Gestão de fornecedores: 6 erros que você não deve cometer

Como anda a gestão de fornecedores do seu negócio? Você cultiva um bom relacionamento com cada um deles? Conta com uma diversidade adequada de parceiros? Ou apenas liga periodicamente para um fornecedor específico implorando o cumprimento de um prazo impraticável?

Não se preocupar com essa gestão pode trazer consequências muito negativas para o seu negócio. E é exatamente sobre isso que vamos falar neste artigo.

Nos próximos tópicos você vai entender o que é gestão de fornecedores e quais são os principais erros que você não pode cometer.

O que é gestão de fornecedores?

A gestão de fornecedores é a reunião de todas as práticas de análise, controle e acompanhamento dos processos relacionados à contratação de fornecedores.

Ela pode ser aplicada a empresas de todos os segmentos, melhorando o alinhamento dos processos e proporcionando a construção de um relacionamento de parceria, além de possibilitar a redução de custos e a criação de vantagem competitiva.

A gestão de fornecedores não se restringe às grandes empresas que precisam contar com múltiplos fornecedores para diferentes produtos.

Empresas de pequeno e médio porte também podem ser muito beneficiadas com sua aplicação, pois ela tem mais a ver com a qualidade do relacionamento com os fornecedores do que com a quantidade de produtos ou serviços necessários.

Quando você gerencia corretamente a relação estabelecida com os seus fornecedores, há um impacto positivo que incide diretamente nas soluções que você oferece.

Para manter a sua gestão de fornecedores organizada, você precisa estabelecer critérios de seleção e de avaliação da oferta disponibilizada por cada um deles.

Alguns aspectos que você precisa avaliar são a qualidade do produto ou serviço, a agilidade da entrega, a flexibilidade do atendimento e as licenças e certificações obrigatórias.

Outro aspecto muito relevante é o conhecimento que o fornecedor tem a respeito do seu mercado de atuação, mas ainda que a relevância da gestão de fornecedores seja inegável, muitos gestores cometem erros que poderiam ser facilmente evitados.

Erros que você precisa evitar em sua gestão de fornecedores

A negligência na gestão de fornecedores pode comprometer seriamente a sua cadeia de suprimentos e a gestão saudável do seu negócio.

Por isso, é preciso ficar atento aos principais erros cometidos nesta área para evitá-los a todo custo. Vamos citar os principais entre eles a seguir:

Contar com apenas um fornecedor

Você pode ter uma ótima relação com determinado fornecedor e ele atender a todas as suas necessidades, mas ele não pode ser sua única opção.

Mesmo sendo muito confiável, esse fornecedor pode passar por algum imprevisto e não conseguir te atender em um momento decisivo para o seu negócio.

Por isso, é importante ter uma base múltipla de fornecedores, para que os produtos e serviços dos quais você necessita estejam constantemente disponíveis.

Você deve criar um bom relacionamento com cada fornecedor, mas essa relação não pode ser de dependência.

Quando você trabalha com diversas possibilidades de escolha, sua empresa corre menos riscos de perder vantagens competitivas.

Não cultivar um bom relacionamento com os fornecedores

O relacionamento com os seus fornecedores precisa ser vantajoso para ambas as partes, portanto não é recomendado que você esteja sempre solicitando a redução de preços e o cumprimento de prazos apertados.

Por isso, a pesquisa prévia antes da contratação dos fornecedores é tão importante. É preciso ter segurança no alinhamento entre as soluções oferecidas por eles e as necessidades da empresa.

Se o fornecedor oferece um ótimo produto mas precisa de um prazo longo para a entrega, antes de contratá-lo você deve ter a certeza de que pode esperar esse tempo.

Caso esse tipo de alinhamento não ocorra, você e o fornecedor entrarão em conflito e não será possível estabelecer um relacionamento saudável.

Não fazer a pesquisa adequada

Se você pensa em contratar um fornecedor porque conhece alguém que o contratou e gostou da solução recebida, é hora de rever seus critérios.

A pesquisa prévia é uma obrigação de todo gestor antes de fazer uma contratação. Somente conhecendo bem o seu fornecedor será possível estabelecer uma boa parceria com ele.

A experiência positiva de outra empresa com determinado fornecedor não garante absolutamente nada a respeito da sua possível parceria com ele.

Então, avalie o histórico do fornecedor, seus valores, sua reputação no mercado, suas principais práticas e sua capacidade de entrega.

É claro que obter boas recomendações é um critério importante, mas não pode ser o único. Não se esqueça do alinhamento entre as suas necessidades e a oferta do fornecedor.

Avaliar somente os preços

O preço é um critério muito importante, pois quanto menos você gastar na aquisição de produtos e serviços, menor será o valor cobrado dos seus clientes pelas soluções que a sua empresa oferece.

Mas não é adequado que você considere apenas o preço. Para começar, preços muito baixos podem estar relacionados à baixa qualidade do produto ou serviço.

Além disso, nem sempre o produto mais barato é o que conta com o menor custo. Você precisa levar em consideração o frete, o prazo de entrega, os descontos, entre outros fatores.

Pense no preço total que determinada aquisição terá e se vale a pena abrir mão de outras necessidades da sua empresa devido a uma oferta com o preço mais  baixo.

Solicitar orçamentos incompletos

Como vimos no subtópico anterior, considerar somente o preço do produto ou serviço é um grande erro.

Sendo assim, um orçamento não deve ser composto somente pelo preço. Ao solicitá-lo, cite todas as especificações relevantes para a sua empresa.

Se somente após receber o orçamento você se der conta de que precisava saber também o custo do frete ou o prazo de envio, isso pode gerar prejuízos.

Você terá que solicitar outro orçamento mais completo, o que vai atrasar a entrega, os seus processo internos e até a chegada da solução até os seus clientes.

Portanto, faça um checklist de todas as informações que você precisa saber quando necessitar de novos orçamentos.

Fazer a gestão de fornecedores a partir de uma planilha

Já explicamos aqui no blog que você deve fugir das planilhas de Excel quando o objetivo é organizar a gestão financeira do seu negócio.

Essa premissa também vale especificamente para a gestão de fornecedores. As planilhas podem induzir ao erro e fazer com que você perca tempo.

Além disso, elas não concentram todas as informações relevantes em um só local e não faz sentido utilizá-las quando já existem ferramentas muito mais eficientes disponíveis no mercado.

Você precisa utilizar uma plataforma informatizada na gestão de fornecedores, em que seja possível cadastrá-los e acompanhar o desempenho de cada um deles.

Ao utilizar um software como o Keruak, toda a sua gestão se tornará mais produtiva e eficiente. Faça um teste gratuito e avalie os benefícios do software dentro da sua gestão de fornecedores.