Controle de estoques: guia completo para você não errar mais

O controle de estoques é um assunto muito discutido no meio empresarial, mas poucos gestores sabem de fato como isso é feito e os seus benefícios para as empresas, sobretudo as de pequeno e médio porte.

O controle de estoques é útil para relevar a quantidade de materiais que sua empresa possui e a variedade de produtos disponíveis para venda ou uso na prestação de serviços.

Esse método se aplica a todos os itens que uma organização utiliza para produzir um produto ou serviço, sejam eles matérias-primas ou produtos acabados.

O conceito de estoque envolve todos os materiais presentes nas diferentes fases do processo de produção, compra e até a entrega do produto/serviço.

Otimizar o controle de estoques é uma tarefa a qual todos os gerentes precisam dar atenção, pois as vantagens vão além de manter os itens bem organizados. Os impactos positivos podem ser sentidos no bolso!

Um controle de estoques bem feito possibilita que uma empresa tenha a quantidade certa de estoque, no lugar correto e no momento oportuno.

O controle de estoques garante que o seu capital não está amarrado sem necessidade, além de proteger a produção se surgirem problemas na cadeia de abastecimento.

Diante de tantos benefícios, hoje nós vamos desmistificar o controle de estoques e ensinar a aplicá-lo no seu negócio. Bom trabalho!

Primeiramente… o que exatamente é um controle de estoques?

Antes de entender como fazê-lo, é bom que você tenha uma definição clara na mente do que é controle de estoques.

De acordo com o Sebrae, o controle de estoques é o procedimento adotado pelas empresas para fiscalizar, registrar e gerir a entrada e saída de matérias-primas e mercadorias produzidas.

O controle de estoques é muito relevante para as organizações, uma vez que facilita:

• Fazer estimativas de produção e de vendas;
• Estimar o pedido a ser feito para os fornecedores;
• Acertar a quantia certa de investimento a ser feito com estoque;
• Descobrir os produtos que mais vendem e os que são menos procurados;

Os tipos de estoque

Antes de classificar o seu estoque, saiba que todo o material necessário para a produção ou prestação de serviço, faz parte do estoque.

Podemos classificar o estoque de uma empresa em quatro grupos básicos:

1. Matéria-prima e outros componentes prontos para utilização na produção ou prestação de serviços;
2. Produtos que ainda estão sendo produzidos;
3. Produtos já finalizados, arquivados e prontos para a venda;
4. Artigos consumíveis, como materiais de papelaria, por exemplo.

Essa classificação é importante, pois influencia a quantidade que você deve manter de cada um desses produtos, de acordo com a demanda de cada um.

Você ainda pode elencar seu estoque de acordo com o valor dos materiais – valor baixo, médio e alto.

Se você administra uma PME, pode ser que seu nível de estoque seja limitado pelo capital disponível, logo isso irá ajudá-lo a planejar melhor as suas compras.

Quanto de estoque é necessário manter?

Uma dúvida frequente na hora de fazer o controle de estoques é a quantidade de estoque a ser mantido na empresa.

O que você precisa saber é que a quantidade de estoque a ser mantida está diretamente ligada ao tamanho e ao tipo do negócio, bem como ao nível de utilização do tipo de estoque.

O espaço físico também tem influência na quantidade de estoque, pois nem todas as empresas possuem galpões para armazenamento.

Se sua sede é pequena, mas comprar uma quantia alta de estoque é mais econômico, você pode negociar uma taxa com seu fornecedor para guardar a compra e ir entregando aos poucos.

Esse esquema é interessante para negócios cujas vendas são difíceis de serem previstas, dificultando mensurar quanto de estoque é necessário.

A medição da quantidade de estoque deve ser baseada também na demanda de pronta entrega de produtos e na sazonalidade, que pode influenciar na alta e na baixa das vendas.

Lembre-se sempre de que produtos parados no estoque representam dinheiro estagnado e, consequentemente, falta de capital de giro para investir em novos produtos.

Em caso de acúmulo de estoque maior que a demanda, considere sempre fazer liquidações para recuperar pelo menos parte do capital parado.

Há algumas variáveis que você deve considerar na hora de determinar a quantidade mínima de cada tipo de produto no estoque.

A quantidade mínima, também conhecida como ponto de pedido, serve para determinar quando é necessário fazer uma nova compra do material.

Portanto, para determinar a quantidade mínima, leve em conta:

• A velocidade de saída do produto/material em questão do estoque;
• O preço que é pago ao fornecedor quando você compra o produto/material em grandes quantidades;
• O tempo que o fornecedor demora para entregar o produto/material comprado (afinal, você pode ficar sem produto para vender se o fornecedor não entregar a tempo);
• O tempo que demora para dar entrada no produto no seu estoque e deixá-lo disponível para a venda ou entrega.

Impactos do controle de estoques no setor financeiro da empresa

Um controle de estoques bem feito melhora não apenas os processos de trabalho cotidianos. Ele tem impacto sobretudo sobre a saúde financeira do negócio.

Isso significa que essa gestão ajuda a empresa a operar nos níveis financeiros ideais e a garantir que os produtos atendam às expectativas dos clientes.

Quando uma empresa tem uma demanda mas não tem estoque para atendê-la, há uma grande possibilidade de perda do cliente para um concorrente.

Menos clientes significam uma redução das entradas de dinheiro, o que pode prejudicar, por exemplo, o seu fluxo de caixa.

Podemos dizer, então, que o controle de estoques ajuda na otimização das vendas e na satisfação dos clientes.

Além disso, não podemos esquecer da redução de custos propiciada pela correta gestão de estoque.

Quando você encontra um equilíbrio entre a quantidade de itens que pode ser mantida no estoque sem correr o risco de deterioração e sem que ela possa ser considerada “dinheiro parado” que poderia ser empregado em outras necessidades da empresa, as demandas são atendidas e a empresa não deixa de investir em outras áreas.

Ou seja, nesse contexto, é muito mais provável a conquista da saúde financeira do negócio e das perspectivas de crescimento constante e seguro.

Como determinar um nível de estoque

Estabelecer o nível de estoque é uma etapa fundamental do controle de estoques. No entanto, esse limite é variável de acordo com o tipo de estoque, que já explicamos.

Vamos explicar agora como definir o nível de estoque em cada um dos tipos de estoque:

Matérias-primas e componentes

Leve em consideração:

• A confiabilidade do fornecedor e a disponibilidade de fornecedores alternativos;
• A previsibilidade da demanda;
• Estabilidade do preço;
• Possibilidade de desconto em maiores quantidades;
• Se o fornecedor entrega sempre no prazo, não há necessidade de comprar em quantidades maiores do que o necessário;
• Se é possível prever a demanda por este material, você pode organizar a quantidade necessária;
• Se o preço é instável, vale a pena comprar quando estiver baixo;
• Se houver desconto para compras maiores, considere comprar maiores quantidades desde que não prejudique o fluxo de caixa.

Materiais não acabados

Manter uma quantidade de produtos inacabados é útil para proteger a produção em caso de problemas com fornecedores.

Produtos prontos para venda

Definir o nível de estoque a pronta entrega é útil quando:

• A demanda for certa;
• Os produtos são produzidos em lotes;
• Você está completando um grande pedido.

Os consumíveis

Manter um estoque de produtos como os de papelaria, por exemplo, é influenciado por:

• Confiança no fornecimento;
• Expectativa de aumento de preços;
• Tamanho da demanda por estes produtos;
• Descontos para a compra em grandes quantidades.

Metodologias de controle de estoques

São muitos os fatores que podem fazer variar o preço da aquisição dos tipos de estoque entre duas ou mais compras, como inflação, custo de transporte e mais.

Portanto, existem métodos de controle de estoques que são mais rentáveis para diferentes situações. Conheça os melhores.

Primeiro a entrar, primeiro a sair (PEPS)

No método PEPS, usa-se o custo do lote mais antigo quando da venda da mercadoria até que se esgotem as quantidades desse estoque.

A partir daí, parte-se para o segundo lote mais antigo e assim sucessivamente.

Último a entrar, primeiro a sair (UEPS)

Nesse método, o custo do estoque é determinado como se os itens mais recentes adicionados ao estoque (últimos a entrar) fossem as primeiras unidades a serem vendidas (primeiras a sair).

No UEPS, o custo dos itens vendidos tende a refletir o custo dos itens mais recentemente comprados.

Custo médio

Esse método, também chamado de método da média ponderada ou média móvel, consiste na aplicação dos custos médios em lugar dos custos efetivos.

O método de avaliação do estoque ao custo médio é aceito pelos fiscos e usado amplamente pelas empresas.

Curva ABC

A Curva ABC é um método de classificação do estoque a fim de separar os itens de maior importância.

Normalmente serve para elencar itens que estão em volume menor, mas que possuem alto valor.

Esse método é muito útil para que o gestor consiga priorizar a gestão dos itens mais valiosos e representativos dentro do estoque.

Entenda o que as letras A, B e C representam:

• A: São os principais itens em estoque e de alta prioridade. 20% dos itens correspondem a cerca de 80% do valor.
• B: Itens que são considerados economicamente preciosos. 30% dos itens correspondem a cerca de 15% do valor.
• C: 50% dos itens correspondem a cerca de 5% do valor.

Just in Time

O método Just in Time de controle de estoques significa “no exato momento” e tem como foco a redução dos custos. Para isso, o estoque é mantido com o menor nível de itens possível.

É importante ressaltar que o estoque precisa continuar atendendo às demandas da empresa e esse equilíbrio só pode ser mantido com o acompanhamento detalhado por parte dos gestores.

Assim, a empresa não corre o risco de perder boas vendas por não ter um estoque suficiente para atender uma demanda.

Além disso, para que o método funcione bem, é preciso ter bons fornecedores, que realizem as entregas com a frequência e agilidade necessárias.

Preço Específico

O controle de estoques por preço específico se baseia no conhecimento sobre o valor específico de cada item e no custo de manutenção do mesmo adequadamente dentro da empresa.

Ao somar esses dois valores, chega-se ao valor total do estoque daquele item.

Este método é recomendado para estoques com uma pequena quantidade de itens e com alto valor, como, por exemplo, as máquinas de grande porte.

Quando a empresa vende uma unidade do produto, basta reduzir o seu valor do valor total do estoque para manter os dados atualizados.

Sistemas WMS

A sigla WMS significa Warehouse Management System ou, em português, Sistema de Gerenciamento de Armazém.

O método engloba sistemas que ajudam na manutenção do controle de entradas e saídas dos estoques com atualização em tempo real.

Assim, os despachos são priorizados na alocação dos itens para facilitar a logística e aumentar a produtividade.

Esse método reduz visivelmente a quantidade de erros operacionais relacionados à administração do estoque.

Dicas práticas para implementar o controle de estoques

Se você tem tido dificuldades em sua gestão de estoques saiba que este não é um problema somente seu. Trata-se de um desafio para muitas empresas.

E não há um passo a passo definitivo que possa ser seguido por qualquer empresa, porque todos os negócios têm suas especificidades.

Mas existem algumas dicas que podem facilitar a implementação e manutenção do controle de estoques em sua empresa. Vamos listá-las em seguida.

• Considere as especificidades do seu negócio: para ter um planejamento de controle de estoques efetivo, você precisa pensar nas condições específicas desde a produção/compra até a venda dos itens;
• Conte com a ajuda de um software: essa utilização vai otimizar o seu tempo e permitir análises que servirão de base para o planejamento da sua gestão;
• Priorize o planejamento: sua meta deve ser sempre planejar antes e executar depois. Antes de implementar qualquer mudança, ter em mãos um passo a passo vai evitar as interrupções e os erros;
• Garanta sempre o estoque crítico: defina o estoque crítico dos itens essenciais ou prioritários do andamento da sua produção e garanta que eles nunca estejam em falta;
• Fique atento às entradas: faça a conferência dos itens entregues e compare com as notas fiscais e notas de entrada, com especial atenção aos possíveis produtos avariados;
• Faça um bom gerenciamento de inventário: utilize procedimentos que evitem erros de contagem e escolha uma equipe que conheça bem o espaço e a localização dos itens no estoque;
• Equilibre custo e benefícios da disponibilidade de estoque: esse equilíbrio depende do conhecimento profundo sobre o seu negócio e da utilização de ferramentas eficazes de gerenciamento, para não prejudicar nem o capital de giro nem o fluxo de caixa.

Concluindo

Um estoque parado pode prejudicar seu capital de giro, o que é extremamente perigoso para a saúde financeira do seu negócio.

Portanto, investir no controle de estoques é essencial para o bom andamento do seu negócio.

Os valores dos produtos e/ou materiais, bem como a quantidade disponível, devem ser checados de forma constante e sistemática. Por isso, vale a pena apostar em um software para controle de estoques, que realiza isso automaticamente.

Agora que você entende a relevância do controle de estoques para a saúde financeira do seu negócio e a relação desse controle com o seu capital de giro, recomendamos a leitura do artigo sobre capital de giro líquido, para que você consiga equilibrar as duas variáveis e potencializar o sucesso da sua empresa.