Gestão de documentos: 5 dicas para fazer de maneira eficaz

Quando falamos em gestão de documentos, muitas pessoas imaginam apenas gavetas e armários organizados cheios de papel. Mas a prática vai muito além disso.

A organização de registros também engloba os processos eletrônicos. Independente do meio, ela leva em consideração as especificidades de cada documento na hora de arrumá-los.

Se você está em busca de soluções práticas para facilitar o funcionamento do seu negócio, fique atento às dicas do texto de hoje. Acompanhe nos próximos tópicos:

O que é a gestão de documentos?

Antes de colocar em prática a gestão de documentos, é importante entender como ela funciona. Seu objetivo é tornar mais eficientes o manuseio, a avaliação e o armazenamento das informações.

Assim como na vida cotidiana, a organização ajuda reduzir o tempo que a gente gasta procurando alguma coisa, e isso não é diferente com os documentos de uma empresa.

A diferença é que as corporações costumam lidar com um número muito maior de comprovantes, vindos de diversas atividades e processos.

Esses instrumentos são essenciais para acompanhar os dados e as informações importantes para a empresa, e a agilidade e a segurança no manuseio fazem toda a diferença.

Se você ainda acha que a gestão de documentos não é uma necessidade, continue lendo o texto que a gente te mostra as vantagens de implementar agora na sua empresa.

Por que a gestão de documentos é tão importante?

No ramo de negócios, a palavra “gestão”, por si só, remete a algo organizado e profissional, e a gestão de documentos segue essa linha de pensamento.

A papelada costuma ocupar vários volumes de gaveta, e cada documento ali deve ser armazenado de forma segura e fácil de achar, caso seja necessário consultá-lo.

Com a gestão de documentos, é possível facilitar o rastreamento desses escritos, melhorando a produtividade e diminuindo o tempo que seria gasto para procurá-los.

Além dessa rapidez e da produtividade, existem outros fatores pelos quais você deve implementá-la agora:

• Ela diminui os espaços destinados ao armazenamento de documentos;
• Simplifica a identificação de cada comprovante. Dessa maneira, também é possível descartar com segurança os documentos que não são mais necessários;
• Reduz os custos, auxiliando no controle de contas na gestão financeira. Com a gestão de documentos, é possível fazer uma economia com cópias, já que as reproduções serão feitas com o número exato, de acordo com o necessário. Além disso, ela evita multas por pagamento atrasado;
• Aumenta a segurança dos dados que estão nos documentos, através do controle mais organizado e do rastreamento mais confiável;
• Ajuda na hora de tomar decisões rápidas, já que os papéis importantes estão ao alcance o tempo todo.

Agora que você já viu os benefícios da gestão de documentos, é hora de saber como colocá-la em prática. Veja no tópico a seguir:

5 dicas para implementar a gestão de documentos

Pode parecer simples, mas organizar a papelada envolve uma série de questões. Apesar de levar certo tempo para ser concluída, a gestão de documentos traz muitos resultados.

Para colocá-la em prática, separamos 5 dicas para você seguir e, assim, botar a ferramenta para funcionar corretamente:

1 - Escolha um local para o armazenamento

Ter um lugar adequado para guardar os papéis importantes é o primeiro passo para fazer a gestão de documentos dar certo.

Imagina que você guarde todos os documentos em uma pasta que fica debaixo do balcão do seu estabelecimento. Um dia acontece uma chuva forte e alaga bem onde estava a pasta. E agora?

Provavelmente, a maioria dos seus registros estariam comprometidos. Por isso, é essencial investir em uma estrutura adequada, como um almoxarifado.

Uma boa ideia é deixar os arquivos em organizadores de aço. Além de ser um material mais resistente, ele elevado em relação ao chão, não é tão pesado e é barato.

A concentração dos materiais em um único lugar também facilita na hora de localizar um papel que você precisa.

2 - Digitalize seus documentos

Em vários momentos os documentos impressos são imprescindíveis. Entretanto, é recomendado que eles sejam digitalizados para caso aconteça alguma coisa com os originais.

Com as informações digitalizadas, você pode pedir que os colaboradores imprimam somente aqueles papéis que forem realmente necessários de ter em meio físico.

Isso também agiliza os processos de assinatura de parceiros que não moram na mesma cidade, por exemplo. As assinaturas digitais dispensam a necessidade de os assinantes estarem no mesmo lugar.

Se esse processo estiver enraizado na cultura da empresa, ele passa a ser automático, facilitando as ações da gestão eletrônica, que vamos falar a seguir.

3 - Invista em gestão eletrônica

A gestão eletrônica tem uma série de vantagens, sendo uma das principais a economia de espaço. Para implementá-la, é preciso fazer o uso de software e, provavelmente, de uma nuvem.

No armazenamento na nuvem, os dados continuam salvos, mesmo se o software principal queimar ou parar de funcionar.

No computador adequado, os documentos vão ser armazenados na memória e, depois classificados e alocados em pastas e subpastas.

Esse é um diferencial competitivo bem interessante, pois você consegue enviar um documento e receber uma resposta sobre ele de maneira muito rápida.

A gestão de documentos eletrônica também permite que você tenha um sistema mais tecnológico de emissão de notas fiscais.

4 - Preste atenção nas datas da documentação

A gestão de documentos é baseada em três pilares: tempo, recurso e produtividade. Essa última diz respeito ao resultado que vai ser obtido com todas as ações.

Os recursos são as ferramentas que vão ser necessárias para colocar a organização em prática e o tempo se refere ao período necessário para que cada documento fique guardado.

Muitas vezes ficamos com receio de perder documentos fiscais, mas não é preciso guardar todos eles para sempre. Eles possuem uma espécie de “validade” e, depois desse prazo, ele não tem mais valor jurídico.

Para ter esse controle, crie uma planilha de validade para definir quando deve ser feita uma limpeza nos papéis.

Só para dar exemplos, carteira de trabalho e escritura de imóvel são documentos permanentes. IPTU, IPVA e extratos bancários têm o prazo de 5 anos. As notas fiscais devem ser guardadas até vencer o prazo de garantia.

Para essa etapa, é interessante usar a tecnologia, como mencionamos anteriormente. Fica mais organizado e prático.

5 - Monte seus critérios de organização

Você pode dividir as pastas por datas, tipos (notas fiscais, contratos, comprovantes), ordem de importância e outros critérios.

Essa definição na ordem de classificação ajuda a criar subdivisões, que facilita ainda mais na hora de buscar um documento.

Deixe claro para toda a sua equipe como os papéis foram divididos e como eles devem ser registrados.

Em caso de dúvida, você pode recorrer a consultorias. Existem empresas especializadas nesse tipo de organização. Está esperando o que para colocar a mão na massa e fazer a gestão de documentos funcionar? Se quiser ficar expert em gestão para sua empresa, leia nosso texto sobre gestão de contratos.