Como fazer folha de pagamento da sua empresa em 6 passos simples

Saber como fazer folha de pagamento é uma tarefa fundamental para qualquer empresa, já que é um documento obrigatório por lei, em que devem constar o salário bruto (valor total sem descontos) e o salário líquido (valor total com descontos) dos colaboradores.

Esse documento é muito importante para o controle das finanças da sua empresa, evitando, inclusive, processos trabalhistas e pagamentos de indenizações ou multas.

Por meio dele, a organização consegue comprovar que fez o recolhimento do INSS, pagamento de benefícios, verbas trabalhistas e remunerações.

Já para o colaborador, a folha de pagamento é necessária como um comprovante de renda, possibilitando que ele consiga realizar, por exemplo, o financiamento de imóveis, além de servir como comprovante de pagamento do INSS.

Sendo assim, não saber como fazer uma folha de pagamento da maneira correta pode ser muito prejudicial. Neste artigo, elaboramos 6 passos simples para você seguir e acertar na confecção desse documento. Continue a leitura para saber mais!

1. Faça a classificação dos colaboradores

O primeiro passo para entender como fazer folha de pagamento é saber em qual categoria os colaboradores devem ser inseridos, junto aos seus respectivos cargos.

As categorias são regulamentadas por uma Convenção Coletiva, que estipula os detalhes relacionados aos benefícios e direitos que foram acordados entre os sindicatos dos trabalhadores e os representantes dos empresários.

Portanto, o documento deve seguir essas normas base, lembrando que os cálculos e os descontos serão diferentes de folha para folha.

2. Analise as horas de trabalho

A próxima etapa é o cálculo das horas trabalhadas pelo colaborador. Isso é necessário para que você não erre ao fazer a conta de possíveis adicionais, como adicional noturno e hora extra.

Além disso, é importante verificar se houve faltas justificadas. Nesse caso, se existir atestado médico, a falta pode ser abonada. Caso não haja justificativa, você deve fazer um desconto no pagamento bruto.

Para fazer todo esse controle, é fundamental contar com um registro de ponto de todos os colaboradores.

3. Deduza os benefícios legais

Toda folha de pagamento precisa constar a dedução dos benefícios legais, para que assim seja possível identificar qual é o valor líquido a ser repassado ao colaborador. Veja, abaixo, alguns exemplos de benefícios:

• Vale-transporte: caso o colaborador precise se deslocar, é dever do empregador fornece viabilidades para esse deslocamento. Nesse sentido, o valor do abono deve incidir 6% sobre o vencimento, independentemente do preço pago nos transportes. No entanto, a empresa pode oferecer o próprio serviço de transporte sem que faça alterações na folha de pagamento;

• Vale-refeição: ainda que não seja obrigatório nos intervalos da jornada diária, muitas empresas oferecem o vale-refeição como forma de valorizar os colaboradores. O desconto máximo é de 20%, podendo ser feito com voucher ou cartões. Esse abono não deve ser calculado sobre o vencimento.

4. Desconte os encargos sociais e o Imposto de Renda

Outro detalhe importante ao saber como fazer folha de pagamento é entender como se dá o desconto dos encargos sociais e do Imposto de Renda.

Nesse contexto, o INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) é necessário para assegurar a aposentadoria do colaborador. Tendo como base o salário bruto, o cálculo deve respeitar a seguinte regra:

• Até R$1.045 (salário mínimo): alíquota de 7,5%;
• Entre R$1.045,01 e R$ 2.089,60: alíquota de 9%;
• Entre R$2.089,61 e R$ 3.134,40: alíquota de 12%;
• Entre R$ 3.134,41 e R$ 6.101,06: alíquota de 14%;
• Acima de R$ 6.101,06: teto máximo do valor fixo de R$713,08.

Além do INSS, o FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) também deve ser calculado. Ele serve como amparo para a possível demissão do colaborador.

Para isso, a empresa deve depositar 8% do salário bruto dele. Ou seja, quem arca com o custo do FGTS é o empregador.

Ainda que esse não seja um desconto na folha, o FGTS deve constar no documento para resguardar o colaborador caso ele precise do dinheiro.

Por últimos, temos o cálculo do Imposto de Renda. Assim como no INSS, o cálculo das alíquotas têm como base o salário bruto do colaborador, com redução do valor do INSS. Entenda:

• Até R$1.903,98: isento;
• Entre R$1.903,99 e R$ 2.826,65: alíquota de 7,5%;
• Entre R$2.826,66 e R$ 3.751,05: alíquota de 15%;
• Entre R$3.751,06 e R$ 4.664,68: alíquota de 22,5%;
• Acima de R$ 4.664,69: alíquota de 27,5%.

Vale lembrar, ainda, que existe a dedução de R$189,59 para cada dependente.

5. Separe o salário bruto do salário líquido

Para fazer os cálculos corretos, é importante que você separe o salário bruto do salário líquido na folha de pagamento.

Esse cuidado vai ajudar você a não realizar pagamentos indevidos. Afinal, caso não faça isso, não será possível identificar os descontos obrigatórios que incidem sobre o salário do colaborador.

Lembre-se que o salário bruto é o valor total, desconsiderando descontos como INSS, vale-transporte e Imposto de Renda.

Enquanto isso, o salário líquido é valor que o colaborador vai, de fato, receber naquele mês, cujos descontos devem ser devidamente discriminados.

6. Automatize o processo

Certamente você percebeu que saber como fazer folha de pagamento é um processo um tanto complexo, não é mesmo? Afinal, são muitos detalhes relacionados a colaboradores diferentes, o que pode dificultar um cálculo preciso.

Fazer esse processo de modo manual facilita a ocorrência de erros operacionais, portanto, vale a pena contar com um sistema que faça o procedimento para você.

Atualmente, já existem softwares voltados para facilitar os cálculos de informações das empresas. Além de minimizar os erros, eles também possibilitam que tarefas repetitivas sejam feitas de forma mais rápida.

Assim, você pode deslocar um colaborador para tarefas mais estratégicas enquanto o software faz esse trabalho.

O sistema ainda pode ajudar a analisar as folhas de modo mais detalhado, emitindo relatórios e gráficos que auxiliam na elaboração de planejamentos estratégicos.

Como você pôde perceber, saber como fazer folha de pagamento é uma tarefa fundamental tanto para a empresa quanto para o colaborador. Outro ponto importante é entender o que mudou nas obrigações das empresas com a Medida Provisória que entrou em vigor por conta da pandemia da COVID-19. Para isso, você pode ler este artigo ou baixar o e-book completo.