4 passos para garantir o sucesso na gestão do seu consultório.

No mercado odontológico brasileiro boa parte dos dentistas são os responsáveis por também administrar as clínicas nas quais trabalham. Mesmo assim, muitos desses profissionais não estão preparados para para assumir a posição de gestores.

Administrar uma clínica envolve muitas questões que a faculdade de odontologia não ensina. Afinal, os estudantes estão ali para aprender a cuidar da saúde bucal das pessoas e não para serem administradores de empresas.

Entretanto, é extremamente necessário que os dentistas gestores ou aqueles que estão pensando em abrir o seu próprio consultório voltem aos livros para estudar tudo o que envolve a gestão de um negócio. Isso inclui a parte financeira e de legislação.

Continue lendo porque nós vamos te ajudar a dar alguns passos importantes para o sucesso do seu consultório!

Mas, afinal, por que uma boa gestão é importante para o seu consultório?

A resposta para a pergunta acima é muito simples: sem uma gestão eficiente o negócio fecha as portas, incluindo as clínicas odontológicas.

Sendo assim, o dentista é responsável, também, pela saúde do seu negócio. É tarefa dele assegurar que o consultório permaneça estável para continuar funcionando em qualquer situação.

Apesar de ser um serviço essencial para a saúde da sociedade, muitas pessoas não priorizam a saúde bucal e deixam de ir regularmente ao dentista. Normalmente elas apenas o fazem quando necessitam de tratamento urgente, como implantes dentários.

Isso faz com que as clínicas não tenham alta demanda o ano todo, o que torna o equilíbrio entre lucros e despesas ainda mais importante.

A seguir, confira algumas dicas essenciais para a sobrevivência da sua clínica.

Passo 1: Planeje e organize suas finanças

Antes de começar a atender o público é necessário planejamento. Vale lembrar que o planejamento financeiro não é inflexível, pode ser necessário improvisar diante de imprevistos.

Planejar-se significar traçar uma rota estabelecendo quais são os seus objetivos e aonde você pretende chegar com o seu consultório.

A partir daí, comece a listar todos os custos da clínica dividindo-os entre custos fixos e custos variáveis (iremos explicá-los detalhadamente mais à frente). Além disso, determine a precificação de tratamentos e deixe espaço no orçamento para gastos não esperados.

É primordial também que você separe as finanças da empresa das suas finanças pessoais. Nada de misturar os dois e fazer retiradas fora de data e de valores diferentes. Lembre-se que o pró-labore deve ser fixo e periódico.

Passo 2: Cuide do fluxo de caixa

O fluxo de caixa é um sistema que registra a movimentação diária do dinheiro que entra e sai no negócio. O objetivo dele é monitorar a parte financeira de modo a garantir o controle das contas e, assim, a saúde financeira do estabelecimento.

Nessa etapa todos os custos deverão ser categorizados entre os custos fixos e custos variáveis.

Custos fixos

São aqueles que não mudam de um mês para o outro. Aluguel, salários, encargos e o pró-labore, são alguns exemplos.

Custos variáveis

Se refere aos custos que mudam a cada mês.
A compra de materiais, por exemplo, dependerá do estoque disponível e da demanda dos procedimentos. Em um mês você pode ter que encomendar mais materiais para realizar procedimentos com aparelho dental transparente do que em outros.

Passo 3: Conheça a sua área de atuação

Colocamos esse tópico como o terceiro passo mas ele poderia muito bem ser o primeiro. Isso porque conhecer a sua área de atuação é fundamental para traçar estratégias e tomar decisões administrativas.

Quando dizemos que você deve conhecer a sua área de atuação, não estamos querendo te ensinar a ser dentista. Você provavelmente sabe muito sobre odontologia e é competente no que faz.

O que estamos querendo dizer é que dentro da odontologia existem diversas especialidades e várias questões dependem da sua área de atuação. Entre elas a região em que o seu consultório deve se instalar, o público atendido, o tipo de marketing feito, o tamanho da concorrência, entre outras coisas.

Além disso, conhecer quais são as especialidades mais procuradas pelo seu público-alvo o ajudará a determinar quais investimentos devem ser feitos para se sobressair perante a concorrência.

Sendo assim, se sua especialidade for estética odontológica, investir na divulgação para adultos de 22 a 38 anos e tecnologias para realizar o clareamento dental com moldeira é uma boa medida, por exemplo.

Passo 4: Conte com a tecnologia

Os avanços tecnológicos proporcionaram a modernização dos tratamentos, mas também da gestão dos consultórios.

Atualmente, é possível automatizar quase todos os processos administrativos por meio de softwares voltados especificamente para as clínicas odontológicas.

O mercado, inclusive, oferece diversas opções de sistemas de gestão que se adequam ao tamanho e a necessidade de cada estabelecimento.

Para escolher a melhor alternativa preste atenção nas necessidades do seu consultório e opte por aquela que oferecer a integração entre:

• Financeiro;
• Agenda;
• Relatórios inteligentes;
• Prontuários eletrônicos;
• Controle de estoque;
• Histórico de pagamentos e pendências.

A gestão é chave para o futuro!

Ser responsável por gerir um negócio não é fácil sob nenhuma circunstância, especialmente quando o gestor em questão é especialista em cuidar das pessoas e não em lidar com números e decisões administrativas.

Porém, ao longo do caminho você perceberá que essa tarefa não é um bicho de sete cabeças. Uma boa gestão é o resultado de um processo de aprendizagem, com muitos erros e acertos.

Sendo assim, se dedique e garanta que você tem uma equipe competente e disposta a cuidar do futuro da clínica.