Gestão de projetos: 6 hábitos simples para fazer de forma eficaz

Muitos pequenos negócios estão atuando na área de consultoria, o que faz com que esses empreendedores precisem lidar diretamente com gestão de projetos.

Por mais simples que possa parecer, uma gestão de projetos eficaz demanda muito comprometimento e um gerente de projetos focado nos objetivos certos.

O artigo de hoje traz seis hábitos simples que você pode seguir para melhor a gestão de projetos da sua empresa.

Seja proativo

Se você já teve a oportunidade de observar o campo de gestão de projetos, provavelmente identificou os três tipos principais de gerentes de projeto.

1. O gerente de projeto "acidental"

É alguém que subiu na hierarquia e pode ter sido escolhido para liderar um projeto devido à sua vasta experiência técnica, mas não à experiência em gestão de pessoas.

Por exemplo, um técnico de rede forte pode ser solicitado a liderar a atualização da rede porque entende melhor o sistema do que qualquer outra pessoa.

Essas pessoas podem virar gerente por ter muito conhecimento específico do projeto, mas podem ter dificuldade em se ramificar na categoria de gerenciamento de equipe do trabalho.

2. O "bom" gerente de projeto

O "bom" gerente de projeto é alguém que lida bem com as partes de conhecimento e gerenciamento do negócio, mas eles tendem a ser mais reativos do que proativos em sua abordagem.

Eles fazem o que é esperado, mas não fazem nada além disso. Eles seguem as regras, mas não criam formas inovadoras para fazer melhor as coisas.

3. O gerente proativo

Por último (e sim, o mais importante), o gerente de projeto "proativo", aquele tem planos para lidar com os problemas antes que eles ocorram, em vez de reagir a eles.

Eles estão um passo à frente das necessidades do cliente. Eles criaram maneiras de se comunicar com todos os envolvidos e responsabilizam cada membro por sua parte do quadro total.

Os gerentes de projetos proativos fazem tudo o que podem para garantir que não se perca tempo em falhas de comunicação, falta de compreensão das expectativas ou que as energias produtivas sejam colocadas nos locais errados.

Você provavelmente já qual tipo de profissional é o melhor para que a gestão de projetos ocorra de forma eficiente, não é mesmo?

Saiba priorizar

Imagine que você tem algumas pedras grandes e muitas pedras pequenas para colocar em um recipiente fundo.

Se você colocar as pedras pequenas primeiros, não sobrará espaço para as pedras maiores.

No entanto, se você colocar primeiro as maiores, as pedras menores se encaixarão nos espaços que sobrarão e você conseguirá colocar muito mais pedras no seu recipiente.

Agora imagine que cada pedra é uma demanda: quanto maior a pedra, mais importante a demanda é. Isso significa que para tudo caber no seu dia (o recipiente) é preciso fazer as coisas mais importantes primeiro.

Dessa forma, você não permite que tarefas que não são nem importantes e nem urgentes tirem seu foco das principais áreas do seu projeto, aumentando assim sua produtividade.

Comece pensando sempre no fim

Na gestão de projetos, o fim (ou seja, o projeto finalizado) é o que mais importa.

Por isso, não dá para deixar o ego dos envolvidos nas partes atrapalhar o resultado do projeto. É preciso que todos os envolvidos saibam como suas demandas impactam no resultado do projeto.

É muito mais fácil trabalhar em equipe quando todos estão focados no resultado e não em roubar os holofotes para parecer que são melhores que os outros.

Procure por cenários ganha-ganha

Trabalhar com pessoas juntas em um projeto é uma ótima maneira de melhorar suas habilidades de construção de equipe. Isso pode significar comprometer algumas estratégias pessoais para o bem maior de todos.

Isso porque, se você vencer e todo mundo não, não adianta nada, pois o projeto precisará do trabalho de todos para ser concluído.

Para criar o melhor resultado possível para seus colegas de trabalho, clientes e superiores, é preciso pensar em como suas ações afetarão as "vitórias" de outras pessoas e de você mesmo.

Geralmente, é mais desafiador encontrar um cenário de ganha-ganha do que procurar vencer individualmente.

É preciso mais criatividade, mais consideração e mais comunicação do que algumas pessoas querem investir.

No entanto, quando você se esforça para obter uma solução que beneficie a todos, abre mais portas para aumentar a produtividade, a confiança da equipe e a sinergia geral do projeto.

Busque a sinergia

Sinergia significa simplesmente que você pode fazer mais como um time do que como um indivíduo. Isso significa que 1 + 1 = 3 ou mais.

Isso é alcançado em um ambiente de mente aberta, aceitação e a ideia de que duas cabeças pensando juntas são melhores que uma.

Algumas pessoas podem ter medo da sinergia no começo. No entanto, em uma gestão de projetos , não é possível se esquivar do fato valioso de que uma equipe produzirá um resultado melhor sobre o indivíduo, independentemente de quão impressionante ou experiente ele seja.

Uma equipe verdadeiramente sinérgica, trabalhando em total harmonia, trará mais sucesso a cada um de seus membros do que qualquer pessoa jamais poderia alcançar.

Sinergia é a marca da maturação.

Pense em uma criança conforme ela cresce. Na infância, é muito dependente dos outros. Então, a adolescência traz o período em que a criança se afasta dos pais para fazer as coisas sozinhas. E, finalmente, quando adulto, o relacionamento toma um novo rumo quando a criança está madura o suficiente para reconhecer suas limitações e pedir conselhos aos pais.

É o mesmo conceito nos negócios. Quando você é contratado pela primeira vez, depende do seu superior. Então, você se torna mais independente à medida que aprende seu trabalho. E, finalmente, você renuncia ao seu orgulho para reconhecer a necessidade de alcançar ainda mais do que você é capaz de fazer independentemente e abraçar a importância de trabalhar sinergicamente com os outros.

Afie sua serra para uma boa gestão de projetos

Preste atenção a seguinte história:

Dois homens saíram para cortar árvores em uma floresta. Ambos precisavam obter o maior número de árvores possível durante as horas do dia disponíveis e começaram ao mesmo tempo.

No entanto, o primeiro homem parou para afiar a sua serra à medida que se tornava opaco à madeira.

O segundo homem não sentiu que tinha tempo suficiente para esse absurdo e continuou cortando árvores.

No entanto, o homem que parou quando sua serra ficou sem brilho e reafiado começou a cortar suas árvores a um ritmo mais rápido com menos energia gasta.

O homem que não achava que podia arcar com o tempo para afiar sua serra, começou a ficar para trás apesar de investir mais esforço, enquanto seu instrumento maçante cortava cada vez mais devagar.

Essa simples história pode ser aplicada à gestão de projetos.

Garantir que todos na equipe entendam sua parte específica do trabalho, como se integra com os outros e que todas as partes são claras quanto às expectativas é uma forma de "afiar a serra".

Isso pode significar a criação de um cronograma e estrutura de projeto para que todos permaneçam atualizados no trabalho e se comuniquem sem esforço.

Isso pode significar enviar pessoas para fazer um treinamento adicional para garantir que elas estejam mais familiarizadas com seu projeto ou maneiras de realizar seu trabalho com mais eficiência.

Você também pode precisar certificar-se de que todos estejam familiarizados com as diretrizes, orçamentos e regras de um projeto para evitar erros dispendiosos.

Isso tudo leva tempo, mas também economiza incontáveis horas para reverter erros ou consertar más decisões no futuro.

Por isso, reserve um tempo para estabelecer uma base mais sólida; no fim, você terá um projeto muito mais bem estruturado.

Se você incorporar esses seis hábitos no seu processo de gestão de projetos, verá grandes benefícios no produto finalizado, ganhará mais respeito de seus colegas e aproveitará a aventura de alcançar seu maior sucesso em meio a uma equipe coesa.

Agora que você já sabe como trabalhar sua gestão de projetos de maneira eficaz, conheça as 9 ferramentas de gestão que são indispensáveis para qualquer empresa!