Gestão de tempo: 4 ferramentas para ajudar sua empresa

A gestão de tempo é um assunto que interessa a todo empreendedor, já que uma boa organização das tarefas e processos de um negócio pode impulsionar visivelmente os resultados de uma empresa.

A otimização do tempo representa também uma economia de recursos à medida que possibilita o redirecionamento do tempo disponível para as atividades mais estratégicas.

Mais do que entender de finanças e analisar os indicadores mais relevantes, os gestores precisam desempenhar uma boa gestão de tempo para terem o total controle sobre seus negócios.

Porém, a gestão de tempo não consiste simplesmente em conseguir desenvolver todas as tarefas necessárias em um dado intervalo de tempo. O conceito é um pouco mais abrangente.

A administração do tempo está diretamente ligada ao planejamento, o melhor amigo dos gestores.

É natural uma tendência de subestimação do tempo, com planejamentos mal elaborados que preveem para as tarefas apenas metade do tempo realmente necessário para que sejam realizadas.

Com isso, cria-se uma sensação de que suas tarefas estão sempre em atraso e o impacto desta falha no planejamento pode ser catastrófico para os negócios.

Por essa razão, no presente artigo, vamos explicar o conceito de gestão de tempo e apresentar algumas ferramentas que vão te ajudar a colocá-la em prática em sua empresa.

A leitura dos próximos tópicos vai te ajudar a compreender como administrar o seu tempo de trabalho de forma mais eficiente e delegar tarefas de maneira estratégica.

O que é gestão de tempo?

O conceito de gestão de tempo corresponde a uma estratégia que engloba a avaliação e a administração do tempo disponível para o desenvolvimento das tarefas necessárias ao funcionamento de uma empresa.

Com uma gestão de tempo eficiente, você pode calcular e controlar a quantidade de tempo a ser dedicado a cada atribuição.

Isso vai possibilitar uma maior eficiência dos processos organizacionais, mas é preciso analisar qual é a maneira mais eficiente de implementar a gestão de tempo dentro do seu negócio.

A gestão de tempo não é uma tarefa protocolada que pode ser aplicada de maneira padronizada a qualquer contexto.

Pelo contrário, ela funciona de formas diferentes conforme a realidade de cada negócio e corresponde a um conjunto de recomendações e técnicas que precisam ser avaliadas e testadas.

A partir do entendimento sobre como a gestão de tempo pode funcionar dentro da rotina de cada colaborador, será possível saber quais estratégias funcionam ou não dentro da empresa.

Por conta desta necessidade de avaliação, alguns gestores consideram a implementação da gestão de tempo complicada.

Mas quando não existe um esforço no sentido de possibilitar o gerenciamento adequado do tempo, a empresa pode enfrentar consequências como a queda da produtividade dos colaboradores, resultados abaixo dos esperados, produtos e serviços com qualidade ruim, dificuldade no cumprimento de prazos, ineficiência do atendimento ao cliente, descumprimento do planejamento estratégico do negócio, entre outras situações prejudiciais ao cumprimento dos objetivos organizacionais.

Nesse contexto, podemos dizer que a importância da gestão de tempo está relacionada à promoção de um equilíbrio entre demandas e entregas.

Quando se conta com uma avaliação minuciosa do tempo disponível para o desenvolvimento de cada tarefa, cria-se uma rotina muito mais saudável na execução de todas elas.

Em outras palavras, aumenta-se a produtividade e a qualidade da entrega tanto de cada tarefa individualmente quanto do serviço ou produto final.

Veremos nos tópicos seguintes algumas ferramentas que podem te ajudar na implementação da sua gestão de tempo.

Ferramentas para te ajudar na gestão de tempo

Como vimos no tópico anterior, é preciso avaliar detalhadamente quais técnicas de gestão de tempo melhor se aplicam ao seu negócio.

Mas seja qual for o caso da sua empresa, é inegável que a utilização de algumas ferramentas pode otimizar diversas tarefas bem como sua organização e delegação.

Veja em seguida algumas das ferramentas que podem ser aplicadas nesse sentido.

Software de CRM

A sigla CRM significa Customer Relationship Management ou gestão de relacionamento com o cliente.

O conceito reúne diversas estratégias com foco no cliente, incluindo a utilização de um software em que são registradas todas as interações com clientes e leads.

Essa ferramenta reúne dados que podem ser analisados para respaldar a tomada de decisões estratégicas.

Com essas informações o retrabalho é evitado, já que é possível compreender a demanda do cliente de forma muito mais rápida a partir da consulta sobre interações anteriores.

Além disso, o tempo gasto a mais por conta de erros e necessidade de testes também é reduzido.

Isso sem falar nas automações proporcionadas pelo sistema, que liberam muito tempo dos profissionais envolvidos, sobretudo nas áreas de vendas e atendimento.

Automação de marketing

Você sabia que diversas ações de marketing podem ser programadas e acontecerem de forma automática?

Os softwares de automação de marketing ajudam no aumento da produtividade da equipe, a partir da criação de fluxos e programação de campanhas que funcionam mediante o estabelecimento de regras.

Este é mais um recurso que possibilita a “sobra” de tempo para outras tarefas.

Ferramentas de comunicação interna

Uma boa ferramenta de organização das tarefas e comunicação interna também é essencial para evitar o retrabalho e aumentar a produtividade.

Existem diversas possibilidades de ferramentas de comunicação disponíveis, inclusive as gratuitas, como o Slack e o Trello, que você pode escolher de acordo com a demanda interna da sua empresa.

Elas podem ser utilizadas através de um aplicativo ou online e funcionam em diversos dispositivos.

Com esse tipo de recurso, você pode, por exemplo, separar os colaboradores em diferentes equipes, enviar arquivos sem perder a qualidade e criar um ambiente totalmente profissional.

Sistemas de gestão de projetos

Os softwares dedicados à gestão de projetos permitem que o gestor fique ciente sobre quais tarefas cada colaborador está desempenhando bem como sobre o tempo previsto para sua execução.

Esse tipo de ferramenta deixa as tarefas em desenvolvimento visíveis para todas as pessoas envolvidas em um projeto.

Você pode criar quadros para cada projeto e incluir nesses quadros somente os colaboradores responsáveis pelas respectivas tarefas.

Essa organização melhora a produtividade da equipe e permite um melhor aproveitamento do tempo, além de permitir ao gestor o acompanhamento de cada passo dado e medir o tempo necessário para a realização de cada ação.

Automação financeira

Todo negócio tem contas recorrentes a pagar e tarefas financeiras que se repetem mês após mês.

Como essas ações são sempre as mesmas e se repetem com a mesma frequência, é possível automatizá-las.

Muitos gestores dedicam boa parte do seu tempo a tarefas simples que não envolvem necessariamente o trabalho de gestão e de tomada de decisões.

Ao automatizar essas tarefas, eles ganham mais tempo para dedicar a análises e ações estratégicas.

Este inclusive pode ser um dos primeiros passos na implementação de uma gestão de tempo eficiente. Para saber mais sobre automação financeira, leia nosso artigo sobre o assunto. Até a próxima!