Planilha de gestão financeira: fuja delas enquanto há tempo!

Você usa algum tipo de planilha de gestão financeira para gerir sua empresa? Está em busca de um modelo bem completo para facilitar seu cotidiano? Bem, neste artigo não poderemos fazer uma indicação de planilha para você utilizar, pois esta não é a melhor opção e vamos explicar os motivos.

Para começar, a gestão financeira de uma empresa é um assunto primordial na lista de tarefas de um empreendedor e não pode ser feita de maneira simplista ou reducionista.

Ela é a chave para a conquista de objetivos como criar vantagens competitivas, diminuir os custos, aumentar os lucros e expandir a rentabilidade.

Conseguir visualizar de forma panorâmica a saúde financeira do seu negócio deve ser um pré-requisito do seu método enquanto gestor.

E é a partir desse pressuposto que começamos entender os problemas que a utilização da planilha de gestão financeira pode trazer, já que ela não disponibiliza essa visão.

Mas você deve estar se perguntando que recurso poderá utilizar, já que a tradicional planilha não é recomendada. Não se preocupe. Nós temos uma sugestão bem melhor.

No artigo de hoje, você vai entender as razões pelas quais a utilização de planilhas para a gestão financeira não é recomendada e qual recurso mais eficiente você pode adotar.

Por que você não deve utilizar uma planilha de gestão financeira?

Muitos empreendedores ainda insistem na utilização da planilhas para realizar a gestão financeira de seus negócios, seja porque encontram diversos modelos com facilidade, seja porque desconhecem outros métodos.

Todavia, depois da leitura deste artigo, você vai rever suas escolhas para a saúde financeira do seu negócio. Veja abaixo os problemas que essas planilhas podem causar.

Você fica sujeito aos erros

As planilhas de gestão financeira são relativamente simples de serem preenchidas, porém estão muito mais propensas ao erro.

Uma digitação equivocada ou uma pequena mudança em uma fórmula é suficiente para você ter que dedicar horas na descoberta e correção do erro.

E nós sabemos que você não tem esse tempo disponível. As horas dedicadas a essa correção poderiam ser muito melhor empregadas.

E essa é a melhor das hipóteses: quando você identifica o erro e consegue corrigi-lo. O pior é quando o erro nem é identificado e você toma decisões com base em dados incorretos. Aí as consequências podem ser bem piores, como colocar em risco o seu capital e a visão que seus clientes têm sobre sua empresa.

Você leva muito tempo para cruzar as informações

Como já dissemos no tópico anterior e você certamente concorda, um gestor não tem tempo a perder. Portanto, é preciso otimizar seu acesso às informações de que precisa.

Sabemos que as planilhas de gestão financeira oferecem filtros, mas essa é sua única ferramenta para tentar ir direto ao ponto que você precisa.

Se você precisar de um cruzamento mais específico de informações vai ter de fazê-lo manualmente. Ou seja, mais tempo será gasto.

E com toda essa perda de tempo, sua empresa também perde vantagem competitiva, uma vez que as práticas gerenciais deixam de ser ágeis como o mercado exige.

Você precisa elaborar seus próprios relatórios

Uma planilha de gestão financeira não faz análise de dados para emissão de relatórios gerenciais. Na melhor das hipóteses, ela armazena os dados corretos para você analisar num processo manual.

E é óbvio que ao longo do seu ciclo de trabalho você necessita de diversos relatórios, como os de saldos, de movimentações, de receitas, de análise de despesas, de histórico financeiro, de previsões, entre tantos outros.

Então, se você quiser mesmo utilizar as planilhas, pode reservar mais tempo para a elaboração dos relatórios.

Isso não ocorreria se a planilha de gestão financeira tivesse inteligência de integração, ou seja, a capacidade de reunir e cruzar dados de diferentes setores e níveis de modo a produzir relatórios detalhados e confiáveis.

Você tem dificuldades para acompanhar o desempenho de sua empresa

Esse problema está diretamente relacionado ao exposto no tópico anterior. Você não consegue ter uma visão panorâmica do seu negócio utilizando apenas uma planilha.

E quanto maior for a empresa, mais difícil ficará o acompanhamento do desempenho dos seu colaboradores e do próprio negócio.

Para fazer uma análise financeira eficiente, é provável que você tenha que abrir e estudar algumas planilhas diferentes e elaborar diversos relatórios, contando que todos os dados estejam corretos.

Quando você concluir os relatórios, o cenário já terá mudado e será necessária outra análise. Em resumo: tempo é dinheiro e você não pode perder nem um nem outro.

A insegurança irá sempre te acompanhar

Se você opta pela planilha de gestão financeira, terá sempre que se preocupar em responder às perguntas:

Onde as planilhas estão salvas? O backup está em dia? As informações estão na nuvem? Quem tem acesso e pode alterá-las? E se o HD queimar? E se as informações forem roubadas? E se os dados forem perdidos?

Dificilmente, utilizando uma planilha, você terá um banco de dados centralizado. E consequentemente você não terá o controle adequado da gestão financeira do seu negócio.

Se ocorrer a perda ou roubo dos dados, será muito complicado recuperá-los. E é claro que isso vai prejudicar o seu desempenho enquanto gestor e o desempenho dos negócios como um todo.

Você não consegue tomar decisões com segurança e rapidez

A tomada de decisões assertivas é uma das principais qualidades de uma boa administração financeira. Mas, se você utiliza uma planilha de gestão financeira, esse processo vai ser mais demorado.

Você precisa lançar vários dados e documentos diferentes e lançar o mesmo dado em diferentes planilhas nas quais ele é relevante.

Quanto maiores forem as planilhas, mais demorado será gerenciá-las, mais suscetível ao erro você estará e mais difícil será tomar uma decisão rápida e segura com base em informações confiáveis.

Você precisará encontrar e extrair os dados dos diferentes setores envolvidos em sua análise, cruzá-los, interpretar e resumir as informações contidas neles. Daí você irá elaborar um relatório e todas essas tarefas demandam tempo.

Quando você ou o seu colega responsável por tomar decisões financeiras tiver acesso às informações de que precisa para tomar uma decisão, terá que fazê-lo às pressas por conta dos prazos curtos e do tempo que levou até conseguir os dados.

Assim, seu trabalho fica corrido e desorganizado. Você precisa ter tranquilidade na tomada de decisões e, para isso, o acesso aos dados precisa ser ágil e os mesmos confiáveis.

Então, como você deve conduzir a gestão financeira da sua empresa?

A resposta é simples: você precisa adotar um software de gestão financeira. Ele supera todas as limitações das planilhas e te ajuda a ganhar tempo.

Com a utilização de um sistema ou aplicativo, você não corre o risco de perder seus dados e garante a segurança dos mesmos, que não ficam mais suscetíveis, por exemplo, a roubos e fraudes.

Além disso, um de seus principais benefícios é a agilidade no fornecimento de informações e relatórios. Tudo isso a um clique e de maneira muito mais organizada.

Isso é sinônimo de economia de tempo. Com a utilização de um software de gestão financeira, você abandona todas aquelas horas gastas para identificar erros ou elaborar relatórios.

Assim, você ganha mais tempo para acompanhar como realmente anda o desempenho de sua empresa e de seus colaboradores, tomar decisões assertivas e seguras, além de fazer planos.

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