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Meu estoque: tudo o que eu preciso saber para controlar

Uma das tarefas mais demoradas que você enfrentará ao operar uma loja de varejo é acompanhar seu estoque. Muito gestores se perguntam "como controlar meu estoque?" ou "se meu negócio é pequeno, por que preciso controlar meu estoque?". Essa e outras dúvidas serão respondidas no artigo de hoje.

Por que controlar meu estoque?

A menos que você tenha uma variedades de produtos muito restrito, gastará um tempo significativo rastreando seu estoque.

Mas esse tempo não é inútil, ele é gasto com algo que realmente traz vantagens para o seu negócio como um todo.

Embora exija trabalho e disciplina para manter, um bom sistema de inventário tornará mais fácil atender às necessidades de seus clientes — a chave para o crescimento de um negócio.

Aqui estão algumas vantagens de um bom sistema de controle de estoque:

  • Controle de roubo. Sem um controle de estoque, é impossível saber se você está sendo roubado por clientes ou funcionários até que seja tarde demais;
  • Serviço ao cliente. É possível evitar a falta de estoque e determinar se um item está em estoque e localizá-lo mais rapidamente, se você acompanhar. Você também pode localizar itens fora de estoque, seus preços e fabricantes;
  • Gestão financeira. Fazer um bom controle de estoque ajudam você a acompanhar como está indo. Não faz sentido gastar com novos pedidos sem saber o status de seu estoque;
  • Acompanhamento de produtos. Você pode acompanhar itens específicos e criar descontos para produtos que estão há muito tempo no estoque.

Um fluxo de estoque saudável permite fechamentos de vendas, remessas de clientes e trabalho produtivo para os funcionários. Sem esse fluxo, o negócio morre.

Não deve ser surpresa descobrir que, em muitos setores, o desempenho financeiro e a posição de uma empresa dependem muito da capacidade da empresa de gerenciar o estoque de forma eficaz e eficiente.

Quais desafios meu estoque enfrentará?

As empresas que detêm e vendem estoques enfrentam um duplo desafio.

Por um lado, osprodutos devem estar disponíveis quando os clientes estiverem prontos para comprar, ou seja, é preciso haver estoque.

Por outro lado, adquirir e gerenciar estoque para atender a esse objetivo pode ser muito caro, uma vez pode ser preciso alugar galpões para tal.

Como resultado, muitas empresas dão atenção substancial e constante para encontrar maneiras de melhorar e otimizar o gerenciamento de estoque.

O objetivo sempre é garantir as vendas (através de um estoque) minimizando os custos ao mesmo tempo.

Leitura recomendada: Redução de custos: entenda como fazer na sua empresa ainda hoje

Como controlar meu estoque?

Há vários programas de software disponíveis para controle de estoque. Alguns são relativamente baratos. Muitos permitem que você imprima e leia etiquetas de códigos de barras, imprima faturas e forneça uma gama completa de relatórios e estatísticas.

Você também pode usar um programa de banco de dados, como o Microsoft Access, para gerenciar seu estoque.

Esses programas podem lidar com praticamente qualquer tipo de código de produto descritivo, mas eles exigem mais habilidades em TI para colocá-los em prática.

Você também terá que desenvolver seus próprios relatórios e análises estatísticas.

Se você não se sentir à vontade para começar com o software de inventário, poderá começar com um sistema de cartões.

Você pode comprar cartões de inventário pré-impressos de uma loja de materiais de escritório que tenham espaços para o código do item, descrição, fornecedor, custo, preço de venda, estoque inicial, vendas e saldo atual.

Quando um novo item chegar, você irá atribuir um código de inventário exclusivo e fará a inserção de uma descrição, seu custo, o preço de venda e o valor do seu estoque inicial no cartão.

Um sistema de codificação simples é usar códigos alfanuméricos, com os primeiros dígitos sendo uma abreviação do nome do fornecedor, seguido de um número de item.

Por exemplo, se você vende maquiagens, os itens da Natura podem ser codificados como NA-1, NA-2 e assim por diante, enquanto que os do O Boticário podem ser BO-1, BO-2, etc.

Quando você vende um item, insira o código de estoque no ticket de venda. No final do dia, atualize os cartões de inventário dos tíquetes de vendas.

Mesmo se você usar um sistema de computador, ainda poderá usar os mesmos tickets de vendas, códigos de mercadorias, postagem diária e sistemas de preços.

A única diferença é que você vai inserir as vendas e recibos diários em uma impressão gerada por computador, que você insere no computador semanalmente ou mensalmente.

Todos os meses, atualize o inventário e gere uma nova impressão para o mês seguinte.

Meu estoque varia conforme a época do ano. O que eu faço?

Uma área complexa de gerenciamento de estoque é a sazonalidade.

Alguns produtos são vendidos em níveis consistentes ao longo do ano, outros podem flutuar em grande escala , influenciados por uma ampla gama de fatores.

Um exemplo clássico desse tipo de caso é um negócio que venda sorvetes ou picolés, no verão suas vendas tendem a ser maiores que no inverno.

A chave para o planejamento de qualquer tipo de sazonalidade é permitir uma janela suficientemente longa de pelo menos 12 meses.

Dessa forma, se algum fator externo acontecer que atrapalhe as vendas, o negócio estará preparado para isso.

No exemplo da venda de sorvetes, para que o negócio não seja muito afetado pelo clima da estação, as pessoas que comprar sorvete no verão devem pagar o suficiente para abater déficit gerado no inverno.

Eu preciso fazer uma a contagem do meu estoque ao final de cada ano?

Sim, precisa.

Isso é essencial para o gerenciamento financeiro prudente de sua loja e não deve ser ignorado. Você deve fazer isso no final do ano fiscal, que é quase sempre o ano civil.

Para começar, analise no seu sistema qual é a contagem de estoque que você tem disponível.

Inclua o código do item, o custo por item e a quantidade de inventário mostrada nos registros , juntamente com um espaço para a contagem real e um espaço para o valor total desse item em estoque.

Depois, conte manualmente quais produtos estão realmente disponíveis em estoque e multiplique-os pelo seu valor. Em seguida, some todos os valores desses itens para obter o valor total do inventário.

Com um sistema manual, você faz isso manualmente, mas um sistema de inventário computadorizado pode calcular os valores, juntamente com as diferenças entre os estoques reais e registrados.

Ao comparar esses valores, você terá uma ideia da perda de mercadorias por roubo ou desaparecimento.

Se você se perguntou "como manter um bom controle do meu estoque?" é porque está interessado em melhorar os lucros da sua empresa. Achamos que você pode se interessar em ler: Como administrar pequena empresa: 7 passos para empreender melhor.

Até a próxima!

Natália Lima

Natália Lima

Co-Founder & CFO - Keruak Software. Carreira em Administração de Empresas. MBA em Controladoria e Gestão Estratégica. Para se ter sucesso basta dar o melhor de si e deixar os resultados com Deus.

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