Orçamento por atividades (ABB): o que é e como ele feito
O orçamento por atividades é uma metodologia de gestão do orçamento organizacional.
O orçamento por atividades pode ser um grande aliado do planejamento estratégico do seu negócio.
Ele é uma das diversas possibilidades de metodologias de gestão do orçamento organizacional e é sobre ele que vamos falar nos próximos tópicos.
Entenda a seguir o que é, como é realizado e quais são as vantagens e desvantagens do orçamento por atividades.
O que é orçamento por atividades?
O orçamento por atividades, também chamado de orçamento ABB (Activity-Based Budgeting), é uma metodologia de gerenciamento do orçamento empresarial.
Nesse sistema, há uma associação entre os custos e as atividades. Assim, as despesas são agrupadas de acordo com o nível de atividades esperadas.
Então, podemos dizer que o orçamento por atividades tem a ver com a quantidade e com os tipos de atividades executadas em uma organização.
Quando uma empresa opta por essa metodologia para a gestão de seu orçamento, o primeiro passo é fazer o registro de todas as atividades na estrutura organizacional que geram custos e a definição das relações entre elas.
A partir desse registro é que se pode decidir quanto do orçamento total da empresa será alocado em cada atividade.
A utilização dessa ferramenta de gestão não dispensa o orçamento tradicional. O orçamento ABB funciona como um instrumento complementar.
Com ele, é possível mensurar as quantidades de equipamentos e de colaboradores necessários para atender à demanda de determinado período.
Ou seja, o orçamento por atividades não serve para projetar apenas a demanda de atividades da organização, mas também para traduzir essa demanda em valores monetários, recursos, materiais, etc.
Dessa forma, ele atua como um método de imensa contribuição para o planejamento estratégico e o atingimento dos objetivos organizacionais.
Portanto, quando o objetivo é manter o foco na eficiência das atividades empresariais, o orçamento ABB é um grande aliado.
Como é realizado o orçamento por atividades?
O orçamento ABB, como vimos, é voltado para as atividades e não para as funções. Assim, ele só é elaborado depois que os custos de uma atividade são justificados.
Devido a essa orientação para as atividades, para entender como é realizado esse tipo de orçamento, precisamos saber como é entendido o conceito de atividade na metodologia.
Assim, uma atividade corresponde à utilização de recursos isolados ou de maneira conjunta para produzir algum bem ou serviço.
Esses recursos não precisam ser somente financeiros. Eles podem ser equipamentos, pessoal, tecnologia, materiais ou qualquer outro instrumento de que a empresa disponha.
Para ser bem sucedido na utilização do orçamento por atividades, uma boa prática é a criação de uma matriz de atividades para cada área.
É importante que nenhuma tarefa seja esquecida, pois isso pode acarretar uma alteração no resultado final.
Por isso, é interessante que se busque informações com os colaboradores de cada setor e que se tenha uma compreensão total do processo produtivo da organização.
Depois de fazer a listagem e a classificação das atividades, é hora de identificar os fatores geradores de gastos para cada atividade, que são chamados de direcionadores de custos.
Nesse contexto, a elaboração do orçamento por atividades se inicia com uma previsão do volume de vendas para cada produto em determinado intervalo de tempo.
Em seguida, são identificadas as atividades necessárias para produzir a quantidade de produtos cujas vendas são esperadas.
Por fim, para calcular os custos, são definidos os recursos que precisam ser utilizados para colocar as atividades em prática (direcionadores de custos).
Sendo assim, podemos resumir o orçamento ABB nas seguintes etapas:
- Projeção do volume de vendas;
- Mapeamento das atividades necessárias;
- Identificação dos direcionadores de custos;
- Cálculo dos custos de cada atividade.
Vamos ver em seguida quais são as principais vantagens e desvantagens da utilização do orçamento por atividades.
Vantagens do orçamento por atividades
A vantagem mais evidente da utilização do orçamento ABB é a associação precisa dos custos às atividades da empresa.
A consequência disso é também a conquista de uma precisão maior em seu planejamento orçamentário e uma agilização dos resultados das correções a serem feitas.
A avaliação minuciosa de cada direcionador de custo também é uma vantagem. Como são consideradas todas as etapas relacionadas a uma atividade, os gestores têm uma visão mais precisa de quais atividades são necessárias ao funcionamento da empresa.
Partindo deste pressuposto, é possível eliminar as atividades desnecessárias a partir de análises precisas. Assim, também é possível promover a redução de custos.
Além disso, o reconhecimento dos direcionadores de custo permite uma melhoria do controle das causas desses custos e a possibilidade de reduzi-las.
A redução dos custos para a execução das atividades representa também a redução dos custos de produção de bens ou serviços pela empresa. Isso permite que a organização mantenha-se competitiva no mercado.
Para colocar o orçamento por atividades em prática, são necessárias muitas pesquisas e análises, que favorecem o conhecimento aprofundado do processo produtivo.
Esse conhecimento permite eliminar também os possíveis gargalos associados a cada atividade, favorecendo o gerenciamento de qualidade da empresa.
Por fim, cabe dizer que a aplicação do orçamento ABB também pode ajudar na tomada de decisões estratégicas, a partir do fornecimento de informações úteis.
Desvantagens do orçamento por atividades
São diversas as vantagens da utilização do orçamento por atividades. Porém, ele é bastante complexo e pode ser dispendioso para a empresa.
Como foi dito, sua aplicação requer um conhecimento aprofundado sobre todo o processo produtivo e análises detalhadas.
Se não houver uma compreensão total de todas as áreas funcionais da empresa, a previsão orçamentária será um resultado impreciso que pode estar totalmente errado.
A pessoa ou equipe responsável pela elaboração do orçamento precisa avaliar com atenção absolutamente todas as áreas do negócio.
Para que o resultado seja preciso, o orçamento por atividades pode consumir muitos recursos da empresa, sobretudo no que diz respeito aos colaboradores.
Ou seja, o mapeamento das atividades pode exigir que os colaboradores tenham que parar as próprias atividades para auxiliar na concepção do orçamento. Isso pode gerar prejuízos para a organização.
Além disso, a necessidade de envolvimento dos gestores ou diretores também pode gerar custos extras.
É também imprescindível garantir a excelência do planejamento de vendas e da projeção de faturamento da empresa uma vez que a composição do orçamento ABB se inicia com a previsão do volume de vendas.
Fica claro que, para a aplicação do orçamento ABB, sua empresa precisa desfrutar de uma excelente gestão financeira.
Se você comparou as vantagens e desvantagens desta metodologia e a considera uma boa opção para o seu negócio, pode ser a hora de avaliar e aprimorar a sua gestão.
Então, antes de aplicar o orçamento por atividades, recomendamos a leitura do nosso artigo sobre gestão financeira. É um guia super completo sobre o assunto, que certamente te ajudará. Até a próxima!