Gestão de custos: tudo o que você precisa saber sobre o assunto

Muitas pequenas empresas percebem desde o início que precisam de uma boa gestão de custos se quiserem se colocar na melhor posição para crescer e ganhar espaço no mercado.

No entanto, com tantos problemas e preocupações, os líderes às vezes ficam para trás em suas finanças, configurando inadvertidamente a empresa para o fracasso.

É essencial que os novos empreendedores desenvolvam um plano de negócios que gerencie os custos com eficiência, para que as organizações tenham o máximo de recursos disponíveis para atingir suas metas com o melhor de suas habilidades.

Com tantas inovações tecnológicas para negócios, há mais maneiras do que nunca para startups e corporações estabelecidas cortarem custos e aumentarem seus orçamentos.

Os líderes da empresa devem empregar táticas diferentes se quiserem poupar dinheiro, não apenas em suas operações diárias, mas também na mentalidade de sua organização.

Ao ler este artigo, você vai entender o que é a gestão de custos, por que fazê-la e como ela deve ser feita.

Além disso, vamos enumerar os benefícios da gestão de custos para o seu negócio e os principais erros cometidos pelos gestores nessa tarefa, para que você possa evitá-los.

Por fim, vamos dar algumas dicas sobre como as empresas podem controlar melhor suas despesas. Confira nos tópicos seguintes.

O que é gestão de custos?

A compreensão sobre o real significado da expressão “custos” é o primeiro passo para entender o que é a gestão de custos.

Em qualquer área da gestão empresarial, os custos correspondem aos investimentos necessários para que a organização coloque em prática suas atividades.

São custos, por exemplo, os investimentos na aquisição de insumos e equipamentos, contratação de mão de obra, serviços de transporte e fornecimento de energia elétrica.

Sendo assim, podemos dizer que os custos são os geradores da necessidade de tomada de decisões financeiras.

A gestão de custos, então, pode ser pensada como subsidiária dessa tomada de decisões. Ela corresponde a um ciclo de atividades integradas desenvolvidas constantemente.

Seu objetivo é a solidificação do negócio no sentido de conhecer e administrar detalhadamente cada custo para conseguir visualizar, por exemplo, a sua lucratividade.

Sendo assim, para sobreviver e se firmar no mercado, uma empresa precisa fazer a gestão de custos de maneira organizada e minuciosa.

Uma gestão de custos feita sem a cautela necessária pode trazer resultados imprecisos que vão impactar o faturamento e a produtividade.

Contudo, uma gestão de custos bem aplicada tem o poder de aumentar as suas margens de lucro.

Isso é possível porque ter o controle sobre as suas despesas é a chave para entender quais produtos ou serviços têm maior valor agregado (podendo ser vendidos por preços maiores) e quais deles têm a margem de contribuição menor e, consequentemente, precisam ter mais saída.

Por que fazer a gestão de custos?

A gestão de custos é fundamental para uma administração financeira eficiente, independente do porte da empresa e do segmento de atuação.

Com a transformação digital e o surgimento de clientes cada vez mais detalhistas e exigentes, a gestão de custos é o recurso que as empresas precisam para continuarem existindo.

Isso acontece por conta da competitividade do mercado. Os gestores precisam conhecer o potencial competitivo dos  seus negócios para que seus produtos e serviços obtenham destaque e sejam reconhecidos e procurados pelos consumidores.

Nesse sentido, é natural a definição de indicadores de desempenho atrelados à gestão de custos, como lucratividade, rentabilidade, faturamento e nível de endividamento.

Como fazer a gestão de custos?

Para colocar a gestão de custos em prática, é preciso ter o foco na competitividade do negócio. E para criar estratégias eficientes que estimulem o potencial competitivo da empresa, os indicadores de desempenho são os melhores instrumentos.

A utilização desses indicadores dentro da gestão de custos e para o planejamento da mesma é a principal ferramenta dos gestores para a tomada de decisões assertivas.

Mas, para compreender os resultados apontados pelos indicadores, é importante que não haja dúvidas quanto aos termos relacionados à gestão de custos.

Expressões como “custo”, “despesa”, “gasto” e “desembolso” são utilizadas como sinônimos em outras áreas mas, para um gestor financeiro, cada uma delas tem seu significado. Veja abaixo:

• Custo: é o dinheiro investido em bens e serviços utilizados na produção;
• Gasto: reúne todos os tipos de desembolso;
• Despesa: parte dos gastos necessária para a manutenção do funcionamento da empresa, mas que não está ligada diretamente à produção;
• Desembolso: Corresponde aos recursos utilizados para liquidar os custos e as despesas.

Depois de compreender as terminologias relacionadas à gestão de custos, é preciso classificá-los em dois grupos: custos fixos e custos variáveis.

Os primeiros não estão diretamente ligados à produção e quase não apresentam variações de um mês para o outro, como o aluguel e o salário dos colaboradores.

Já os custos variáveis sofrem mudanças de acordo com a demanda e com a produção, como as comissões sobre vendas e a aquisição de insumos.

Depois de fazer o levantamento dos custos fixos e variáveis, você deve organizar os gastos em um documento chamado plano de contas de custo.

Na prática, trata-se da criação de uma tabela ou da inserção dos dados em um software de gestão financeira, organizando as informações dentro de categorias e subcategorias.

A partir daí, você consegue visualizar o todo, mas também os gastos por categoria. Assim, é possível extrair as informações adequadas para a análise e aplicar os indicadores de desempenho.

Os 5 erros mais comuns cometidos na gestão de custos

Vamos ver a seguir os principais equívocos cometidos nas organizações durante a gestão de custos para que você possa evitá-los e garantir um controle financeiro eficiente.

Dispensar a análise de riscos

É impossível ignorar os riscos e fugir deles nunca será uma boa solução. É preciso gerenciá-los. E quanto antes você colocar essa ideia em prática, mais fácil será minimizar ou evitar os impactos negativos de um problema.

Não prestar atenção ao capital de giro

O ativo circulante tem grande importância dentro do fluxo de caixa da sua empresa. Seu negócio será considerado mais sólido se for capaz de transformar recursos em capital em um curto espaço de tempo.

O controle do capital de giro evita, por exemplo, o risco de ficar com o caixa negativo e de precisar contrair empréstimos;

Não pensar na formação de preços de maneira estratégica

Para formar preços não basta pensar em custos e despesas. Esse reducionismo impacta diretamente a competitividade do negócio;

Reduzir custos sem critério

A redução de custos é sempre uma meta para os gestores, mas antes de tomar uma decisão sobre um corte, você deve analisar global e minuciosamente os efeitos que ele pode causar;

Não investir em tecnologia

Uma gestão financeira feita de maneira totalmente manual vai demandar muito mais tempo e estará sujeita a mais erros. Por isso, investir em um software de gestão financeira, como o Keruak, é essencial.

Benefícios da gestão de custos

Vamos ver agora os principais benefícios de uma gestão de custos feita de forma adequada.

• Redução de riscos: a saúde financeira de um negócio não está relacionada somente ao alto faturamento, são necessários registros precisos da lucratividade, obtidos durante a gestão de custos, para que a empresa não corra grandes riscos;
• Redução de custos: com uma gestão bem aplicada, é possível evitar os desperdícios e definir as aquisições na medida certa;
• Melhor precificação: com a gestão de custos, é possível calcular preços considerando uma alta gama de aspectos, como a mão de obra, os insumos, os gastos variáveis e as comissões;
• Crescimento gradual: com a eliminação dos gastos desnecessários, você consegue colocar produtos mais competitivos no mercado e aumenta a sua lucratividade, cooperando para a saúde do negócio a médio e longo prazo.

Dicas para promover uma ótima gestão de custos

Vamos agora à nossa lista de dicas para que a sua gestão de custos seja um sucesso.

Não tenha medo da tecnologia

A tecnologia pode simplificar as coisas.

Se as empresas ainda estão nos estágios iniciais de desenvolvimento, elas geralmente ficam restritas a pouco orçamento e poucos funcionários, dificultando assim o cumprimento das suas obrigações.

Avanços em novos softwares e tecnologias permitiram que negócios modestos compitam com rivais de maior porte, aproveitando o campo de ação com processos e sistemas automatizados mais simplificados.

Sem a necessidade de funcionários dedicados exclusivamente àquilo, algumas das tarefas podem ser manipuladas completamente por máquinas.

Isso não apenas libera mais tempo para que os funcionários cuidem de outros trabalhos, como também garante que qualquer um dos cálculos necessários seja feito sem a chance de erro humano.

Um software de gestão financeira pode acompanhar as finanças das empresas, enquanto os programas de gerenciamento de relacionamento com clientes podem lidar com dados de clientes e experiências passadas.

Agilizar processos pode economizar dinheiro, tempo e trabalho.

Maximize sua produtividade

A gestão de custos também ajuda a maximizar sua produtividade para ganhar uma vantagem competitiva no mercado.

Tempo é dinheiro em qualquer setor, e novas empresas não podem se dar ao luxo de desperdiçar grande parte dele.

Todos os momentos desperdiçados são oportunidades perdidas para o avanço de um negócio, por isso, os gerentes precisam garantir que seus funcionários estejam trabalhando da maneira mais eficiente possível.

Quando os membros da equipe não estabelecem metas, eles podem não estar tão inclinados a trabalhar tão arduamente quanto teriam se tivessem um determinado marco a atingir.

As organizações podem designar funcionários para monitorar a produtividade dos projetos com um cronograma definido para garantir que eles acompanhem as projeções ou prestem atenção extra aos membros da equipe a quem eles atribuem tarefas.

Se as habilidades dos colaboradores não corresponderem ao que se espera delas, a eficiência de seu trabalho e, por sua vez, a empresa, poderá sofrer.

Pense que o salário dos funcionários também está incluído na sua gestão de custos, por isso, se eles não estiverem com produtividade máxima, a empresa está perdendo dinheiro.

Saiba onde é possível economizar

Não sabe onde reduzir custos? Pois saiba que terceirizar algumas tarefas é mais barato.

A tecnologia permitiu que as empresas trabalhassem com pessoas de todo o mundo. Isso quer dizer que você não depende mais das ofertas da sua cidade.

Diferentes mercados têm preços diferentes, portanto, as empresas agora podem se dar ao luxo de examinar uma variedade maior de trabalhadores em potencial para transmitir tarefas.

A terceirização pode economizar dinheiro para as organizações e até mesmo abrir potencialmente novas portas para pessoas talentosas de cidades distantes, indo além do grupo local de candidatos mais restritivo.

Novas ferramentas, como as chamadas de vídeo e a computação em nuvem, podem eliminar a necessidade de alguns funcionários trabalharem no local, porque as pessoas podem se comunicar facilmente em grandes distâncias hoje, como se estivessem na sala ao lado, no escritório.

Tenha uma política de viagens

É normal que empresas em crescimento precisem estar em contato com potenciais parceiros ou clientes. Isso significa gastos com viagens.

Como as viagens precisam ser feitas, os líderes corporativos devem fazer o que puderem para economizar nas despesas de viagem se estiverem sob um orçamento apertado.

Não conseguir ter uma interação face a face com um parceiro em potencial pode fazer perder grandes oportunidades para as empresas.

Por isso, os proprietários precisam elaborar uma política de viagem para que todos os funcionários saibam exatamente quais despesas a empresa irá cobrir quando estiverem na estrada.

Antes mesmo de reservar um voo, as empresas devem vasculhar as agências de viagens para o melhor negócio possível.

É importante observar que hora do dia e qual dia da semana os voos saem mais baratos, pois as viagens aéreas têm essa diferenciação de preço.

Se sua empresa planeja fazer muitas viagens no futuro, o gestor financeiro deve considerar cadastrar a empresa em um programa de milhagem para ganhar pontos que poderiam ser usados para viagens gratuitas ou grandes descontos em hospedagem e acomodações.

Há algumas maneiras simples pelas quais os viajantes de negócios também podem cortar custos, especialmente se não estiverem com pressa.

Sempre que uma companhia aérea reserva um voo e solicita a presença de passageiros dispostos a fazer um voo posterior, os funcionários devem aproveitar a oportunidade se possível for.

Muitas das companhias aéreas oferecerão descontos pesados e talvez até vales gratuitos para voos futuros como recompensa pelo inconveniente.

Envolva todos os colaboradores na gestão de custos

Uma empresa é formada também pela equipe que nela trabalha. Por isso, se sua tarefa é reduzir custos, a melhor forma de fazer isso é com a ajuda de toda a equipe.

Sabendo que a empresa está procurando diminuir os gastos para otimizar a gestão de custos, os próprios funcionários podem se atentar mais para economias simples como apagar as luzes e desligar o ar condicionado ao saírem.

Muitas empresas reduzem custos dispensando funcionários, sendo assim, também é de interesse da sua equipe ajudar na gestão de custos gerais da empresa.

Outra forma de estimular todos a se envolverem é definindo metas de redução de custos para cada departamento.

Dessa forma, os diretores e seus liderados precisam buscar formas de economizar dentro da rotina do departamento. Quer saber como fazer um bom controle orçamentário? Conheça os 10 passos para ter um financeiro positivo.