitar que gastem dinheiro em áreas que não se alinham com a visão (o que estamos tentando fazer) e com a missão (porque estamos fazendo isso).

No artigo de hoje vamos te mostrar os 10 passos para fazer um controle orçamentário eficiente e que esteja alinhado com o propósito da sua empresa.

10 passos para desenvolver e gerenciar um controle orçamentário

Pegue um papel e uma caneta e comece a anotar!

1. Planejamento Estratégico

Toda organização, não importa o tamanho, deve saber por que existe e o que espera realizar.

Isso é articulado por meio de uma declaração de Visão e Missão por escrito. Um Planejamento Estratégico mostra como a organização planeja realizar sua missão.

O primeiro passo para um bom controle orçamentário é ter um planejamento estratégico escrito.

Isso garante que os recursos organizacionais sejam usados para apoiar a estratégia e o desenvolvimento da organização.

2. Metas de Negócio

As metas de negócios são as etapas que uma organização adota para implementar seu planejamento estratégico e são essas metas que precisam ser financiadas pelo orçamento.

As metas precisam ser desenvolvidas e é necessário que haja responsabilidade por parte de todos (equipe administrativa, diretores e proprietário da empresa) para atingir as metas.

O orçamento fornecerá os recursos financeiros necessários para atingir as metas e, por isso, garantir um bom controle orçamentário melhorando as chances de cumprimento de metas.

Por exemplo, se a sua organização tiver chegado ao limite em suas instalações e houver um objetivo de aumentar o espaço, é preciso ter valor em caixa (Capital de Giro) para expandir ou mover as operações de negócios.

3. Projeções de Receita

As projeções de receita devem ser baseadas no desempenho financeiro histórico, bem como na receita de crescimento projetada.

O crescimento projetado pode estar vinculado a metas organizacionais e iniciativas planejadas que iniciarão o crescimento dos negócios.

Por exemplo, se houver uma meta de aumentar as vendas em 10%, essas projeções de vendas devem fazer parte das projeções de receita para o ano.

4. Projeções de custos fixos

Projetar custos fixos é simplesmente uma questão de olhar para os custos mensais previsíveis que não mudam.

São esses:

• Pagamento de funcionários;
• Despesas de instalação;
• Custos de serviços públicos;
• Pagamentos de hipoteca ou aluguel;
• Custos de seguro;
• Impostos;
• etc.

Os custos fixos não mudam e são uma despesa mínima que precisa ser considerada no controle orçamentário.

5. Projeções de Custos Variáveis

Custos variáveis são custos que flutuam de mês a mês, como custos de fornecimento, custos de horas extras, Impostos diretos de vendas, matéria prima, etc.

Essas são despesas que podem e devem ser orçadas e controladas mês a mês. Por exemplo, se maiores vendas de Natal geram custos extras, esses custos devem ser orçados.

Leitura recomendada: Redução de custos: entenda como fazer na sua empresa ainda hoje

6. Despesas Anuais da Meta

Os projetos relacionados às metas também devem receber o orçamento adequado. Cada iniciativa deve ter custos projetados associados às metas.

É aí que o custo de implementação de metas é incorporado ao orçamento anual.

Projeções de custos devem ser identificadas, expostas e incorporadas ao orçamento departamental responsável por completar a meta.

Por exemplo, se o departamento de vendas tiver uma meta de aumentar as vendas em 10%, os custos associados ao aumento das vendas (materiais de marketing adicionais, viagens, entretenimento) devem ser incorporados nesse orçamento.

7. Margem de Lucro Alvo

Toda organização — seja com fins lucrativos ou sem fins lucrativos — deve ter uma margem de lucro específica.

As margens de lucro permitem retornos para o proprietário da empresa ou para os investidores, que é (naturalmente) o objetivo final de todo empresário.

Organizações sem fins lucrativos usam suas margens de lucro para reinvestir nas instalações e no desenvolvimento da organização.

Os lucros são importantes para todas as organizações e margens de lucro saudáveis são um forte indicador da força de uma organização.

8. Aprovação do Conselho

O conselho diretor, presidente, proprietário ou chefe da organização deve aprovar o orçamento e manter-se atualizado de como anda o controle orçamentário.

Mais uma vez, semelhante às suas finanças pessoais, o proprietário deve rever as demonstrações financeiras mensais pelas seguintes razões:

• Monitorar o desempenho do orçamento;
• Estar familiarizado com todas as despesas;
• Salvaguardar a organização contra apropriação indébita de fundos ou fraude de empregados.

9. Revisão do Orçamento

Um comitê de revisão de orçamento deve se reunir mensalmente para monitorar o desempenho em relação às metas.

Esse comitê deve revisar o controle orçamentário e avaliar as questões associadas aos excedentes orçamentários.

É importante fazer isso mensalmente, de modo que possa haver uma correção para gastos excessivos ou modificações no orçamento, se necessário.

Esperar até o final do ano para fazer correções pode ter um efeito negativo no resultado do orçamento.

Caso a empresa seja muito pequena e não haja um comitê de revisão de orçamento por este motivo, pode-se fazer uma reunião de diretoria mensal para repassar os orçamentos com todos e assim conseguir insights de otimizações.

10. Lidando com variações orçamentárias

As variações orçamentárias devem ser revisadas com o gerente do departamento responsável e as perguntas devem ser levantadas sobre o que causou a variação.

Às vezes surgem situações imprevistas que não podem ser evitadas, por isso também é importante (assim como seu orçamento pessoal) ter um fundo de emergência para ajudar com as despesas não planejadas.

Um controle orçamentário eficiente pode ajudar a desenvolver e promover uma organização, enquanto o orçamento desleixado e o mal monitoramento de orçamentos podem prejudicar a organização e afetar sua saúde e viabilidade financeira à longo prazo.

Finalmente, sem clientes, não há receita para orçamento.

Por essa razão, os planos e orçamentos estratégicos devem ser direcionados apenas para uma coisa: o cliente.

É por isso que é imperativo identificar quem são seus clientes, descobrir o que eles querem e orçar o valor necessário para colocar sistemas e processos em prática, a fim de atender às suas necessidades e exceder suas expectativas.

Agora que você já sabe como fazer um bom controle orçamentário, que tal aprender ainda mais sobre gestão financeira empresarial? Clique aqui para conhecer nossas 7 dicas sobre o assunto!