No mercado odontológico brasileiro boa parte dos dentistas são os responsáveis por também administrar as clínicas nas quais trabalham. Mesmo assim, muitos desses profissionais não estão preparados para para assumir a posição de gestores.

Administrar uma clínica envolve muitas questões que a faculdade de odontologia não ensina. Afinal, os estudantes estão ali para aprender a cuidar da saúde bucal das pessoas e não para serem administradores de empresas.

Entretanto, é extremamente necessário que os dentistas gestores ou aqueles que estão pensando em abrir o seu próprio consultório voltem aos livros para estudar tudo o que envolve a gestão de um negócio. Isso inclui a parte financeira e de legislação.

Continue lendo porque nós vamos te ajudar a dar alguns passos importantes para o sucesso do seu consultório!

Mas, afinal, por que uma boa gestão é importante para o seu consultório?

A resposta para a pergunta acima é muito simples: sem uma gestão eficiente o negócio fecha as portas, incluindo as clínicas odontológicas.

Sendo assim, o dentista é responsável, também, pela saúde do seu negócio. É tarefa dele assegurar que o consultório permaneça estável para continuar funcionando em qualquer situação.

Apesar de ser um serviço essencial para a saúde da sociedade, muitas pessoas não priorizam a saúde bucal e deixam de ir regularmente ao dentista. Normalmente elas apenas o fazem quando necessitam de tratamento urgente, como implantes dentários.

Isso faz com que as clínicas não tenham alta demanda o ano todo, o que torna o equilíbrio entre lucros e despesas ainda mais importante.

A seguir, confira algumas dicas essenciais para a sobrevivência da sua clínica.

Passo 1: Planeje e organize suas finanças

Antes de começar a atender o público é necessário planejamento. Vale lembrar que o planejamento financeiro não é inflexível, pode ser necessário improvisar diante de imprevistos.

Planejar-se significar traçar uma rota estabelecendo quais são os seus objetivos e aonde você pretende chegar com o seu consultório.

A partir daí, comece a listar todos os custos da clínica dividindo-os entre custos fixos e custos variáveis (iremos explicá-los detalhadamente mais à frente). Além disso, determine a precificação de tratamentos e deixe espaço no orçamento para gastos não esperados.

É primordial também que você separe as finanças da empresa das suas finanças pessoais. Nada de misturar os dois e fazer retiradas fora de data e de valores diferentes. Lembre-se que o pró-labore deve ser fixo e periódico.

Passo 2: Cuide do fluxo de caixa

O fluxo de caixa é um sistema que registra a movimentação diária do dinheiro que entra e sai no negócio. O objetivo dele é monitorar a parte financeira de modo a garantir o controle das contas e, assim, a saúde financeira do estabelecimento.

Nessa etapa todos os custos deverão ser categorizados entre os custos fixos e custos variáveis.

Custos fixos

São aqueles que não mudam de um mês para o outro. Aluguel, salários, encargos e o pró-labore, são alguns exemplos.

Custos variáveis

Se refere aos custos que mudam a cada mês.
A compra de materiais, por exemplo, dependerá do estoque disponível e da demanda dos procedimentos. Em um mês você pode ter que encomendar mais materiais para realizar procedimentos com aparelho dental transparente do que em outros.

Passo 3: Conheça a sua área de atuação

Colocamos esse tópico como o terceiro passo mas ele poderia muito bem ser o primeiro. Isso porque conhecer a sua área de atuação é fundamental para traçar estratégias e tomar decisões administrativas.

Quando dizemos que você deve conhecer a sua área de atuação, não estamos querendo te ensinar a ser dentista. Você provavelmente sabe muito sobre odontologia e é competente no que faz.

O que estamos querendo dizer é que dentro da odontologia existem diversas especialidades e várias questões dependem da sua área de atuação. Entre elas a região em que o seu consultório deve se instalar, o público atendido, o tipo de marketing feito, o tamanho da concorrência, entre outras coisas.

Além disso, conhecer quais são as especialidades mais procuradas pelo seu público-alvo o ajudará a determinar quais investimentos devem ser feitos para se sobressair perante a concorrência.

Sendo assim, se sua especialidade for estética odontológica, investir na divulgação para adultos de 22 a 38 anos e tecnologias para realizar o clareamento dental com moldeira é uma boa medida, por exemplo.

Passo 4: Conte com a tecnologia

Os avanços tecnológicos proporcionaram a modernização dos tratamentos, mas também da gestão dos consultórios.

Atualmente, é possível automatizar quase todos os processos administrativos por meio de softwares voltados especificamente para as clínicas odontológicas.

O mercado, inclusive, oferece diversas opções de sistemas de gestão que se adequam ao tamanho e a necessidade de cada estabelecimento.

Para escolher a melhor alternativa preste atenção nas necessidades do seu consultório e opte por aquela que oferecer a integração entre:

  • Financeiro;
  • Agenda;
  • Relatórios inteligentes;
  • Prontuários eletrônicos;
  • Controle de estoque;
  • Histórico de pagamentos e pendências.

A gestão é chave para o futuro!

Ser responsável por gerir um negócio não é fácil sob nenhuma circunstância, especialmente quando o gestor em questão é especialista em cuidar das pessoas e não em lidar com números e decisões administrativas.

Porém, ao longo do caminho você perceberá que essa tarefa não é um bicho de sete cabeças. Uma boa gestão é o resultado de um processo de aprendizagem, com muitos erros e acertos.

Sendo assim, se dedique e garanta que você tem uma equipe competente e disposta a cuidar do futuro da clínica.

Guia Definitivo de Gestão de Empresas