Ferramentas de gestão: descubra as indispensáveis para sua empresa

Um bom gestor é aquele que se interessa pelo desenvolvimento pessoal dos colaboradores, preza pela boa comunicação e delega funções de maneira sensata. No entanto, um gestor não deve agir como babá, mas sim orientar e conceder certa autonomia para a sua equipe. E a maneira mais fácil de fazer isso é implementando ferramentas de gestão.

Diante de um mercado mais competitivo, as empresas precisam produzir mais e melhor, com muito menos recursos.

Por isso, um gestor precisa ter controle de todos os processos da sua empresa, acompanhando as atividades dos colaboradores e analisando a qualidade do produto ou serviço.

As ferramentas de gestão são capazes de auxiliar na criação de um modelo de gestão inteligente, que poupa os gestores de tarefas desgastantes e repetitivas.

A função das ferramentas de gestão é deixar os processos mais assertivos e estratégicos, evitando trabalhos manuais e burocráticos.

É sempre bom otimizar os processos da sua empresa. Por mais que a produção esteja bombando e os lucros em alta, há sempre uma prática que pode ser melhorada.

Pensando em tornar a rotina de trabalho de gestores e funcionários muito mais tranquilas, abrimos uma caixa de ferramentas de gestão indispensáveis para a sua empresa. Mãos à obra!

O que são e qual a importância das ferramentas de gestão?

As ferramentas de gestão servem para auxiliar na tomada de decisões dentro das empresas.

Essas técnicas podem ser utilizadas por organizações de variados tamanhos e setores, possibilitando que os gestores tenham controle sobre os processos dos negócios.

Sendo assim, elas conseguem melhorar os processos e o desempenho da organização, fazendo com que o trabalho administrativo e estratégico se tornem mais fáceis.

As ferramentas de gestão permitem que os gestores levem os negócios para o caminho certo, o que resulta na produção da melhor solução pelo menor custo e criação de valor diferenciado para os consumidores.

Quando a empresa conta com um bom kit de ferramentas, ela é capaz de se destacar da concorrência e até conseguir o seu lugar ao sol dentro do mercado.

No entanto, é importante lembrar que as ferramentas, por si só, não resolvem todas essas questões sozinhas.

Isso significa que elas precisam ser bem entendidas e dominadas para que sejam colocadas em prática da forma certa.

Quais são os tipos de ferramentas de gestão?

Existem ferramentas de gestão para cada dor. Ou seja, como existem diferentes gestões, existem também diferentes ferramentas para cada uma delas. A seguir, entenda melhor o assunto!

Ferramentas de controle

Nesse caso, estão incluídos os métodos para controlar o estoque, as finanças, a qualidade, entre outros.

Como se sabe, o controle serve para avaliar se o trabalho realizado está em conformidade com as metas e os resultados anteriores.

Então, com o auxílio dessas ferramentas, você consegue identificar se é necessário fazer correções ou ajustar as ações.

Ferramentas de planejamento

As ferramentas de planejamento são focadas no planejamento estratégico do seu negócio, servindo para definir objetivos e metas de curto, médio e longo prazo.

Sendo assim, elas ajudam a identificar e analisar informações importantes a partir de modelos, fazendo com que se torne mais seguro estipular objetivos e estratégias para a empresa.

Ferramentas de projeto

Dentro das empresas, os projetos são atividades com início, meio e fim, que visam atingir um resultado determinado.

Eles são muito utilizados quando a empresa quer desenvolver novos produtos, serviços, entre outros.

Então, essas ferramentas auxiliam na rapidez da realização de cada etapa do projeto, para que assim ele chegue ao melhor resultado possível.

Ferramentas de processo

As rotinas e procedimentos dentro do negócio precisam ser aprimorados para que os processos se tornem mais eficientes.

Para isso, existem ferramentas específicas que ajudam na gestão de processos, possibilitando o monitoramento de todas as atividades relacionadas a eles.

Portanto, essas técnicas apresentam diferentes etapas relacionadas ao diagnóstico, avaliação e otimização dos processos.

Ferramentas de tomada de decisão

O último exemplo de categoria de ferramentas que vamos dar aqui é a de tomada de decisão.

Ou seja, envolvem pesquisas, análises e matrizes que vão ajudar a empresa a fazer as melhores escolhas.

Dessa forma, com os dados proporcionados por essas ferramentas, torna-se possível ampliar a visão estratégica sobre o negócio. Por isso, elas têm sido cada vez mais necessárias dentro das organizações.

Quando investir nas ferramentas de gestão?

Como você pôde notar, as ferramentas de gestão apresentam muitas vantagens, como análise prévia de pontos negativos de um produto ou serviço, melhor coordenação das equipes de trabalho e aumento das vendas.

No entanto, pode não ser muito fácil identificar o momento exato de aderir às ferramentas de gestão.

Para facilitar a sua decisão, veja, a seguir, alguns exemplos de acontecimentos que demonstram a necessidade de implementar essas ferramentas no seu negócio:

• Ferramentas de controle: quando é necessário fazer um controle melhor sobre os gastos, previsão de faturamento e saldo no fim do mês e tomar decisões relacionadas a novos investimentos;
• Ferramentas de projeto: quando a sua equipe precisa ser mais responsável com as entregas, o retrabalho se tornou algo comum e existem trabalhos entregues de última hora ou entregues com baixa qualidade;
• Ferramentas de planejamento: quando é importante registrar os insights e brainstorms, além de precisar estipular metas com prazos;
• Ferramentas de processo: quando é necessário acompanhar o andamento das atividades e verificar se elas estão acontecendo de forma otimizada;
• Ferramentas de tomada de decisão: quando a sua empresa não conta com dados valiosos e suficientes para orientar decisões importantes.

Portanto, com a ajuda das ferramentas de gestão, é possível proporcionar maior qualidade aos serviços e produtos oferecidos, otimizar o tempo utilizado na realização das tarefas, evitar riscos futuros,  conhecer os clientes de forma mais profunda, além de reduzir os custos e aumentar a receita.

As melhores ferramentas de gestão para a sua empresa

Para que você saiba quais ferramentas são mais interessantes de aplicar na sua empresa, a seguir, demos exemplos de algumas que são bastante utilizadas pelas empresas. Confira!

Gestão da Qualidade: Six Sigma

O Six Sigma é um modelo de gestão da qualidade que visa a diminuição dos erros e na análise estatística dos processos geridos.

Existem dois modelos de aplicação do Six Sigma.

O primeiro é voltado para a criação de novos processos, novos produtos ou novos serviços que ainda não foram testados. Já o segundo tem foco em processos, produtos e serviços que já existem e precisam ser melhorados.

O modelo DMADV é o que possui foco na criação e possui cinco etapas:

1. Definição de metas: trace os objetivos de acordo com a demanda do cliente e o planejamento estratégico da empresa.
2. Mensurar: desenvolva indicadores e métricas para análise de risco, qualidade de produtos e serviços e efetividade dos processos.
3. Analisar: é o momento de projetar os indicadores, relacioná-los e identificar as melhores oportunidades com os menores riscos para o projeto.
4. Detalhar: evidenciar os detalhes do projeto, melhorar e verificar a funcionalidade do esboço.
5. Verificar: colocar o projeto piloto em teste, verificar os erros para redefinir estratégias e melhorar processos.

O Modelo DMAIC está relacionado ao melhoramento e é formado pelas seguintes etapas:

• Definição do problema: identificar o aspecto a ser melhorado de acordo com os clientes.
• Mensurar: verificar quais são as variáveis que influenciam no problema e criar indicadores eficientes para representá-las.
• Analisar: de acordo com os resultados dos indicadores, estuda-se o melhor processo para identificar a melhor maneira de corrigir os problemas.
• Melhorar (em inglês, Improve): aplicação das soluções de acordo com a análise feita, criando padrões para os processos, reduzindo assim erros e imprevistos.
• Controlar: monitorar os sistemas instalados para corrigir os erros identificados.

Gestão de Pessoas: Avaliação 360º

Ter uma equipe produtiva e organizada é fundamental para fazer o negócio funcionar! Por isso, a avaliação 360º é uma das melhores ferramentas de gestão de pessoas.

A avaliação em 360º considera a opinião de todas as pessoas da equipe para avaliar a própria equipe.

A estrutura da avaliação em 360º se caracteriza pela avaliação mútua, em que cada membro da equipe avalia a todos os outros membros e também a si próprio.

O objetivo da avaliação 360º é promover a melhoria contínua dos colaboradores através de feedbacks pontuais feitos por superiores, pares e subordinados. A avaliação 360º monitora aspectos importantes como:

• Capacitação;
• Atitudes;
• Habilidades Técnicas;
• Pontos Fortes;
• Pontos de Melhoria;
• Perfil Comportamental.

As avaliações quantitativas e qualitativas sobre os aspectos acima são passadas para o setor responsável pelo RH da empresa e são analisadas comparando a avaliação média que todos os outros integrantes da equipe fizeram daquele membro com a avaliação que ele fez dele próprio.

O resultado da avaliação 360º é transmitido a cada colaborador através do momento de feedback.

Planejamento: 5W2H

Uma das mais famosas técnicas de planejamento também é uma das melhores ferramentas de gestão!

O 5W2H é um checklist de atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza e eficiência por todos os envolvidos em um projeto.

A sigla corresponde a sete diretrizes capazes de eliminar quaisquer dúvidas que podem surgir no desenrolar de um processo ou atividade.

• What (O que será feito?)

Indica o que será realizado – objetivo, meta ou tarefa a cumprir.

• Why? (Por que será feito?)

Esse ponto é a justificativa do projeto. O gestor precisa reunir as razões que levaram a proposição do que será feito.

• Where? (Onde será feito?)

Indica o local ou setor no qual o projeto será realizado.

• When? (Quando será feito?)

Esse ponto corresponde a indicação dos prazos para que o seu projeto seja resolvido. Se a produção contar com etapas, é importante estabelecer prazos para a realização de cada uma delas.

• Who? (Por quem será feito?)

Nesse item o gestor deve responder quem fará o quê, ou seja, definir os responsáveis pelo cumprimento de cada etapa do projeto.

• How (Como será feito?)

Defina as ações que serão desenvolvidas para o alcance do seu projeto.

• How much (Quanto vai custar?)

A etapa final do 5W2H é a análise do caixa, ou seja, o planejamento de quanto será gasto.

Com a resposta dessas perguntas, é possível ter um mapa de atividades indispensáveis para o sucesso de um projeto. Assim são identificados os caminhos para tornar a execução mais clara e efetiva.

O 5W2H é uma ferramenta extremamente útil na medida em que elimina qualquer dúvida na hora de colocar em prática um projeto.

Modelos de negócio: Business Model Canvas

O Business Model Canvas, que significa “Quadro de modelo de negócios”, costuma ser uma ferramenta mais utilizada por novos negócios, mas empresas mais experientes também podem aproveitá-la.

Ela serve para fazer a elaboração, teste e aprimoramento do modelo de negócios, fornecendo uma visão macro do empreendimento.

O Canvas conta com uma tabela de nove elementos relacionadas a aspectos muito importantes da empresa:

• Segmento de clientes: definição do público-alvo do negócio;
• Proposta de valor: vantagens e diferenciais da empresa para os clientes e acionistas;
• Relacionamento com os clientes: estratégias para atrair e fidelizar clientes;
• Canais: escolha dos canais por onde a empresa deseja alcançar os clientes;
• Recursos: lista dos recursos tecnológicos, financeiros, humanos e relacionados à infraestrutura;
• Receitas: meios para captar recursos financeiros e estabelecimento da políticas de preços;
• Parcerias: mapeamento dos parceiros e fornecedores;
• Atividades: atividades desempenhadas para cumprir a proposta de valor;
• Estrutura de custos: mapa descritivo no qual consta o orçamento geral para iniciar o negócio.

Dessa forma, em um único diagrama, o Canvas é capaz de fornecer uma visão bem completa do seu negócio.

Planejamento e Ações: Análise SWOT

A análise SWOT é uma das ferramentas de gestão mais usadas nas empresas. Essa é uma técnica administrativa utilizada para explorar e definir diversos aspectos de um produto ou projeto.

Essa é uma ferramenta muito utilizada para aprimorar os diferenciais competitivos da empresa diante do mercado e também para corrigir as suas falhas, que podem vir a prejudicar o empreendimento a médio ou longo prazo.

Basicamente, a análise de SWOT consiste em identificar os pontos fortes e fracos da empresa, através do seguinte conceito:

• Forças: são os pontos nos quais a empresa tem vantagens competitivas sobre a concorrência;
• Fraquezas: são as vulnerabilidades ou falhas da empresa, que podem comprometer seu desempenho, frente à concorrência;
• Oportunidades: fatores internos e externos que se mostram tendências promissoras a serem trabalhadas e desenvolvidas no negócio;
• Ameaças: tendências do mercado capazes de gerar riscos para o negócio no futuro, como a expansão de uma empresa concorrente, por exemplo.

Gestão de Clientes: CRM

Prezar pela gestão do atendimento da sua empresa é fundamental, já que esse setor é um dos principais responsáveis pela satisfação e fidelização dos clientes.

Os softwares de Gestão de Relacionamento com o Cliente ou Customer Relationship Manager, em inglês, são ferramentas de gestão que têm a função de coletar dados dos clientes, armazená-los e propiciar o cruzamento dessas informações.

Esses dados compilados oferecem insumos valiosos para o planejamento de ações e interações adequadas ao perfil e as necessidades dos clientes.

O CRM envolve diversas áreas de uma organização, como marketing, vendas e atendimento.

Os softwares capazes de armazenar os hábitos, preferências, tendências de consumo e expectativas dos clientes.

O CRM é uma ferramenta de gestão capaz de beneficiar uma empresa de diversas maneiras. Afinal, com esses softwares é possível:

• Compreender o cliente;
• Fidelizar clientes e oferecer a ele uma melhor experiência com o seu negócio;
• Atrair novos clientes;
• Aumentar o lucro.

Planejamento: Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA é uma das ferramentas de gestão cujo objetivo é promover a melhoria contínua dos processos.

Sua aplicação ocorre por meio de 4 ações: Planejar (Plan), Fazer (Do), Checar (Check) e Agir (Act).

• Plan (Planejamento): na primeira etapa, é necessário que as metas e objetivos sejam traçados para alcançar os objetivos definidos;
• Do (Execução): nessa etapa, coloca-se o planejamento em execução. É importante fazer um mapeamento do processo, para que a análise e verificação dos resultados possa ser realizada posteriormente;
• Check (Verificação): é momento de analisar os resultados alcançados, observar se houve diferenças, não somente quanto ao esperado, mas também se ficou registrado algum desvio de qualidade;
• Act (Ação): aqui, as causas dos desvios de qualidade ou resultados negativos são detectadas e as ações corretivas são tomadas, reiniciando um novo ciclo.

Projetos: Scrum

A metodologia Scrum é uma ferramenta de gerenciamento ágil de projetos, que serve para gerenciar projetos complexos de forma dinâmica e efetiva.

Através dela é possível analisar o andamento do projeto por ciclos, avaliando e solucionando possíveis problemas de imediato, o que traz dinamicidade e fluidez para os processos.

Ao utilizar o Scrum o trabalho é dividido em sprints, que são pequenos ciclos de trabalho com tempo pré-determinado em que o trabalho deve ser executado.

Entre as principais características da melhor das ferramentas de gestão de projetos, podemos citar:

• Product Owner (PO): esse papel pertence ao profissional que irá levar em consideração os benefícios do projeto e o que pode e não pode ser feito.
• Time especialista e enxuto: a equipe do projeto precisa ter as habilidades necessárias para que possam alcançar os objetivos estipulados pelo P.O. O time deve ser de alta performance e entregar os resultados no tempo estipulado, sem atrasos. Mantenha equipes pequenas, com até 10 pessoas.
• Scrum Master: um projeto precisa de uma liderança. O Scrum Master será aquele responsável pelo projeto. Sua função é orientar a equipe em relação à estrutura do projeto.
• Backlog: o backlog é um acompanhamento de ações que vão determinar as features a serem implantadas e trabalhadas no projeto.
• Sprint: na primeira reunião da equipe do projeto, é fundamental definir o primeiro Sprint, que é o período de produção e desenvolvimento do projeto, com duração de cerca de duas semanas.
• Reuniões diárias: reuniões diárias são muito importantes na metodologia Scrum, desde que sejam rápidas, não durando mais do que 15 minutos.

Atendimento ao cliente: Software de Help Desk

Garantir um atendimento de excelência é essencial para qualquer empresa que queira se diferenciar no mercado. Isso significa ter processos de suporte ao cliente bem definidos e integrados.

Nesse sentido, ter um bom software de Help Desk à disposição da organização faz com que os profissionais de atendimento consigam trabalhar de maneira otimizada, já que o cliente recebe notificações do andamento da sua solicitação de maneira automatizada.

A falha de comunicação entre os setores de uma empresa deixa os colaboradores inseguros em relação ao desenvolvimento de suas tarefas. É necessário que o contato entre clientes, atendimento, gestores e equipe produtiva seja o mais fluido e rápido possível.

Para isso, busque por um software que seja omnichannel, como a Desk Manager, que consigue centralizar em um único painel de controle todos os chamados recebidos (seja por e-mail, chat, telefone ou até WhatsApp).

Finanças: Software de Gestão Financeira

Todo tipo de negócio precisa ter controle financeiro para funcionar adequadamente e não sofrer prejuízos.

Mas não pense que o controle financeiro precisa ser uma tarefa trabalhosa, repleta de planilhas, papéis e contas. Os softwares de gerenciamento financeiro prometem eliminar o trabalho manual e facilitar o controle das entradas e saídas do seu negócio.

Ferramentas de gestão financeira, como o Keruak Software, possuem inúmeros benefícios como:

• Controle do fluxo de caixa de qualquer lugar (versão mobile);
• Armazenamento de dados financeiros em nuvem;
• Transparência das contas;
• Gestão de contratos;
• Emissão de notas fiscais;
• Relatórios de desempenho financeiro;
• Integração com a conta bancária.

Agora que você já conhece as melhores ferramentas de gestão, basta analisar quais delas se aplicam melhor ao contexto da sua empresa.

Muitas das ferramentas de gestão são excelentes como apoio aos processos de qualidade, outras são muito úteis na administração da empresa e até no desenvolvimento de projetos internos. Há ainda ocasiões nas quais é possível aplicá-las em conjunto!

E, se você deseja experimentar uma dessas ferramentas de gestão no seu negócio, temos uma boa notícia: o Keruak Software está disponível para teste gratuito, por 30 dias. Comece gerindo melhor as finanças do seu negócio!