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Modelo de carta de cobrança amigável: você sabe como fazer um?

Ter um modelo de carta de cobrança é essencial para uma vida financeira saudável dentro de uma empresa. Você já pensou nisso? Lidar com inadimplência é uma das tarefas mais desconfortáveis que um microempreendedor individual ou um gestor financeiro possui, mas o modelo de carta de cobrança facilita muito todo esse processo.

A inadimplência, quando não administrada da melhor forma, pode se tornar um sério problema para a empresa.

Além de enfraquecer a relação da empresa com o seu cliente, as consequências dessa situação para o fluxo de caixa são muito negativas.

A partir desse problema, outros ainda piores podem surgir com o passar do tempo, caso a inadimplência não seja sanada.

Por esses motivos, é preponderante contar com ferramentas e estratégias que façam esse processo mais fácil para você, empreendedor, ou para o gestor da sua empresa.

Nesse sentido, o modelo de carta de cobrança é uma das melhores opções que podem ser utilizadas para lidar com a inadimplência.

Por que utilizar um modelo de carta de cobrança?

Nós listamos alguns motivos para e mostrar que optar por um modelo de carta de cobrança fará bem à sua empresa:

  • Evita-se a perda de tempo realizando cobranças individualizadas para diferentes clientes;
  • Otimiza-se o processo trazendo aumento da produtividade para o setor financeiro;
  • O número de inadimplentes no Brasil subiu em 3,13% em março de 2018, quando comparado com o mesmo período do ano anterior.

Esse cenário brasileiro pode ser prejudicial para a sua empresa e é importante estar preparado com medidas preventivas e corretivas para quando você passar por essa situação.

Se você não sabe o que é modelo de carta cobrança, continue a leitura do nosso artigo que hoje iremos discutir sobre esse conceito e apresentar alguns modelos práticos para que você implemente na sua empresa hoje mesmo.

Saiba o que é modelo de carta cobrança

O modelo de carta cobrança é uma das principais ferramentas que vão auxiliar na gestão financeira de clientes inadimplentes.

Esse modelo consiste em uma carta através da qual será feita a cobrança de qualquer pagamento que precisa ser realizado.

Em alguns casos, é comum a carta vir acompanhada de um aviso extrajudicial que reafirma tal solicitação de pagamento do valor que está em dívida.

Assim, o modelo de carta cobrança pode ter utilidade para realizar alguma negociação ou para aviso de protesto na justiça.

Mas, obviamente, queremos te mostrar modelos de carta de cobrança que são amigáveis e que condizem com a cultura da empresa. E, caso possível, é interessante evitar ao máximo o protesto na justiça.

O que deve conter em um modelo de carta de cobrança?

Para construir um modelo de carta de cobrança é necessário levar em consideração alguns pontos importantes.

Dessa forma, é preponderante destacar que o modelo de carta de cobrança não deve conter nenhum conteúdo que possua o objetivo de ameaçar ou constranger o inadimplente.

Além de ser considerada uma postura desnecessária, o Código de Defesa do Consumidor admite tal prática como um crime.

Por isso, temos uma dica importante para você: ao elaborar o seu modelo de carta de cobrança, certifique-se de que a linguagem utilizada foi adequada ao contexto e à lei.

Ainda de acordo com o Código de Defesa do Consumidor (CDC), existem alguns dados que não podem faltar em um modelo de carta de cobrança, são eles:

  • Nome completo do cliente;
  • CPF ou CNPJ do cliente;
  • Dados da dívida;
  • Especificação da mercadoria ou serviço que foi adquirido;
  • Valor do pagamento;
  • Prazo final para regularização da dívida;
  • Número do contrato ou código utilizado para identificar o produto ou serviço prestado;
  • Contato do cobrador para possíveis negociações.

Com posse dessas informações no seu modelo de carta de cobrança, o inadimplente terá conhecimento de todos os fatos a respeito do pagamento que deve ser realizado.

Como enviar o modelo de carta de cobrança?

Uma dúvida muito comum entre as pessoas diz respeito ao envio da carta de cobrança. Basicamente, esse envio pode ser feito pelo correio ou pelo e-mail.

É importante você conhecer bem o seu consumidor para saber qual meio de comunicação será mais eficaz para a realização do contato.

Assim, você poderá escolher uma das duas opções com a segurança de que ele vai receber a carta devidamente.

Independente da maneira de envio, seja pelo correio ou pelo e-mail, é necessário ter uma forma de confirmação de recebimento da carta de cobrança.

Se o envio for feito pelo correio, é preciso enviar, juntamente com a carta de cobrança, uma manifestação de recebimento na qual a pessoa deve assinar confirmando que recebeu a correspondência.

Se o envio for feito por e-mail, é possível ajustar uma configuração que mostra o recebimento e a leitura da mensagem.

Sinta-se à vontade para escolher qual forma de envio melhor se encaixa na sua realidade e na do seu cliente inadimplente.

Exemplos de modelo de carta de cobrança

O nosso principal intuito é te ajudar a ter uma boa gestãofinanceira da sua empresa. Para que isso seja de fato possível, separamos alguns exemplos de modelo de carta de cobrança que serão úteis para você. Você pode enviá-los por e-mail ou adaptá-los para o correio.

  1. Modelo de Prestação vencida

[Assunto do e-mail] Prestação vencida

[Cidade], [dia], [mês] e [ano]

Prezado ou Caro [nome completo, razão social se for empresa, CPF ou CNPJ],

Constatamos que não há em nosso sistema registro do pagamento da prestação referente à compra [produto], no valor de [valor da parcela], cujo vencimento se fez nada data [data do vencimento].

Se você já efetuou o pagamento, por favor, desconsidere este e-mail [ou carta].

Para entrar em contato, caso haja alguma dúvida ou precise falar conosco, utilize as seguintes informações: [informações de contato].

Atenciosamente,

[nome]

[cargo e setor]

  1. Modelo de Carta de Cobrança e Aviso Extrajudicial

Carta de Cobrança

[Cidade], [dia], [mês] e [ano]

Prezado ou Caro [nome completo, razão social se for empresa, CPF ou CNPJ],

Nossos registros demonstram uma pendência referente à compra [produto], no valor de [valor da parcela], cujo vencimento se fez nada data [data do vencimento].

Diante das diversas tentativas de contato para negociação do valor devido, e por não haver demonstração de interesse em quitação ou renegociação da dívida, viemos através desta informar que foi necessário realizar o ajuizamento da dívida, bem como a inclusão do seu nome no banco de cadastro de proteção ao crédito.

Caso haja alguma dúvida ou interesse em realizar a quitação do valor, ou ainda em renegociação, por favor, entre em contato através das informações a seguir:

[informações de contato]

Será nosso prazer atendê-lo.

Atenciosamente,

[nome]

[cargo e setor]

Criar um modelo de carta de cobrança é de extrema importância para agilizar os processos internos da empresa.

A vida financeira do seu empreendimento depende da boa execução de diversas tarefas, sendo uma delas a otimização da cobrança dos inadimplentes.

Mas, para ter uma boa gestão das finanças, além de trabalhar com um bom modelo de carta de cobrança, é preciso ter conhecimento e saber como administrar uma empresa de maneira geral. Para se preparar ainda mais, confira nosso artigo com Sete Passos para Empreender Melhor.

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Natália Lima

Natália Lima

Co-Founder & CFO - Keruak Software. Carreira em Administração de Empresas. MBA em Controladoria e Gestão Estratégica. Para se ter sucesso basta dar o melhor de si e deixar os resultados com Deus.

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