Regime de caixa: por que minha empresa não deve utilizá-lo

O regime de caixa é simples e pode ser suficiente para algumas pequenas empresas, no entanto, quando falamos em relatórios financeiros obrigatórios, esse tipo de regime contábil pode causa problemas.

As empresas devem escolher qual regime de contabilidade pretendem seguir: o regime de caixa ou o regime de competência. Isso será importante na hora de preparar as demonstrações financeiras.

Uma opção é escolher regime de caixa. As empresas que usam essa abordagem registram receita quando recebem dinheiro e registram despesas quando pagam em dinheiro.

Vamos entender melhor o que é o regime de caixa e te mostrar porque, na maioria das vezes, é melhor optar pelo regime de competência.

O que é regime de caixa?

Uma empresa que faz seu controle financeiro em regime de caixa documenta as entradas e saídas apenas quando o dinheiro de fato entra ou sai.

Uma compra no cartão de crédito, por exemplo, só será registrada no mês seguinte. Um cliente que paga parcelado terá seu valor de compra registrado mês a mês.

Isso gera uma série de problemas para a empresa, pois, por mais que sempre se tenha a certeza de quanto dinheiro há em caixa, você não saberá o período que houve mais vendas.

A outra opção é o regime de competência. As empresas que usam essa abordagem registram receita quando ganham e registram as despesas quando devem.

Isso significa que haverá no regime de competência um controle de contas a pagar e a receber.

Além disso, um dos relatórios financeiros obrigatórios no Brasil é a Demonstração de Resultado do Exercício (DRE), que é redigido através do regime de competência.

Uma empresa que utiliza no dia a dia o regime de caixa precisará fazer uma adaptação dessas documentações para poder preparar seu DRE.

A escolha de um sistema contábil afeta a maneira como a empresa faz negócios

Ao ouvir pela primeira vez a distinção entre regime de caixa e regime de competência, as diferenças podem parecer insignificantes.

Quando as naturezas dos dois sistemas contábeis são mais bem entendidas, no entanto, fica claro que a escolha do sistema contábil tem uma profunda influência nas operações.

A escolha do sistema afeta o modo como a empresa cobra os clientes e como ela coleta pagamentos e paga suas contas.

E a escolha do sistema contábil tem um impacto profundo na maneira como a empresa atende às obrigações de relatórios para órgãos reguladores e governos.

A maioria das empresas escolhe o regime de competência

A grande maioria das empresas em todo o mundo escolhe a regime de competência.

É quase impossível que uma empresa pública atenda aos requisitos de relatórios usando apenas a regime de caixa.

Na verdade, grandes organizações de todos os tipos — públicas e privadas — não atenderão às suas próprias necessidades de manutenção de registros usando somente regime de caixa.

Um motivo, por exemplo, é que apenas o regime de competência permite que a organização rastreie sua base de ativos, passivos e ações.

Algumas empresas escolhem regime de caixa

Por outro lado, algumas pequenas empresas de capital fechado escolhem regime de caixa porque é bem mais simples.

Essa abordagem é mais direta porque usa um sistema de entrada única: cada transação resulta em apenas uma entrada de registro de transação.

O regime de caixa é direto, também, porque reconhece apenas dois tipos de transações — entradas de caixa e saídas de caixa.

O regime de competência, por comparação, registra as transações de débito e crédito em cinco categorias de contas diferentes.

E, com um sistema de caixa, manter os "livros" da empresa não requer habilidades contábeis.

Qualquer pessoa que possa organizar figuras em uma tabela e gerenciar uma planilha simples pode criar e usar registros em um regime de caixa.

Como resultado, a abordagem do regime de caixa permite que algumas pequenas empresas atendam às suas necessidades de registro e manutenção de relatórios sem um contador ou software de contabilidade.

No entanto, apesar da simplicidade, esse sistema só dá certo enquanto a empresa ainda for muito pequena. Se você tem a pretensão de crescer, por que não já começar com o regime de competência?

Essa é a nossa recomendação.

Utilizar o regime de caixa significa documentar apenas transações em dinheiro

Transações em dinheiro registradas em regime de caixa incluem transferência física de moedas e notas, é claro, mas também formas de transmissão que se transformam em dinheiro muito rapidamente.

Como resultado, o regime de caixa também registra pagamentos com cheques, cartões de crédito, cartões de débito bancário e transferências bancárias.

Um regime de caixa, no entanto, não registra o recebimento de uma nota promissória, a criação de uma conta a receber ou o envio de uma fatura de cliente.

A diferença entre o regime de caixa e de competência decorre do fato de que a maioria das transações de negócios envolve dois eventos:

• O vendedor entrega bens ou serviços.
• O comprador paga pela compra.

Esses eventos podem ocorrer ao mesmo tempo ou pode haver um lapso de tempo entre eles. E qualquer evento pode preceder o outro.

O vendedor pode entregar mercadorias, por exemplo, e esperar 30 dias ou mais para pagamento. Ou o vendedor pode ser pago "adiantado" e só depois de alguns dias entregar o produto.

Por exemplo, quando um comprador arrenda espaço, o primeiro pagamento geralmente é feito antes do período de ocupação.

Sob o regime de caixa, os vendedores registram suas despesas de entrega de bens ou serviços quando pagam o custo.

Da mesma forma, os vendedores registram recebimentos de caixa somente quando os clientes pagam.

Quando uma empresa trabalho sob regime de caixa ela registra as receitas e despesas somente quando o dinheiro realmente entra ou sai, mesmo que passe meses entre os dois eventos, incluindo situações em que ocorrem em períodos contábeis diferentes.

Agora que você já sabe as vantagens e desvantagens do regime de caixa, queremos te mostrar como analisar essas demonstrações financeiras. Isso é importante para entender se a empresa está indo bem ou mal. Leia: Análise financeira: o guia completo para você não errar.