O armazenamento em nuvem tem sido uma tendência nas empresas. A tecnologia ajuda a lidar com a grande quantidade de informações e processos no dia a dia.

No texto de hoje, vamos falar sobre os motivos pelos quais você deve implementar o armazenamento em nuvem no seu negócio. Você vai saber mais sobre:

  • O que é o armazenamento em nuvem;
  • Quem deve implementá-lo;
  • Quais as principais vantagens dessa tecnologia;
  • Como começar a utilizar esse serviço online;

Vamos começar? Boa leitura!

O que é o armazenamento em nuvem?

Dropbox, Google Drive, iCloud, One Drive e streamings (como a Netflix) são alguns dos exemplos mais conhecidos de armazenamento em nuvem.

Sem perceber, essa tecnologia já faz parte do nosso cotidiano. Para as empresas, ela pode ser uma aliada para tornar a organização mais lucrativa.

A nuvem é um serviço que permite que você possa armazenar seus dados em um espaço virtual, fazendo com que eles fiquem disponíveis na rede.

Além disso, o armazenamento em nuvem é capaz de fazer backups de e-mails e arquivos pessoais. Mas quem deve implementar essa ferramenta?

A resposta é simples: todas as pessoas que querem mais segurança e liberdade para manusear arquivos! Isso inclui as empresas, é claro.

A gente torce muito para que isso não aconteça, mas imagina se um dia tem um incêndio na sala de arquivos. O papel pega fogo rápido e você perde todos os seus documentos.

Perder os documentos fiscais e contábeis pode arruinar sua gestão financeira. Ainda na parte das finanças, o armazenamento em nuvem é muito indicado para quem quer fazer previsões futuras.

Com essa forma online, as empresas conseguem analisar melhor os dados e fazer projeções mais realistas.

Apesar de cada negócio ter suas necessidades, o armazenamento em nuvem pode beneficiar empresas de diversos portes e segmentos. Para instalar o sistema, separamos as melhores dicas a seguir.

9 vantagens de implementar o armazenamento em nuvem

Se você nasceu antes dos anos 2000, provavelmente se lembra de ter salvo algum trabalho em disquetes ou pen drives de até 1 GB.

Hoje, apesar de existirem pen drives com capacidade bem maior ou ainda HDs de 1TB, esse tipo de formato já está em desuso pela facilidade de as informações se perderem.

Além de ocupar bem menos espaço, o armazenamento em nuvem ajuda na hora de administrar a empresa, pois todos os documentos estarão disponíveis em alguns cliques.

Essa é apenas uma das vantagens de implementar o sistema. Vamos conhecer as outras?

Facilidade de compartilhamento

Apesar de uma empresa ter setores definidos, é muito provável que um precise se comunicar com o outro no dia a dia.

Por exemplo, o marketing vai precisar do financeiro para ver a viabilidade de uma campanha, enquanto o pessoal da gestão de projetos pode precisar do RH para capacitar a equipe.

O armazenamento em nuvem facilita essa comunicação. Com as informações compartilhadas entre dois ou mais departamentos, a agilidade de execução das tarefas é aumentada.

Isso se aplica também às extensões da empresa. Imagina quanto tempo levaria para entregar um documento que sai da sede da empresa em Belo Horizonte e vai para a sede em Belém.

Independente da distância física, é possível compartilhar dados com diversas pessoas, economizando tempo de trabalho, trazendo mais produtividade.

Segurança e proteção dos dados

Essa é uma questão que ainda gera insegurança em muitas empresas, mas vamos mostrar agora que não há nada a temer. Hoje, existe uma rigorosa política de segurança das informações.

Atualmente, os provedores possuem uma rede de proteção baseada em autenticação, controle e criptografia. Assim, é possível aliar esse tipo de segurança com as proteções que a empresa já utilizava.

Também existe a proteção por senha, caso a nuvem seja acessada por várias pessoas em um mesmo domínio, e a garantia de restrição de acesso, pois só quem tem permissão para acessar a página que vai conseguir abrir o link do documento.

Quando falamos em segurança nas redes, algumas pessoas acabam associando automaticamente a ataques cibernéticos e acesso indevido aos dados.

Muita gente não sabe, mas, em 2018, foi sancionada, no Brasil, a Lei Geral de Proteção de Dados, que garante a segurança das informações na rede.

A lei, que entrará em vigor em 2020, fez o nosso país se juntar ao grupo de 120 nações, a maioria europeias, que possuem políticas de proteção de dados.

Ela dispõe regras sobre armazenamento, recolhimento, tratamento e compartilhamento de informações pessoais, impondo proteção, tanto para a empresa quanto para o consumidor, e prevendo punições para seu descumprimento.

A qualquer momento, você pode editar as informações sobre quem acessa cada documento e quem tem o aval para editar e compartilhar.

Além da proteção relacionada a quem acessa seus dados, é preciso lembrar também da segurança de que as informações não serão perdidas.

No caso de os documentos estarem em um HD, por exemplo, faz com que uma falha no disco rígido ponha em xeque a integridade dos documentos.

Como os backups nessas ferramentas não são feitos sempre ou são feitos apenas localmente, você pode perder seus dados com maior facilidade, o que não aconteceria no armazenamento em nuvem.

Mobilidade

Além de poder enviar arquivos para pessoas de qualquer lugar, o armazenamento na nuvem permite que as informações sejam acessadas de qualquer aparelho que possua internet.

A maioria das interações online, seja por website ou redes sociais, são feitas através de um mobile, ou seja, um dispositivo móvel.

Essa também é uma forma de armazenamento em nuvem, que as ferramentas só conseguem manter os arquivos compartilhados se você entrar como o seu login na internet.

Seguindo essa lógica com os arquivos, é possível que documentos sejam compartilhados a qualquer momento, desde que você tenha uma dessas ferramentas.

Você pode acessar os dados do computador do escritório, do tablet dentro do ônibus, do smartphone enquanto toma café na padaria. Ou seja, eles ficam disponíveis em todos os lugares, permitindo a atualização das informações em tempo real.

Isso sem falar que os processos eletrônicos agilizam a assinatura dos parceiros, pois é possível utilizar as assinaturas digitais, que são válidas juridicamente e são entregues com maior rapidez.

Redução dos custos

Tem gente que acha que manter um armazenamento em nuvem é caro. Bom, isso depende do que você chama de caro e qual a relação custo-benefício que você acha positiva.

Com a implementação da nuvem, os gastos com equipamentos e com manutenção caem bastante. Isso porque a conservação dos arquivos nas plataformas online é feita automaticamente.

Também não serão necessárias equipes especializadas de TI para ficarem disponíveis o tempo todo. Isso porque você não vai mais precisar de um grande data center ou de hardwares e instalações caras.

A maioria dos serviços é gratuito, mas se você precisa de um armazenamento maior é possível que precise de uma versão paga.

Entretanto, o valor gasto com o plano mensal ou anual é muito menor, se comparado ao que você gastaria com manutenção de softwares.

O armazenamento em nuvem também reduz custos através da diminuição dos erros e do tempo de inatividade, já que ninguém mais precisa ficar refém da papelada.

Esse tipo de armazenamento ainda evita multas por atraso no pagamento, já que, com um grande volume físico de documentos, é possível que um boleto seja esquecido.

Existe um outro fator muito importante também, que o auxílio no controle de contas na gestão financeira. É possível fazer uma grande economia com cópia, pois só serão feitas as impressões que forem realmente necessárias.

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Economia de espaço

Com um armazenamento em nuvem, é possível organizar melhor os documentos e diminuir os espaços reservados para eles dentro de salas da empresa.

Essa organização dos registros que engloba os processos eletrônicos é chamada de gestão de documentos.  Apesar de alguns documentos terem a necessidade de ser impressos, é recomendado digitalizar todas as informações.

Dessa forma, os colaboradores podem imprimir somente aqueles que forem imprescindíveis de ter em meio físico, reduzindo o volume de papel.

Com o armazenamento tradicional, os arquivos costumam ocupar gavetas e mais gavetas dentro dos escritórios, dificultando na hora de achar os documentos.

Já com o armazenamento em nuvem, você pode fazer o rastreamento dos documentos, aumentando a produtividade e reduzindo o tempo gasto para procurá-los.

Aumenta a agilidade dos processos

O armazenamento na nuvem permite que os dados continuem salvos, mesmo se o computador parar de funcionar ou queimar, dando uma segurança muito maior para a empresa.

Já imaginou quanto tempo seria preciso para refazer um documento perdido? Como as alterações feitas em qualquer arquivo são salvas em tempo real pela nuvem, você não precisaria se preocupar.

Às vezes é difícil organizar os documentos vindos de atividades e processos devido ao grande número de comprovantes e arquivos recebidos e enviados diariamente por uma empresa.

Com o armazenamento dessa memória instantânea, os arquivos podem ser classificados e divididos em pastas e subpastas.

Isso permite uma rápida localização do documento, e, como consequência, demora menos para receber uma resposta. Um baita diferencial competitivo, não é mesmo?

Com o acompanhamento dos dados e das informações importantes, você consegue maior segurança e agilidade nos processos da sua empresa.

Auxilia na organização

Qual foi a última vez que a sua empresa fez um mutirão para organizar os documentos e os arquivos mais importantes? Se isso já faz muito tempo, é provável que você encontre dificuldades para encontrar os papéis rapidamente.

Sabemos que cada comprovante é importantíssimo em uma boa gestão financeira. Da mesma forma, a simplificação na sua identificação agiliza os processos, principalmente se for um problema para ser resolvido com urgência.

Com os documentos disponíveis a qualquer hora, fica mais fácil tomar decisões importantes. O armazenamento em nuvem aumenta a produtividade, melhorando os resultados obtidos.

A organização das ferramentas, que são as ações e os equipamentos necessários para colocar todo o plano em prática, também é um processo importante.

Outro fator que merece bastante atenção é a “data de validade” do documento, ou seja, o período em que ele deve ficar realmente guardado.

Sabemos que às vezes sentimos um certo receio ao nos livrar de documentos fiscais, mas eles têm uma data-limite para ter um valor jurídico. Depois disso, ele não é mais um documento e passa ser apenas mais um papel.

Só para você ter uma ideia, o IPTU possui um prazo legal de 5 anos. As notas fiscais possuem validade até acabar a garantia, enquanto escrituras e carteira de trabalho são documentos permanentes.

Com as planilhas organizadas dentro do armazenamento em nuvem, é possível definir a hora de fazer uma limpeza nos documentos.

Para organizar essas pastas online, você deve fazer uma divisão por datas, ordem de importância ou tipo de documento, como comprovantes, contratos e contas a pagar.

É importante que toda a equipe saiba como funcionam essas subdivisões para que os membros consigam encontrar os arquivos rapidamente.

Backup constante

Quem nunca passou raiva com algum documento que você ficou editando por horas e, no momento de salvar, deu uma pane e muita coisa se perdeu? Ou ainda você salvou em cima de um outro arquivo e não soube identificar o que tinha de diferente entre eles?

Isso não acontece com o armazenamento em nuvem, pois o backup mostra o histórico de alterações, possibilitando o resgate de versões anteriores, além de salvar as mudanças automaticamente.

Você também não precisa se preocupar se você perder o pendrive que continha as informações da reunião do fim da tarde, caso opte pela nuvem.

Alvarás, cadastros, notas fiscais e documentos legais devem estar sempre em dia e à mão sempre que for preciso. A sincronização do backup permite que seus arquivos possam ser acessados de qualquer lugar com internet.

Isso quer dizer que você não precisa ficar enviando a versão mais nova do arquivo para o seu computador ou para o de um parceiro, pois esse envio já é feito automaticamente na nuvem.

Capacidade de armazenamento

O mais interessante do armazenamento na nuvem é sua flexibilidade. É possível aumentar ou diminuir o espaço, dependendo das necessidades da empresa.

Você pode (e deve) contratar e permanecer apenas com os serviços que você realmente usa. Pode ser que você tenha que aumentar o seu armazenamento pela quantidade de documentos ou fazer um corte em alguns serviços.

É importante que você faça uma pesquisa de mercado para saber qual o tipo de nuvem que se encaixa melhor no perfil da sua empresa e na sua ideia de gestão financeira.

Essa adaptação às demandas é um dos princípios-chave no serviço do Keruak. Contando com um armazenamento de 5gb, o cliente tem autonomia e flexibilidade para escolher os recursos que desejar.

Você pode fazer um plano multi empresa, em que você controla várias empresas com uma única licença, ou pode fazer planos individuais, que podem ser mudados a qualquer momento, sem multa rescisória. Se você busca migrar para um serviço online sem ter dor de cabeça, considere o armazenamento em nuvem da Keruak! Experimente grátis por 15 dias e veja como o serviço vai ajudar sua empresa a crescer!

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