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Documentos fiscais: saiba quais uma empresa não pode deixar de ter

Para que a sua empresa possa continuar funcionando da forma ideal, é necessário praticar uma boa gestão, o que requer o auxílio de algumas práticas que devem ser adotadas. Uma delas é a criação e armazenamento de documentos fiscais.

Afinal, você precisa cumprir com as obrigações fiscais se quiser continuar com um negócio, certo?

Por isso, é importante ter conhecimento sobre esse assunto, identificando os arquivos necessários para guardar e gerenciar ou emitir para os clientes.

Você sabe quais são eles? Continue lendo este artigo. Vamos mostrar os documentos fiscais fundamentais para a organização contábil do seu negócio.

O que são os documentos fiscais e qual a sua importância?

Quando você abriu a sua empresa, lembra que precisou enfrentar uma grande burocracia? Nesse processo, você precisou lidar com os documentos fiscais, como, por exemplo, o alvará para conseguir iniciar o negócio.

Mas esses arquivos não se resumem apenas a isso, já que estão presentes na vida tanto dos empreendedores quanto de qualquer outra pessoa.

Afinal, até mesmo uma ida ao supermercado gera um documento desse tipo, que é a nota fiscal.

Dessa forma, os documentos fiscais têm como função comprovar as negociações realizadas, servindo também para fazer o pagamento de impostos.

Segundo o Ministério da Fazenda, qualquer empresa ou instituição que faça operações tributáveis precisam emitir documentos fiscais.

Vale lembrar que quem negligenciar a emissão desses arquivos ou realizá-la de modo incorreto pode ser condenado pelo crime de sonegação fiscal, de acordo com a Lei n.º 4.729/65.

A penalidade desse crime é uma detenção de seis meses a dois anos e uma multa de duas até cinco vezes o valor do tributo que precisava ser quitado.

Isso também vale para os arquivos emitidos eletronicamente, então lembre-se de guardá-los.

Além de auxiliar você na organização da contabilidade da empresa, a emissão de documentos fiscais também promove maior credibilidade frente aos fornecedores, clientes, órgãos públicos e parceiros.

Logo, gerir eficientemente esses arquivos auxilia no desenvolvimento saudável do seu negócio.

Quais são os principais documentos fiscais?

Percebeu como os documentos fiscais são importantes para o funcionamento da sua empresa?

Então, você precisa tomar muito cuidado para não cometer falhas que podem se tornar grandes problemas no futuro organizacional.

Por isso, o primeiro passo para gerir eficientemente os documentos fiscais é saber quais são eles. Confira abaixo quais são os principais!

Alvará

Sem o alvará, o seu negócio pode ser fechado a qualquer instante. Logo, é um documento fundamental que você precisa ter.

Essa é uma autorização para comprovar que a sua empresa está funcionando de acordo com os critérios municipais, lembrando que eles variam de acordo com cada cidade.

No entanto, é importante destacar que essa comprovação não é permanente, então você precisa renová-la periodicamente, segundo o tempo estipulado pelo seu município.

CNPJ

Se a pessoa física tem o CPF (Cadastro de Pessoa Física), a pessoa jurídica precisa ter um documento equivalente, que é o CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica).

Caso o seu negócio não tenha esse número, dificilmente ele poderá emitir notas fiscais e fazer outras operações de modo legal.

Isso porque grande parte dos estados no Brasil exige que as empresas tenham esse documento.

O CNPJ é essencial para que os trabalhos empresariais sejam feitos. Sem ele, dificilmente você poderia fazer compras e vendas com outras empresas.

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Inscrição estadual e/ou municipal

Para promover uma comunicação entre a sua empresa e os órgãos estaduais ou federais, você precisa ter uma inscrição estadual e/ou municipal, dependendo da sua atuação.

Esse documento é obtido apenas uma vez, mas é importante destacar que cada atividade tem uma inscrição diferente.

Por exemplo, se você trabalha com prestação de serviços, a inscrição municipal é feita na Secretaria Municipal de Finanças. Caso seja um negócio comercial ou industrial, a solicitação deve ser realizada na Secretaria Estadual da Fazenda, emitindo a inscrição estadual.

Livros Contábeis e Fiscais

Nesse caso, entra um conjunto de documentos fiscais que precisam ficar na proteção da empresa. Eles incluem:

  • livro razão;
  • livro diário;
  • livro de entrada e saída;
  • livro de controle de estoque.

Todas as informações relacionadas à contabilidade do negócio precisam estar registradas nesses livros, como as compras e vendas, transferências bancárias, recebimentos e pagamento de impostos, movimentação de mercadorias e perdas ou perecimento de itens no estoque.

É importante lembrar que os livros precisam dialogar entre si e não se contradizer. Afinal, em caso de fiscalização, eles precisam ser entregues às autoridades e devem contar com informações compatíveis.

Notas fiscais

Certamente, os documentos fiscais mais conhecidos são as notas fiscais. Elas são obrigatórias para praticamente todas as empresas, devendo ser armazenada por, pelo menos, cinco anos.

Lembre-se que, ao não emitir uma nota ou não ter um backup das notas emitidas, você pode sofrer com multas.

Atualmente, existe mais de um tipo de nota fiscal, cada uma com sua respectiva abrangência, como:

  • Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): utilizada por e-commerces, ela é recebida pelos clientes junto à mercadoria ou serviço contratado pela internet;
  • Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): usada por prestadores de serviços;
  • Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): emitida por prestadores de serviços de transporte rodoviário de cargas;
  • Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e): substituindo a nota fiscal de venda ao consumidor e o cupom fiscal, essa nota documenta as operações comerciais relacionadas à entrega a domicílio ou venda presencial.

Como manter a organização dos documentos fiscais?

Por serem arquivos tão fundamentais, você precisa organizá-los e armazená-los de modo adequado. Assim, não corre o risco de sofrer com multas ou detenções por negligência à gestão desses itens.

Para isso, você pode adotar algumas estratégias, como:

  • escolher um único local para armazenar os documentos fiscais;
  • categorizar os arquivos por data, tipo de documento ou cliente;
  • selecionar um responsável por essa organização;
  • promover pequenas práticas de organização e armazenamento desses documentos diariamente.

Ao separar corretamente esses arquivos, você contribui para uma melhor administração da sua empresa. Por isso, não deixe esse cuidado de lado.Além de organizar os documentos fiscais para não ter prejuízos lá na frente, outro fator que pode ajudar na saúde financeira do seu negócio é a produção de relatórios sobre as finanças. Saiba mais sobre eles com este artigo!

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Natália Lima

Natália Lima

Co-Founder & CFO - Keruak Software. Carreira em Administração de Empresas. MBA em Controladoria e Gestão Estratégica. Para se ter sucesso basta dar o melhor de si e deixar os resultados com Deus.

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